Guía para la configuración inicial del módulo de pagos de Trainingym Payments

Configura los aspectos básicos del módulo de pagos para que tus clientes paguen cómodamente y puedan disfrutar de todos los servicios que pones a su disposición.

Con Trainingym Payments, tienes la flexibilidad de elegir cómo y dónde tus clientes realizarán sus pagos:

🎯 Si prefieres que tus clientes efectúen sus pagos de manera sencilla a través de la App, ¡es totalmente posible! Disponemos de la pasarela de pago más segura del mercado.

🎯 Si tus clientes optan por pagar mediante tarjeta, transferencia o en efectivo, podrás llevar un control detallado de los pagos pendientes y de los métodos de pago utilizados.

¿Qué lograremos entonces mediante este tutorial?

1. Configuración del módulo de pagos
   
   1. General
      1. Módulos
      2. Pagos e impuestos
      3. Otras opciones

2. Comunicaciones

1. 1. Notificaciones
      1. Condiciones generales de contratación
      2. Desactivar métodos de pago

3. Condiciones generales de contratación

¡Comencemos juntos este recorrido! 🤝

Configuración del módulo de pagos

Para comenzar a configurar este módulo, accederemos al apartado Configuración, dentro del menú Payments, en Trainingym Manager.

A continuación, en dicha pantalla, podremos configurar los aspectos básicos de nuestro módulo de pagos a través de 3 secciones:

General

Pulsa sobre la pestaña Desplegar para acceder a las opciones de configuración disponibles.

De igual modo, podemos pulsar sobre la pestaña Contraer para ocultar estas opciones.

Veamos a continuación, las opciones de configuración disponibles:

Módulos

• Módulo de productos. 

Activaremos esta opción para que se habilite la sección "Productos" dentro del menú Payments. De esta manera podremos configurar los productos de pago único y pago recurrente que ofrezcamos a nuestra clientela.

• Módulo de créditos. 

Activaremos esta opción para que se habilite la sección "Créditos" dentro del menú Payments. De esta manera podremos configurar los packs de créditos que pueden adquirir nuestros clientes para disfrutar de los servicios que pongamos a su disposición baja este método de canje.

Una vez hemos decidido a que servicios podrán acceder nuestros clientes y potenciales clientes, el siguiente paso es determinar de qué métodos de pago dispondrán para adquirirlos.

Pagos e impuestos

• Pagos manuales.

Tus clientes podrán realizar pagos con las distintas opciones que configures. Activa esta opción para poder configurar los métodos de pago "manual" que podrán usar tu clientela. 

Una vez activado el switch "Pagos manuales" podremos crear los métodos de pago a través de los cuales nuestros clientes podrán contratar nuestros productos o paquetes de créditos. A continuación, te mostramos los pasos a seguir:

1. Pulsa sobre el botón "Añadir método de pago".


2. Completa los campos del modal que aparecerá en pantalla.

1. 1. Nombre del método de pago. 
   2. Días de carencia. Determina de cuántos días dispondrá el cliente para hacer efectivo el pago manual. Nuestro Staff deberá validar que el pago se ha realizado, actualizando el estado de la transacción como corresponda. El valor (días) configurado debe ser entre 1 y 14 días.
   3. Visibilidad. A través de este campo podremos determinar la disponibilidad del método de pago que estamos creando. Estas son las opciones disponibles:
      1. Sólo en el registro de pagos para empleados. Sólo nuestro staff desde Trainingym Manager podrá registrar un pago utilizando este método de pago.
      2. Sólo en el checkout de pagos para clientes. Sólo nuestros clientes o potenciales clientes podrán utilizar este método de pago a realizar la compra de uno de nuestros productos a través de la app y/ web.
      3. En el registro de pago para empleados y checkout de clientes. Tanto nuestro staff como nuestro clientes y potenciales clientes podrán usan este método de pago en el proceso de compra.
      4. No visible. Este método de pago permanecerá oculto tanto para nuestro staff como para nuestros clientes y potenciales clientes.

