Organiza el horario de trabajo de tu staff y facilita el control de su agenda de tareas y citas con tus clientes
La programación del horario de empleados nos permite configurar la disponibilidad de los diferentes empleados de tu negocio fitness, mejorando y facilitándonos el control de la agenda de tareas y citas de tu staff.
En este artículo te mostramos los pasos a seguir para que programemos los horarios de tu staff dese Trainingym Manager. En este sentido, a continuación avanzaremos acerca de:
🎯 Preparar el camino para organizar eficazmente la agenda de tu staff según su horario de trabajo.
🎯 Que tus clientes puedan reservar citas con tu staff en base a su disponibilidad.
🎯 Tener listo el sistema para obtener reportes de rendimiento de tu staff.
¿Qué se siente saber que tu staff está trabajando de manera óptima con Trainingym?
❛❛El sentimiento es pues de satisfacción; cada vez que he hecho el cierre siento satisfacción por lo que por lo que hemos conseguido.❜❜
Ángel Daniel
Socio Fundador gimnasio Miami Fit Vicálvaro
¿Qué contenidos vamos a ver en este tutorial?
¡Vamos juntos paso a paso! 🤝
ACCESO AL LISTADO DE HORARIOS
El primer paso para acceder a programar y/o configurar los horarios de tu staff es situarnos dentro del menú Horarios de empleados [del panel Empleados] de Trainingym Manager. Para ello:
1. Iniciamos sesión en Trainingym Manager con las correspondientes credenciales de acceso [usuario y contraseña].
2. Buscamos y hacemos clic en Empleados [panel].
3. Pulsamos en Horarios de Empleados [menú].
Ubicación del menú Horarios de empleados
del panel Empleados de Trainingym Manager
🛠️ En caso de que el menú Horarios de empleados [presente en Trainingym Manager > Empleados > Horarios de empleados] esté ausente, debes de solicitar a tu administrador que te habilite el correspondiente permiso [selector] de Programar Horarios [en Trainingym Manager > Mi Centro > Permisos (menú) > Selección del tipo de permiso > Empleados (sección) > Horarios de empleados].
Permiso [selector] de Programar Horarios activado,
habilitando el acceso al menú de Horarios de empleados [del panel Empleados]
HORARIOS DE TU STAFF
Desde el menú Horarios de empleados podemos gestionar de manera rápida todos los horarios del staff de tu negocio fitness.
Visualización general de la pantalla de Horarios de empleados de tu negocio fitness
⚬ Detalle de las secciones del menú Horarios de empleados
A continuación avancemos en cada una de las secciones que componen a la pantalla del menú de Horarios de empleados, y los datos correspondientes a cada una de dichas secciones.
▹ [Botón] Filtrar: Habilita los siguientes campos [de cuadro de lista] de filtros de segmentación, de las franjas horarias del staff de tu negocio fitness (lo veremos en detalle en la siguiente (sub)sección de Filtrar horarios segmentadamente -de la siguiente sección de Gestión de horarios de tu staff, dentro de este mismo apartado Horarios de tu staff-).
Botón Filtrar
▹ [Botón de] Programar Horario: Nos permite programar nuevas franjas horarias para tu staff (lo veremos en detalle en la siguiente (sub)sección de Programar horarios -de la siguiente sección de Gestión de eventos del calendario, dentro de este mismo apartado Calendario de tu staff-).
Botón de Programar horario
▹ [Sección del] Listado de Horarios de tu staff:
▿ [Botón de vista por] Día: Presenta la visualización de los eventos de un día particular.
Botón de [vista por] Día
▿ [Botón de vista por] Semana: Muestra la visualización de los eventos por semana, comenzando siempre por el día lunes de la semana seleccionada. De manera predeterminada este botón aparece (pre)seleccionado.
Botón de [vista por] Semana
▿ [Botón de vista por] Mes: Presenta la visualización de los eventos por el mes escogido.
Botón de [vista por] Mes
▿ [Botón de] ••• [los 3 puntos]: Habilita un listado con las siguientes acciones extra:
◈ [Botón de] Descargar en PDF: Compila y descarga el listado de eventos que se muestran en el calendario en un fichero en formato .PDF, según la configuración previamente seleccionada y las consecuentes franjas horarias que se presentan en pantalla.
