Descubre la nueva vista de la pestaña Datos dentro de la ficha del empleado

Revisa de manera más ágil los datos de tus empleados gracias a la nueva vista de la pestaña Datos dentro de la ficha del empleado.

La pestaña Datos dentro de la ficha del empleado se empareja al, ya actualizado, aspecto de la pestaña Datos dentro de la ficha del socio, de manera que sea más cómodo y ágil consultar la información de tus empleados.

¿Qué contenidos vamos a ver en este tutorial?

1. Acceder al listado de empleados
2. Ver listado de empleados
3. Añadir empleado
4. Ver y editar empleado
5. Dar de baja a un empleado
6. Eliminar un empleado
7. Dar de alta a un empleado
8. Preguntas frecuentes

Acceder al listado de empleados

Lo primero es situar dónde se encuentra el listado de empleados. Sigue los pasos indicados a continuación: 

1. Inicia sesión en Trainingym Manager con tus credenciales de acceso.
2. Busca el apartado Empleados y selecciona Listado.

Ver listado de empleados

La pestaña Listado te permitirá consultar el listado de todos los empleados activos y de baja en tu centro. Veamos cómo se estructura dicha pestaña.

Por defecto se te cargará el listado de empleados activos que existan en tu centro deportivo, tal como se muestra en la siguiente captura:

Dentro del listado verás lo siguiente: 

• Buscador de empleados
• CTA para añadir empleado
• Filtros para segmentar a tus empleados
• El propio listado de empleados

Buscador de empleados

Te permite buscar a tus empleados por nombre y/o apellidos

Si la herramienta no encuentra resultados se mostrará un mensaje informativo.

CTA para añadir empleado

El botón Añadir empleado te permite crear una nueva ficha de empleado dentro de Trainingym Manager

Filtros para segmentar a tus empleados

Si pulsamos sobre el botón "Filtrar" se nos desplegará el apartado con los diferentes filtros de los que dispone el listado de empleados. Dichos filtros son:

• Estado del empleado:
  • Activos. Se filtra por defecto los empleados activos al abrir el listado de empleados)
  • De baja. Empleados que se encuentran actualmente de baja en el centro)
  • Todos los empleados. Muestra en el listado tanto a los empleados activos como a los empleados de baja.
    
• Categoría: El filtro categoría nos permite segmentar nuestros empleados en función de la categoría a la que pertenezcan. Si deseas obtener más información acerca de cómo crear y configurar categorías puedes consultar el siguiente tutorial 👈
  Puedes seleccionar una o varias categorías a la vez para filtrar a tus empleados.
  
  
• Permisos: Te permite filtrar a tus empleados dependiendo del permiso que tengan asignado en su ficha. Al igual que con categoría, puedes elegir uno o varios permisos para filtrar a tus empleados.
  Si deseas obtener más información acerca de los permisos y su configuración puedes consultar el siguiente tutorial 👈
  
  
• Restablecer: El botón "Restablecer" te permite eliminar los filtros y que se muestre el listado que aparece por defecto.
  

Listado de empleados

Dentro del propio listado es posible ordenar y configurar las diferentes columnas que serán visibles. 

• Ordenar filas: Para ordenar las filas tan solo se debe pulsar sobre el icono en la parte superior de cada columna, de manera que las filas queden en orden ascendente o descendente, bien por fecha, bien por orden alfabético según corresponda a cada una.
  
  Ejemplo de captura con apellidos ordenados de la Z-A
  
• Configurar columnas: Es posible configurar qué columnas serán visibles en nuestro listado: 
  • Imagen. Obligatoria, carga por defecto.
  • Nombre. Obligatorio, carga por defecto.
  • Apellidos. Obligatorio, carga por defecto.
  • Teléfono. Opcional, no carga por defecto.
  • Permiso. Obligatorio, carga por defecto.
  • Último acceso. Opcional, no carga por defecto.
  • Fecha de alta. Opcional, no carga por defecto.
  • Baja. Opcional, no carga por defecto.

