Evolucionamos nuestra tecnología y mejoramos tu experiencia a la hora de organizar y validar tus tareas y citas con clientes.
La gestión y control del calendario de tareas en ocasiones, es un desafío para la coordinación técnica de un negocio fitness.
En Trainingym dispones del menú Calendario que te permite crear, consultar, validar y eliminar cualquier tipo de evento (actividades, servicios y tareas) del empleado.
El nuevo Calendario de Trainingym te permite organizar diferentes tipos de "eventos"; tareas, servicios que ofrezcas a tu clientela y actividades dirigidas encargad@ de impartir. Además, podrás llevar un control de productividad en base a los eventos (tareas, servicios y actividades) validados (realizados) en los últimos 30 días, a través de un Panel de KPIs.
¿Qué vamos a ver en este tutorial?
1. Introducción.
En primer lugar, accede a Trainingym Manager con tu usuario y contraseña. A continuación, accede al menú Empleado > Calendario.
Desde el menú "Calendario" podrás consultar y validar todas tus tareas diarias, oferta de servicios y actividades, así cómo programar a tus emplead@s nuevas tareas y citas con tus clientes, facilitando de esta forma el seguimiento de los mismos. Además, podrás reservar sesiones a tus clientes en los servicios que ofrece tu negocio, ofreciéndoles una experiencia única.
Tal y como sucede actualmente, el acceso a la nueva pantalla será a través del menú Empleados > Calendario y desde el ícono ubicado en la esquina superior derecha de Trainingym Manager.
🚨 Si no visualizas el menú Calendario es porque tu permiso de empleado no lo tiene activado. En este caso, deberás comunicárselo al administrador de tu centro.
👉 Desde tu Nuevo Calendario podrás:
2. Medir tu productividad con indicadores relevantes de rendimiento.
Como novedad incluimos un Nuevo Panel de KPIs con indicadores relevantes de rendimiento con el que podrás llevar un control de productividad en base a los eventos (tareas, servicios y actividades) validados en los últimos 30 días.
- Eventos validados / Eventos totales. Se han validado “x” eventos (tareas, servicios y actividades) de los “x” eventos totales asignados.
- Actividades validadas / Actividades totales. Se han validado “x” actividades de las “x” actividades totales asignadas.
- Tareas validadas sin socio / Tareas totales. Se han validado “x” tareas sin socio de las “x” tareas sin socio totales asignadas.
- Tareas validadas con socio / Tareas totales. Se han validado “x” tareas con socio de las “x” tareas con socio totales asignadas.
- Servicios validados / Servicios totales. Se han validado “x” servicios de los “x” servicios totales asignados.
📌 Los números situados en la parte superior (en negrita) de cada KPI, hace referencia al número de eventos / eventos totales (pudiendo ser tareas, servicios, actividades o todos eventos juntos) indicados en cada condición. El % hace referencia al % de eventos que cumplen dicha condición respecto al total de eventos indicados en cada condición.
⚠️ Los datos de estos indicadores se actualizan cada 24 h.
💡 Utiliza la opción "Contraer" para ocultar la vista correspondiente a los KPIs de rendimiento y así poder ampliar el espacio en pantalla destinada al Calendario de eventos.
Por el contrario, haz clic en el botón "Desplegar" para visualizar los indicadores de rendimiento.
3. Consultar la vista general del Calendario de emplead@s.
Se mostrará una vista general del Calendario, con todas las actividades, tareas y servicios programados y asignados a los diferentes emplead@s.
🔹 La vista inicial siempre será en la semana en curso.
🔹En la parte superior, encontrarás los KPI´s de los emplead@s detallados en el punto anterior.
🔹 Buscador. Permite la búsqueda rápida entre las tareas, actividades o servicios.
🔹 Programar Tarea. Acceso directo para la programación de una nueva tarea.
🔹 Programar Servicio. Acceso directo para la programación de un nuevo servicio.
🔹Botón de “Filtrar”, permite mostrar más filtros en modo de menús desplegables con checkbox para que puedas segmentar los eventos deseados:
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Filtrar por empleado/s. Encontrarás el ✔️ marcar/desmarcar todos los empleados y el ✔️ individual.