Botón de ••• [los 3 puntos]
y su (sub)opción de Descargar en PDF
⚠️ Si estamos aplicando algún tipo de filtrado [por segmentación, nombre y/o por día/semana/mes] únicamente se compilarán y descargarán los datos resultantes a la configuración seleccionada.
Ejemplo: Estamos usando el Filtrar por Empleados [cuadro de lista de filtro] y tenemos activo el botón [de vista por] Día [en vez de Semana], únicamente se compilarán y descargarán los datos correspondientes empleado escogido del día seleccionado, indicando exclusivamente las franjas horarias por categoría de dicho día para el empleado mencionado.
▿ Texto informativo de semana/día/mes: Indica la semana/el día/mes que está presentándose desde el listado de eventos de tu negocio.
Texto informativo de semana/día/mes que está visualizándose
▿ [Botón del] 📅 [Calendario desplegable]: [Al pulsarlo] despliega la vista de un calendario para poder seleccionar el correspondiente a tus necesidades.
Botón de 📅 [Calendario desplegable]
💡 De manera predeterminada, el calendario 📅 desplegable presenta el mes en curso, resaltando con un recuadro en rojo el día actual.
▿ [Botón de] ◀️ [ir a al/la semana/día/mes anterior]: Nos permite desplazarnos hacia la semana, día o mes precedente a la semana, día o mes presentándose actualmente en pantalla.
Botón de ◀️ [ir a al/la semana/día/mes anterior]
▿ [Botón de] ▶️ [ir a al/la semana/día/mes siguiente]: Nos permite desplazarnos hacia la semana, día o mes siguiente a la semana, día o mes mostrándose actualmente en pantalla.
Botón de ▶️ [ir a al/la semana/día/mes siguiente]
💡 El desplazamiento hacia las semanas/días/meses anteriores y posteriores [mediante el uso de los sendos botones ◀️ y ▶️] mantiene las acciones de filtrado que se hayan previamente seleccionado.
▿ Listado de horarios: Presenta [consecuentemente] en pantalla todos las franjas horarias del staff de tu negocio fitness, según la configuración previamente seleccionada/establecida [filtrado por segmentación y/o por día/semana/mes]. En este sentido los eventos:
◈ se listan:
1º por día de la semana [verticalmente, de arriba hacia abajo, de lunes a domingo],
2º por empleado [alfabéticamente (A-Z) y también verticalmente de arriba hacia abajo],
💡 Al posicionar el puntero del ratón sobre la imagen de perfil de uno de tus empleados presente en el calendario, podemos visualizar el nombre de dicho empleado.
3º por nombre de la categoría a la que corresponde la franja horaria del empleado [de nuevo verticalmente y de manera alfabética (A-Z)].
4º por franjas horarias [ahora horizontalmente, de izquierda a derecha y de menor a mayor], según el horario establecido para tu negocio.
🔖 A continuación, podemos encontrar más información acerca de:
👉 cómo establecer los horarios de tu negocio 🚀
◈ se muestran:
▸ con el nombre de la categoría asociada presentado en color gris.
▸ con el color de la categoría de empleados [escogido en sus correspondientes propiedades] en una tira horizontal en su parte inferior.
🔖 A continuación, podemos encontrar más información acerca de:
👉 cómo configurar las categorías de tu negocio fitness y tu staff asignado a las mismas 🚀
▸ con una casilla de validación [en su correspondiente esquina superior derecha] para poder proceder a su eliminación [particular o múltiple junto con otros eventos de manera simultánea].
🛠️ En caso de que el menú Horarios de empleados [presente en Trainingym Manager > Empleados > Calendario] esté sin mostrarse, debes de solicitar a tu administrador que te habilite el correspondiente permiso [selector] de Programar horarios [Trainingym Manager > Mi Centro > Permisos (menú) > Selección del tipo de permiso > Empleados (sección) > Programar horarios].
Visualización del permiso [selector] de Programar horarios activado
para el tipo de permiso correspondiente
⚬ Gestión de horarios de tu staff
A continuación avancemos en cómo podemos administrar los eventos del calendario de tu negocio fitness:
i. Filtrar horarios
Podemos filtrar el listado del horarios de empleados de tu negocio aplicando filtros de segmentación. De esta manera, cuando pulsamos sobre el botón Filtrar se nos despliega el listado de los diferentes campos de filtros que disponemos para filtrar por segmentación los eventos del calendario de tu negocio fitness. Dichos filtros son:
▪ Filtrar por empleado
▪ Filtrar por perfil [Categorías]
Visualización de los campos de filtrado y el botón Restablecer
Los filtros de segmentación que podemos usar son entonces los siguientes:
▪ Filtrar por Empleado: Permite filtrar las franjas horarias de tu staff según el empleado seleccionado.