A la derecha de cada ficha encontramos el botón ⚙️Opciones. Veamos qué opciones tendremos disponibles según el estado del empleado: 

• Empleados activos: 
  • Ver ficha. Permite acceder a la ficha del empleado.
  • Dar de baja. Permite dar de baja al empleado.
• Empleados de baja: 
  • Ver ficha. Permite acceder a la ficha del empleado.
  • Dar de alta. Permite dar de alta al empleado.
  • Eliminar. Permite eliminar la ficha del empleado.

Añadir empleado

En la pestaña Empleados > Listado, pulsa sobre el botón "Añadir empleado" para que se abra una nueva ficha y puedas ir completando los datos. 

La pestaña que se mostrará por defecto será Empleados > Datos

El aspecto de la pestaña Datos, dentro de la ficha de empleado es similar al que puedes encontrar en la ficha de los clientes, sin embargo, contiene algunos campos diferentes. 

Datos personales: 

En este apartado encontraremos las opciones relativas a la foto del empleado y sus datos personales. 

• Imagen: Si deseas cargar la foto de un empleado pulsa sobre el botón "Subir" o "Hacer foto"
  
  
  • Subir imagen
    1. Tras pulsar el botón se te mostrará un modal donde puedes arrastrar o cargar un archivo con la foto del empleado. 
       
    2. Ajusta la imagen si lo requiere y pulsa "Subir" para cargar la imagen deseada.
       
  • Hacer foto
    1. Sobre sobre el botón "Hacer foto" y acepta los permisos correspondientes para que la herramienta pueda utilizar tu webcam.
    2. Saca una foto del empleado pulsando el botón "Hacer foto".
    3. Si no estás conforme, podrás repetir la foto pulsando "Repetir foto". 
    4. Ajusta las dimensiones y pulsa "Subir".
       
  • Borrar imagen
    
    Ahora además de subir una imagen o sacar una foto, también podrás borrarla.
    
    1. Pasa el ratón sobre la imagen del socio para que te aparezca el símbolo de la papelera 🗑️.
       
    2. Pulsa sobre él y selecciona Sí para borrar la imagen.
       
  • 1. Verás el campo imagen vacío.
       
• Nombre y apellidos: Introduce el nombre y los apellidos del empleado. Estos campos son obligatorios.
  
• NIF: Dispones de 50 caracteres para introducir el NIF personal del empleado.
  
• Idioma: Selecciona del desplegable el idioma del empleado. Esto condicionará el idioma en el que visualizará Trainingym Manager. Este dato es obligatorio y se pre-completará por defecto con el idioma en el que esté configurado el centro.
  
• Fecha de nacimiento: Pulsa sobre este campo para que se te muestre el calendario. Navega y selecciona la fecha adecuada de nacimiento para el empleado. Este dato es obligatorio. Si la fecha introducida no es válida, se indicará mediante un mensaje en rojo bajo este campo.
  
• Sexo: Selecciona entre hombre o mujer. Este dato es obligatorio.
  

Datos de contacto

En este apartado encontramos los campos relativos a los datos de contacto del empleado.

• Email: Permite introducir un email del empleado. Si no cumple un formato válido, se mostrará un mensaje informativo. Es importante introducir un email real de manera que el empleado pueda contactar con el servicio de soporte a través del chat, reciba sus credenciales de acceso, además de cualquier tipo de notificación de cita, si estuvieran activas en el centro. Este campo es obligatorio.
  
  
• Teléfono: Permite introducir el número de teléfono móvil del empleado. Admite el formato +(prefijo) XXXXX. Si el formato no cumple los requisitos se te mostrará un mensaje informativo.
  
• Teléfono fijo: Permite colocar el teléfono fijo del empleado.
• Dirección: Permite colocar la dirección de residencia del empleado.
• País: Pulsa sobre el desplegable para seleccionar el país del empleado. Por defecto aparecerá el país asociado al centro en su creación.
  
• Código postal: Para poder introducir un código postal, deberemos haber seleccionado previamente un país en el campo habilitado para ello. A continuación, introduce el código postal en el buscador y selecciona el que corresponda. Si no se selecciona ningún código postal, se mostrará por defecto el código postal del centro. 
  

