Automatiza la baja de tus clientes cuando venza su tarifa

Ahora podrás despreocuparte de tramitar la baja de tus clientes cuando su tarifa haya vencido con nuestro sistema de baja automática.

En Trainingym seguimos trabajando en mejorar nuestro módulo de pagos (Trainingym Payments) para hacerte la vida más fácil.

En nuestro afán por simplificar y automatizar procesos, hemos desarrollado una mejora dentro de nuestro sistema de pagos que permite dar de baja automáticamente a un cliente cuando su tarifa finaliza.

De esta forma automatizamos un proceso básico en la gestión del cliente que permita un control de accesos más fiable y seguro.

Y hablando de control de accesos y seguridad, ¿Conoces el nuevo sistema de control de accesos de Trainingym?

Trainingym integra un sistema de tornos que permite validar el acceso de tus clientes a tu negocio. Si el cliente ha pagado, el torno permitirá el paso. Por el contrario, ¡stop!

Sistema de control de acceso de Trainingym

¿Qué contenidos vamos a ver en este tutorial?

1. Configura las tarifas de tu negocio como tarifas "esenciales"

2. Configuración General

3. Casos de uso

4. Nuevo sistema de notificación a cliente ante un problema de cobro por tarjeta (Stripe)

5. Recomendaciones importantes.

Te lo explicamos todo paso a paso.

1. Configura las tarifas de tu negocio como tarifas "esenciales".

En primer lugar, debes decidir que tarifas de tu negocio serán tarifas "esenciales". Pero, ¿Qué son las tarifas esenciales? 👇

📌 Las tarifas esenciales son aquellas que, en función de la configuración general, utiliza nuestro sistema para dar de baja a un cliente automáticamente cuando venza su tarifa.

💡 ¿Tiene sentido que en mi negocio existan tarifas que NO sean esenciales? Por supuesto, pueden existir tarifas que no estén estrechamente relacionadas con la continuidad del cliente en tu negocio. Un ejemplo de ellas son las tarifas que permite la contratación de un producto o servicio complementario a la cuota del cliente como el alquiler de toalla o taquilla.

Para configurar las tarifas de tu negocio como esenciales, dirígete al menú Pagos > Tarifas > Configuración en Trainingym Manager.

Esta opción estará disponible tanto a la hora de crear una nueva tarifa como en tarifas ya creadas.

Para configurar una tarifa ya creada como "esencial" simplemente accede a la propia tarifa a través de la opción "Editar". A continuación, activa el check "Tarifa esencial". No olvides "Guardar" los cambios.

Desde este momento, tanto los clientes ya suscritos a dicha tarifa como los nuevos que la vayan a contratar, serán dados de baja cuando dicha tarifa quede vencida.

🚨 En el caso de que un cliente tenga contratada mas de una tarifa esencial, la baja de éste sólo se producirá cuando se cancelen todas las tarifas esenciales que tenga contratadas.

2. Configuración General.

Para activar el sistema de baja automática de clientes, accede al menú Pagos > Configuración en Trainingym Manager.

A continuación, despliega el apartado "General" y en "Otras opciones" activa el check "Dar de baja a un socio automáticamente cuando venza su tarifa". Por último, haz clic en el botón "Guardar".

3. Casos de uso.

Existen diferentes casos de uso o comportamientos asociados a esta funcionalidad que están ligados no sólo al tipo de tarifa contratada por el cliente (tarifa de pago único o tarifa de pago recurrente), sino también a la forma de pago (automatizado por tarjeta a través de la app (Stripe) o mediante pago manual registrado posteriormente en nuestro sistema).

Veamos a continuación, cómo y cuándo se producirá la baja del cliente una vez su tarifa haya quedado vencida en cada caso.

Forma de pago	Tipo de tarifa	Sesiones	Estado tarifa	Baja del cliente
Stripe	Pago recurrente	Tanto en tarifas con sesiones limitadas como ilimitadas	Cancelación anticipada	El cliente será baja cuando llegue la fecha de vencimiento de la tarifa
Stripe	Pago recurrente	Tanto en tarifas con sesiones limitadas como ilimitadas	Imposibilidad de cobro por parte de Stripe	El cliente será baja cuando llegue la fecha de vencimiento de la tarifa respecto al último mes pagado
Stripe	Pago único	Tarifa con sesiones ilimitadas	-	El cliente será baja en función del periodo (días) de caducidad de la tarifa
Stripe	Pago único	Tarifa con sesiones limitadas	-	El cliente será baja cuando consuma la última sesión de su bono o bien la tarifa haya caducado
Manual	Pago recurrente	Tanto en tarifas con sesiones limitadas como ilimitadas	Cancelación anticipada	El cliente será baja cuando llegue la fecha de vencimiento de la tarifa
Manual	Pago recurrente y pago manual	Tanto en tarifas con sesiones limitadas como ilimitadas	Periodo de carencia vencido sin pago confirmado	El cliente será baja una vez finalizado el periodo de carencia
Manual	Pago único	Tarifa con sesiones ilimitadas	-	El cliente será baja en función del periodo (días) de caducidad de la tarifa
Manual	Pago único	Tarifa con sesiones limitadas	-	El cliente será baja cuando consuma la última sesión de su bono o bien la tarifa haya caducado

4. Nuevo sistema de notificación a cliente ante un problema de cobro por tarjeta (Stripe).

En los pagos realizados por tarjeta a través de la app (Stripe), añadimos un nuevo sistema de notificación que avisa al cliente cuando el cobro de su tarifa no ha podido producirse por errores asociados a su tarjeta o insuficiencia de fondos.

En estos casos el cliente recibirá una notificación push en la app informándole del error en el cobro.

📌 Notificación Push 💬 "Hemos detectado un error en el cobro de una de tus suscripciones. Accede a Cartera > Menú para revisar tu información de pago."

5. Recomendaciones importantes

A continuación, os detallamos algunas recomendaciones importantes a tener en cuenta si se activa el check "Dar de baja a un socio automáticamente cuando venza su tarifa".

Revisar todas nuestras tarifas antes de activar este check para asegurarnos de haber configurado como "esenciales" las tarifas deseadas.

A tener en cuenta, este check se comporta de la siguiente manera:

Da de baja a los clientes cuando venza su tarifa con los casos de uso detallados en el apartado 3.
A la hora de validar la asistencia a las actividades, hace un "barrido" por toda la base de datos de clientes, identificando a aquellos clientes que cumplen las condiciones para estar activos.
Los siguientes clientes serán dados de baja tras este "barrido":
- Clientes con una tarifa esencial caducada (no activa), al momento de validar la asistencia a una actividad.
- Clientes sin suscripción una tarifa esencial (suscripciones a una tarifa no esencial, por ejemplo).
- Clientes sin ninguna tarifa contratada.

Este check no debería activarse si en vuestro centro tan solo utilizáis el pago por créditos, ya que tiene relación a las tarifas esenciales.