🔖 A continuación, podemos encontrar más información acerca de:
👉 cómo dar de alta a tus empleados 🚀
▪ Filtrar por perfil [categorías]: Permite filtrar los horarios de tu staff según el nombre de las categorías a las que correspondan las franjas horarias de tu staff.
🔖 A continuación, podemos encontrar más información acerca de:
👉 cómo configurar las categorías de tu negocio fitness 🚀
❖ ℹ️ Aplicar un filtro de segmentación
Para filtrar de manera segmentada simplemente:
1. [Desde la pantalla de Horarios de empleados] pulsamos en Filtrar [botón].
2. Hacemos clic en el cuadro de lista del filtro por el cual queremos filtrar y listar los respectivos horarios del staff de tu negocio fitness, en pos de que se despliegue su correspondiente lista de opciones [por ejemplo, del cuadro de filtro de Filtrar por perfil (categoría)].
3. Seleccionamos el valor de filtrado deseado.
4. [Si es nuestra intención] repetimos desde el punto 2. para los demás cuadros de filtro por los cuales también queramos filtrar y presentar los eventos del calendario de tu negocio fitness [por ejemplo, el cuadro de filtro de Filtrar por Empleado].
5. Corroboramos que en el listado de horarios ya aparecen las franjas horarias deseadas.
Inicio del proceso de filtrado del listado de horarios de tu staff
Selección de los filtros por los cuales queremos filtrar y listar los horarios
Resultado de las franjas horarias de tu staff
que cumplen con los requisitos de filtrado indicados
▹ [Botón] Restablecer: Al hacer clic en el botón Filtrar, también se habilita este botón Restablecer. De esta manera, si hemos aplicado algún filtro, al pulsar sobre Restablecer [botón] quitamos todos los filtros de segmentación y pasamos a ver el listado de horarios de tu staff de manera predeterminada [sin filtros].
Quitado de filtros mediante el botón Restablecer
Filtros quitados tras haber pulsado el botón Restablecer
💡 En caso de que una franja horaria que estemos buscando estuviese sin aparecer en el listado de horarios de tu staff, es útil corroborar si algún filtro se encuentra solapándose con otro, evitando el resultado deseado.
En todo caso, es muy recomendable presionar en Restablecer [botón] y (re)comenzar el proceso de filtrado de nuevo.
Botón Restablecer para quitar cualquier filtro
que pudiese estar aplicándose de manera indeseada
ii. ℹ️ Programar horarios
Podemos programar franjas horarias para el staff de tu negocio fitness. Los pasos para ello son los siguientes:
1. [Desde la pantalla de Horarios de empleados (Trainingym Manager > Empleados > Horarios de Empleados)] pulsamos en Programar horario [botón].
2. Completamos los campos correspondientes (lo veremos en detalle en la siguiente (sub)sección de Detalle de los campos de la ventana modal de Programar horario).
3. Hacemos clic en 💾 Guardar [botón].
Inicio del proceso de programar una franja horaria para tu staff
Configuración y culminación de la programación de una franja horaria para tu staff
▪ Detalle de los campos de la ventana modal de Programar horario
Cuando pulsamos en el botón Programar Horario se abre una ventana modal que nos permite completar los datos de los campos correspondientes para indicar la disponibilidad de tu staff [ya sea de uno o varios empleados].
Visualización predeterminada de la ventana modal de Programar horario
En este sentido, dichos campos son los siguientes:
▹ Categoría del empleado: Desde este cuadro de lista podemos podemos seleccionar la categoría del horario del empleado que estamos programando.
Selección de la categoría del empleado
▹ Periodo: Fechas de inicio y fin durante las que el empleado seleccionado trabajará en la categoría selecciona.
Cuadro de calendario de Periodo
▹ Hora de Inicio: Horario en el que comienza la franja horaria que estamos programando. Con el botón ahora seleccionamos el horario actual en el que estamos pulsando dicho botón.