Datos cuenta del empleado

En este apartado encontramos los datos de la ficha del empleado dentro de Trainingym.

• Nombre de usuario: Nick o apodo que, junto a su contraseña, utilizará el empleado para acceder como Staff a Trainingym Manager y Trainingym Staff. Es único en cada ficha y no podrán existir dos fichas con el mismo nombre de usuario en la bbdd de todo nuestro sistema. Si el apodo no está disponible se mostrará un mensaje informativo.
  
• Contraseña: La contraseña deberá tener un formato de entre 8 y 15 caracteres alfanuméricos. No se permitirá símbolos especiales. Ahora se podrá visualizar la contraseña mientras se introduce pulsando sobre el ojo. Una vez guardada, por protección del empleado, la contraseña no será visible.
  
• Categoría: Al pulsar sobre el campo categoría se te mostrarán las diferentes categorías que tengas creadas en el centro deportivo para que añadas al empleado a la/s que corresponda.
  
• Permiso: Pulsa sobre permiso y selecciona el permiso que desees agregar al empleado. 
  

Opciones

Si tu centro tiene activada la funcionalidad chat y los permisos correspondientes están activados, podrás activar o desactivar el switch "Chat activo" en la parte baja de la ficha del empleado.

Una vez que todos los campos obligatorios se hayan completado, se habilitará el botón "Guardar". Pulsa sobre él para crear la ficha al nuevo empleado

 

 

Ver y editar empleado

Para visualizar y editar los datos de un empleado existen dos formas de acceder a su ficha. 

1. Desde el listado de empleados, pulsa sobre la fila correspondiente a ese empleado.
   
2. Desde el listado, pulsa sobre ⚙️Opciones y selecciona "Ver ficha".
   

Una vez dentro de la ficha Datos del empleado, podremos revisar y modificar los campos que deseemos, teniendo en cuenta que el botón Guardar no se habilitará hasta que todos los campos obligatorios se hayan rellenado de forma válida. 

Dependiendo de si el empleado se encuentra activo o de baja, encontraremos unos CTA's u otros en la base de la ficha del empleado. 

Empleado activo

Dispondrá de los siguientes CTA's en la base de la ficha: 

• Cancelar: Nos permite cancelar cualquier edición que estemos realizando en la ficha sin guardarla y nos devuelve al listado de empleados.
• 💾 Guardar: Solo estará habilitado si todos los campos obligatorios están completados de manera válida.
• 👎 Dar de baja: Permite dar de baja al empleado activo.
• Tarjeta: Permite grabar una tarjeta al empleado.
  • Al pulsar sobre ella se abrirá un modal con los pasos a seguir para grabar la tarjeta en el lector.
    
    

• • Pasa la tarjeta por el lector para que el programa la lea y te aparezca un mensaje informativo indicándote que ya puedes vincular la tarjeta a la ficha de este empleado.
    
    
  • Si el empleado ya tiene una tarjeta vinculada, al pulsar sobre el botón Tarjeta se abrirá el mismo modal, pero se mostrará la numeración de la tarjeta asociada a la ficha de este empleado.
    
    
    Podrás eliminar la tarjeta si lo deseas pulsando en Eliminar tarjeta.

Empleado de baja

Dispondrá de los siguientes CTA's en la base de la ficha: 

• Cancelar: Nos permite cancelar cualquier edición que estemos realizando en la ficha sin guardarla y nos devuelve al listado de empleados.
• 💾 Guardar: Solo estará habilitado si todos los campos obligatorios están completados de manera válida.
• 👍 Dar de alta: Permite pasar a activo a un empleado que se encuentra de baja.
• 🗑️ Eliminar: Permite eliminar una ficha de un empleado para que sus datos ya no sean visibles en Trainingym Manager. Esta operación es irreversible. 

Dar de baja a un empleado

Existen dos maneras de dar de baja a un empleado que se encuentra activo en estos momentos. Veamos cuales son y cómo se comporta la herramienta. 