3. Descripción del método de pago. A través de este campo podremos incluir un texto a modo de descripción del método de pago con información relevante para nuestros clientes y potenciales clientes.

4. No olvides guardar los cambios para que se apliquen.

Puedes ✏️ Editar o 🗑️ Eliminar un método de pago una vez creado pulsando en las opciones correspondientes.

Una vez creados los métodos de pago manual estos serán visibles según la configuración que hayamos seleccionado para cada uno de ellos.

• Stripe.

 Para que nuestros clientes puedan realizar pagos online por la app y/o web, es necesaria la vinculación con una cuenta de Stripe. Pulsaremos sobre el botón "Acceder a Stripe" para iniciar la creación de nuestra cuenta.


En el momento en que nuestra cuenta de Stripe quede correctamente vinculada en Manager, figurará "tarjeta bancaria" como método de pago en el desplegable al gestionar una suscripción o un pago en Manager y en la app/web.

• Adeudo SEPA:

 Una vez que la cuenta de Stripe haya quedado correctamente configurada, podremos activar, si lo deseamos, el adeudo SEPA como método de pago, lo que implicará que, en la selección del método de pago, tanto desde Manager como desde la app/web, figure la opción "Cuenta bancaria".

• Impuestos

: Una vez configurados los métodos de pago, decide si deseas aplicar impuestos a tus suscripciones. Podrás añadirlos y vincularlos a tus productos y en el registro de pagos. 

Otras opciones

A través de esta sección podremos configurar las siguientes opciones:

• Exigir la compra de una tarifa en el formulario registro de la web Easy. 

Al activar esta opción, estaremos decidiendo que la contratación de un producto sea obligatoria para que cualquier persona pueda completar el formulario de registro en nuestra web. De lo contrario, el usuario podrá registrase como cliente potencial en nuestro negocio fitness. 

• Dar de baja a los socios cuando venza su membresía. 

Al activar esta opción, nuestros clientes causaran baja cuando venza su membresía. La fecha de vencimiento se calcula a partir del fin de suscripción en función de los días de carencia del método de pago utilizado.

• Permitir reservas de socios con una suscripción programada. 

Al activar esta opción permitimos que los clientes que tienen una suscripción en estado "Programada" puedan realizar reservas desde el mismo registro del pago / creación de la suscripción, sin necesidad de tener que esperar a la fecha de inicio de la suscripción.

• Limitar las reservas al periodo de vigencia de las suscripciones. 

Al activar esta opción, los socios con suscripciones activas no podrán reservar actividades programadas fuera del periodo de vigencia de las mismas.

• Personalizar el ID. Serie para pagos y reembolsos.

Personaliza el identificador de cada de las transacciones (pagos) de tus clientes. Cada vez que edite el ID.Serie se reiniciará el contador nº de transacciones.

• Configurar plazo de cancelación para suscripciones recurrentes. 
  

Si configuras esta opción, los socios no podrán cancelar una suscripción recurrente desde la app ni la web dentro de los días indicados previos a la fecha de pago.

Comunicaciones

Desde esta misma pantalla, podrás configurar algunos aspectos de las comunicaciones de Payments.

• Email de comunicación Payments: Dirección de Email a la que llegarán las reclamaciones de tus clientes y las notificaciones Payments.
• Texto informativo para las devoluciones: Mensaje informativo para los usuarios que quieran hacer una reclamación de créditos o capital.

Pasos a seguir en la app para poder interponer una reclamación como cliente

Notificaciones

Además, ahora puedes recibir notificaciones por email relativas a nuevas suscripciones, suscripciones en las que el cliente ha solicitado su cancelación o suscripciones que han vencido.

Te mostramos cómo

• Nuevo suscriptor: Si se activa, se enviará un email cada vez que se realice la primera compra de una tarifa o bono por parte de un socio.
  