Hora de inicio de la franja horaria que estamos programando
▹ Hora de finalización: Horario en el que termina la franja horaria que estamos programando. Con el botón ahora seleccionamos el horario actual en el que estamos pulsando dicho botón.
Hora de finalización de la franja horaria que estamos programando
⚠️ Si un empleado realiza una jornada dividida, debemos programar cada una de todas las respectivas franjas horarias de manera independiente; es decir que debemos realizar las correspondiente cantidad de programaciones según la cantidad de franjas horarias se requieran.
▹ [Barra de] Se repite los días: Barra de botones desde los cuales podemos seleccionar los días en que los empleados seleccionados tendrán programada su correspondiente franja horaria seleccionada.
Selección de días en los que se repite la franja horaria que estamos programando
▹ Sección de Selecciona uno o varios empleados: Mediante esta sección podemos buscar y seleccionar a los empleados para los que queremos que se le genere la respectiva franja horaria que estamos programando. En este sentido, en esta sección encontramos:
▿ [Barra de búsqueda de] Buscar [empleado por nombre]: Mediante esta barra de búsqueda podemos filtrar por su nombre a los empleados deseados, que se encuentren presentes en el listado de empleados de esta ventana modal de Programar horario.
Búsqueda del empleado a asignarle el horario que estamos programando
⚠️ Únicamente aparecerán listados los empleados que se encuentren asignados en la categoría escogida en el campo de Categoría de empleado.
🔖 A continuación, podemos encontrar más información acerca de:
👉 cómo configurar las categorías de tu negocio fitness 🚀
▿ Listado de empleados: Presenta a los empleados de tu negocio [que se correspondan con la categoría indicada en el campo Categoría del empleado] en pos de poder escoger allí alguno/s de ellos para asignarles la franja horaria que estamos programando.
Listado de empleados disponibles correspondientes a la categoría escogida
💡 Podemos simultáneamente escoger varios empleados que estarán disponibles la franja horaria seleccionada, y sus correspondientes días de repetición, pulsando en sus respectivas casillas de selección.
Selección múltiple de empleados para la franja horaria que estamos programando
💡 Podemos seleccionar a todos los empleados listados simplemente presionando en la casilla de validación de seleccionar todos.
Selección de todos los empleados disponibles
para la franja horaria que estamos programando
⚠️ Para que los empleados de tu negocio aparezcan correctamente en el listado de empleados, deben de cumplirse las siguientes condiciones:
◈ Deben de estar dados de alta en Trainingym Manager.
◈ Deben de estar asignados a la categoría escogida en el campo Categoría del empleado.
🔖 A continuación, podemos encontrar más información acerca de:
👉 cómo dar de alta a tus empleados 🚀
👉 cómo configurar las categorías de tu negocio 🚀
iii. ℹ️ Editar horarios
Podemos editar los horarios de las franjas horarias ya programadas del staff de tu negocio fitness. Para ello, los pasos son los siguientes:
1. [Desde el listado de Horarios de empleados de tu negocio fitness (Trainingym Manager > Empleados > Horarios de Empleados)] hacemos clic en la franja horaria a editar.
2. Aguardamos a que se presente la ventana modal del resumen de la franja horaria seleccionada.
3. [Una vez dentro de la ventana modal de la franja horaria seleccionada] pulsamos en ✏️ Editar [botón].
4. Aguardamos a que se presente la ventana modal de Modificar horario.
5. [Una vez dentro de la ventana modal de Modificar horario] procedemos a editar los horarios correspondientes a la franja horaria seleccionada. En este sentido, podemos indicar si los nuevos horarios impactarán en:
◈ la franja horaria seleccionada [opción Solo seleccionadas],
◈ en la seleccionada y las siguientes (mismo empleado, misma categoría y día similar) [opción Seleccionadas y relacionadas por impartir],
◈ o dentro de un rango específico de fechas elegibles en los cuadros de calendario asociados [opción Seleccionadas entre las fechas].
6. [Si realizamos algún cambio,] pulsamos en 💾 Aceptar [botón].