1. Desde el listado, al pulsar ⚙️ Opciones y seleccionar 👎 Dar de baja.
   
   
2. Desde la pestaña Datos de la ficha del empleado, pulsando el CTA 👎 Dar de baja en la base de la ficha.
   

En ambos casos, cuando pulsemos sobre 👎 Dar de baja se nos pedirá confirmación.

Si confirmamos, se nos abrirá un modal indicando que debemos reasignar todos sus eventos a otro/s empleados.

Se mostrará un primer desplegable donde podremos reasignar las actividades que este empleado pudiera tener vinculadas. 

Si el empleado pertenece a alguna categoría, dentro de Servicios y Tareas, aparecerán tantas categorías como a las que pertenezca, para así poder reasignar los eventos de cada una de ellas.

Si, por el contrario, el empleado no estuviera asociado a ninguna categoría, los apartados Servicios y Tareas aparecerán en blanco, puesto que el sistema sobreentiende que no tiene eventos relacionados.

Pincha sobre cada uno de los desplegables disponibles para reasignar los eventos a otros empleados y que se habilite el botón 👎 Dar de baja.

Una vez demos de baja al empleado, todos sus eventos (Actividades, Servicios y Tareas) se visualizarán en las agendas de los empleados a quienes los hayamos reasignado.

Eliminar un empleado

Lo primero es tener claro que solo se pueden eliminar fichas de empleados que estén de baja, por lo que, si deseamos eliminar una ficha de un empleado activo, primero deberemos pasarlo a baja para después poder eliminar su ficha.

Existen dos formas de eliminar la ficha de un empleado:

1. Desde el listado de empleados, con el filtro aplicado "De baja" o bien con el filtro "Todos los empleados" aplicado y buscando a un empleado que se encuentre de baja. Pulsa sobre ⚙️ Opciones y seleccionar 🗑️ Eliminar.
   
   
   
2. Desde la ficha de un empleado de baja, pulsa el botón 🗑️ Eliminar que se encuentra en la base de la ficha.
   
   

En ambos casos se mostrará un modal de confirmación para proceder a eliminar al empleado o cancelar la acción.

Dar de alta a un empleado

Puedes activar la ficha de un empleado que se encuentre de baja de dos maneras:

1. Desde el listado de empleados, con el filtro aplicado "De baja" o bien con el filtro "Todos los empleados" aplicado y buscando a un empleado que se encuentre de baja. Pulsa sobre ⚙️ Opciones y seleccionar 👍Dar de alta.
   
   
2. Desde la ficha de un empleado de baja, pulsa el botón👍Dar de alta, que se encuentra en la base de la ficha.
   

Preguntas frecuentes

¿Qué ocurre con las tareas que tenga un empleado asignadas cuando le doy de baja?

Para poder dar de baja a un empleado, el sistema te obliga a reasignar todos sus eventos a otros empleados, de manera que las actividades, tareas y servicios no queden sin técnico asociado.

¿Puedo recuperar una ficha de un empleado que he eliminado por error?

No existe la funcionalidad para recuperar los datos de una ficha eliminada, por lo que recomendamos aplicar esta acción con cuidado. La herramienta solicita una doble comprobación, primero dar de baja al empleado y posteriormente eliminar su ficha, ambas acciones con modales en los que se pregunta si estamos seguros. 

¿Cómo proporciono acceso a mis empleados a Trainingym Manager?

Crea una ficha siguiendo los pasos indicados para que tengan acceso a la herramienta. El empleado recibirá por email sus credenciales de acceso. Al igual que con los clientes, siempre que modifiquemos la contraseña, el empleado recibirá la plantilla "Bienvenido a TG Manager", de manera que disponga siempre de su contraseña actualizada. 

¿Cómo realizo el seguimiento de mis clientes?

Esta primera actualización solo aplica a la vista Listado y Datos del empleado. El seguimiento de socios desde las fichas de empleado sigue manteniendo el mismo comportamiento que hasta ahora, que puedes consultar a través de estos tutoriales:

• Cómo fidelizar a tus clientes ofreciéndoles un seguimiento personalizado
• Conoce y da seguimiento del acceso Staff a la plataforma y socios