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Filtrar por categoría. 👉🏻Obtén más información sobre la configuración de categorías de emplead@s, así como las tareas y servicios relacionados, a través del siguiente tutorial📝
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Filtrar por tipo de Evento: tareas, actividades y servicios.
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Filtrar por tipo de Actividad.
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Filtrar por tipo de Tarea.
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Filtrar por tipo de Servicio.
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Texto informativo de los filtros acumulativos aplicados.
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Botón de “Restablecer”, con acción en relación a los filtros ya aplicados.
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🔹 Un botón para activar la vista “Día”.
🔹 Un botón para activar la vista “Semana”. Vista por defecto.
🔹 Un botón (…) para desplegar una descarga de la vista actual en formato Excel.
🔹 Un botón para activar la vista “Calendario” para seleccionar el día deseado o el día en curso.
🔹 Botones de navegación anterior y posterior, con acción en función de la vista (mantendrá los filtros previamente aplicados).
🔹 La vista general de los eventos programados y asignados en el Calendario visualizarás:
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- Día.
- Columna foto emplead@. Al pasar el ratón por encima se visualizará el nombre del empleado aumentado.
- Columnas hora. Por defecto, hereda todas las horas relativas a la configuración de Centro > Datos > Horario.
- Eventos programados y asignados:
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En color gris en el fondo se visualizará el horario del empleado configurado. Más info. AQUÍ👈🏻
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Los eventos validados aparecerán con
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Los eventos aparecerán con el color de la categoría del evento en la franja inferior del gráfico.
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Check de selección, única o múltiple para su eliminación.
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Vista del resumen del evento tras click en el gráfico.
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- Usar vista antigua del calendario. Más info. AQUÍ 👈🏻
4. Programar una tarea.
A través del acceso directo "Programar tarea" podrás programar tareas al resto de emplead@s de tu centro.
Al hacer clic en Programar Tarea se abrirá la ventana de configuración donde podrás seleccionar Tarea > Empleado que la va a realizar > Sala y establecer día, hora, duración e incluso programarla para que se repita los días deseados.
💡Recuerda activar Notificar por email si deseas notificar al cliente de su cita vía email.
📌 Solo será posible enviar emails de citas a los clientes desde la vista nueva. Esta acción no estará disponible desde la vista antigua, ni en el apartado Mi Agenda, ni en el apartado Calendario
⚠️ Si deseas programar tareas a tus emplead@s tendrás que tener en cuenta que las tareas disponibles en el desplegable irán relacionadas con tu perfil/tareas/servicios asignados como emplead@.
5. Programar un servicio.
A través del acceso directo "Programar servicio" podrás programar servicios al resto de emplead@s de tu centro.
Al hacer clic en Programar Servicio se abrirá la ventana de configuración donde podrás seleccionar Servicio > Empleado que la va a realizar > Cómo se va a impartir el servicio (online o presencial) Sala y establecer día, hora, duración e incluso programarla para que se repita los días deseados.
💡Recuerda activar Público si deseas que el servicio esté disponible para el cliente en la app y configurarlo como Servicio de Pago con los créditos deseados para que el cliente puede efectuar el pago antes de la reserva del mismo. ¡No olvides añadir cuantas plazas estarán disponibles para tus clientes!
En el apartado Socios podrás añadir manualmente a los socios para realizar su reserva. ⚠️ Desde esté apartado podrás superar el total de plazas disponibles.
6. Eliminar un evento.
Desde el Calendario podrás eliminar los eventos programados en tu centro deportivo. Recuerda que para ello, deberás tener activo el permiso “Permite programar, editar y validar tareas de todos los empleados”. Selecciona el evento o eventos deseados para que se habilite el botón Eliminar.
Desde la ventana del evento se abrirá una vista de resumen, donde podrás también eliminar el evento.
7. Ver resumen del evento.
Ahora consulta toda la información, editar, validar o eliminar tu evento desde la ventana resumen del evento.
Para ello, haz clic desde el propio evento en el calendario y se abrirá la venta resumen del evento donde visualizarás: color del tipo de evento, nombre, fecha, hora de inicio, duración y emplead@ que la impartirá.
👉🏻 Desde esta vista podrás llevar a cabo la validación, edición y eliminación del evento.