Inicio del proceso de edición de una franja horaria
Continuación del proceso de edición de una franja horaria
Configuración y culminación de la edición de una franja horaria
Culminación del proceso edición de las franjas horarias de los días seleccionados
⚠️ Recuerda que la edición de tramos horarios funciona por día similar; es decir que, si seleccionamos un tramo horario de un lunes, se editarán todos los tramos horarios de los lunes dentro del período de tiempo de programación seleccionado.
iv. ℹ️ Clonar horarios
Podemos clonar las franjas horarias presentes dentro de un día seleccionado. En este sentido, los pasos para realizar la clonación de franjas horarias son las siguientes:
1. Hacemos clic en la casilla de validación del día del que queremos clonar sus franjas horarias (se seleccionarán todas las franjas horarias de dicho día).
2. Pulsamos en Clonar día [botón].
3. Aguardamos a que se presente la ventana modal de Clonar día/s de actividades.
4. [Una vez dentro de la ventana modal de Clonar día/s de actividades] procedemos a indicar:
i. El empleado desde el cual vamos a clonar las franjas horarias del día seleccionado [Seleccionar empleado a duplicar].
ii. Entre qué fechas quedarán replicadas las franjas horarias del empleado a duplicar seleccionado [Fecha Inicial y Fecha final],
iii. El empleado al que le vamos a replicar las franjas horarias del empleado a duplicar escogido [Seleccionar empleado].
5. Pulsamos en 💾 Aceptar [botón] para culminar la clonación.
Inicio del proceso de clonación de franjas horarias
Selección del empleado del cual replicar sus franjas horarias hacia otro empleado
Selección del período de replicación de las franjas horarias seleccionadas
Selección del empleado a quien replicarle las franjas horarias seleccionadas
Guardado y culminación de la clonación de franjas horarias
Corroboración de que la clonación ha sido exitosa
💡 Podemos clonar franjas horarias:
▪ desde un empleado seleccionado a otro [para ese mismo día o días futuros (en un rango de fechas)].
▪ para el mismo empleado seleccionado [hacia fechas futuras (en un rango de fechas)].
⚠️ Realizar la clonación de las franjas horarias del día que seleccionemos, incluye todas las categorías del empleado a duplicar utilizado.
⚠️ La clonación de las franjas horarias del día que seleccionemos, se replican exclusivamente en el día similar de las semanas siguientes [dentro del rango de fechas indicado]. Por consiguiente, si deseamos replicar [las franjas horarias de] varios días de una semana, debemos hacer tantas clonaciones como días queramos replicar.
v. ℹ️ Eliminar horarios
Podemos eliminar una franja horaria programada desde el listado de horarios de tu staff. Para ello:
1. [Desde el listado de horarios de empleados de tu negocio] hacemos clic en la franja horaria a eliminar.
3. Aguardamos a que se presente la ventana modal de resumen de la franja horaria a eliminar.
4. [Una vez dentro de la ventana modal de resumen de la franja horaria] hacemos clic en 🗑️ Eliminar [botón].
5. [Si efectivamente estamos seguros de la acción de eliminación que estamos llevando adelante] hacemos clic en Sí [botón] para confirmar la eliminación.
Selección de la franja horaria a eliminar
Culminación de la eliminación de la franja horaria seleccionada
💡 También es posible eliminar rápidamente varias franjas horarias [desde el listado de horarios de tu staff] de manera simultánea. Para ello:
1. [Desde el listado de horarios de empleados de tu negocio] hacemos clic en las correspondientes casillas de selección de las franjas horarias que queramos eliminar.
2. Pulsamos en 🗑️ Eliminar seleccionados [botón].
3. Aguardamos a que se presente la ventana modal de ¿Estás seguro de eliminar?.
4. [Una vez dentro de la ventana modal de resumen de ¿Estás seguro de eliminar?] seleccionamos si las franjas horarias a eliminar serán:
◈ las franjas horarias seleccionadas [opción Solo seleccionadas]
◈ las seleccionadas y las siguientes (mismo empleado, misma categoría y día similar) [opción Seleccionadas y relacionadas por impartir],
◈ o dentro de un rango específico de fechas elegibles en los cuadros de calendario asociados [opción Seleccionadas entre las fechas].
5. Hacemos clic en 💾 Aceptar [botón].
Inicio del proceso de eliminación múltiple de varias franjas horarias
Configuración y culminación de la eliminación múltiple de varias franjas horarias
Corroboración de que la eliminación múltiple de varias franjas horarias ha sido exitosa