  
• Cancelación solicitada: Si se activa, se enviará un email cada vez que un socio cancele su tarifa contratada.
  
  
• Suscripción vencida: Si se activa, se enviará un email cuando se alcanza la fecha de vencimiento de una tarifa o bono de un socio.
  
  

Condiciones generales de contratación

A través de esta sección, podremos editar el texto relativo a las condiciones generales de contratación de nuestro negocio.

Por defecto, facilitamos aparecerá texto legal tipo que podremos utilizar tras editar y personalizar con los datos de nuestra empresa.

Texto tipo relativo a las condiciones generales de contratación

Estas condiciones podrán ser consultadas por nuestros clientes a través de nuestra página web y app.

Acceso a las condiciones generales de contratación desde la página web

Acceso a las condiciones generales de contratación desde la app

Además, estas condiciones deberán ser aceptadas expresamente por nuestros clientes para poder comprar cualquiera de nuestros productos.

Aceptación expresa de las condiciones generales de contratación en la app 

Aceptación expresa de las condiciones generales de contratación en la página web

Antes de finalizar con la configuración de tu módulo de pagos, recuerda guardar los cambios clicando en el botón 💾 Guardar.

Desactivar métodos de pago 🆕

Es importante tener algunas consideraciones en cuenta si desactivamos alguno de los métodos de pago que tenemos activados en nuestro centro, especialmente cuando existan suscripciones de pago recurrentes (tarifas) vinculadas a dichos métodos de pago. 

Veamos uno a uno: 

Adeudo SEPA

Si en nuestro centro tenemos este método de pago activo y desactivamos el switch correspondiente se nos mostrará un modal de advertencia con el siguiente mensaje:

• Si cancelamos, el switch se mantendrá activo.
• Si confirmamos, el switch se desactivará.
• Será necesario guardar la configuración para que los cambios se apliquen. 
  
  
• Ya no aparecerá el método "cuenta bancaria" en el desplegable para seleccionar el método de pago al adquirir o generar una suscripción desde Manager y/o app/web.

Stripe

Si en nuestro centro deportivo tenemos vinculada una cuenta de Stripe y desactivamos el switch "Stripe", se mostrará un modal de advertencia con el siguiente mensaje: 

• Si cancelamos, el switch se mantendrá activo.
• Si confirmamos, el switch se desactivará. 
• Será necesario guardar la configuración para que los cambios se apliquen. 
  
  
• Si guardamos, las suscripciones de pago recurrentes que tengan como métodos de pago "tarjeta bancaria" y/o "cuenta bancaria" (si hubiéramos tenido Adeudo SEPA activo) pasarán al estado "Cancelación solicitada" y se cancelarán al finalizar el ciclo de pago actual.
• Desaparecerá la opción "tarjeta bancaria" en el desplegable de métodos de pago al generar o adquirir una suscripción desde Manager y/o app/web.

Métodos de pago (manuales)

El switch "Métodos de pago", como hemos detallado al inicio del tutorial, hacen referencia a métodos de pago "manuales" no vinculados con Stripe en los cuales debe existir una interacción por parte del staff para verificar que el pago se ha realizado correctamente y marcarlo como "Exitoso", además de poder configurar su visibilidad y los días de carencia de cada uno de ellos. 

Si tenemos métodos de pago "manuales" con figurados en nuestro centro y desactivamos el switch "Métodos de pago", se nos mostrará un modal de advertencia con el siguiente mensaje: 

• Si cancelamos, el switch se mantendrá activo.
• Si confirmamos, el switch se desactivará. 
• Será necesario guardar la configuración para que los cambios se apliquen. 
  
  
• Si guardamos, las suscripciones de pago recurrentes que tengan como métodos de pago los establecidos en este apartado, pasarán al estado "Cancelación solicitada" y se cancelarán al finalizar el ciclo de pago actual.
• Desaparecerán los métodos de pago manual en el desplegable de métodos de pago al generar o adquirir una suscripción desde Manager y/o app/web.