Premia y fideliza a tus clientes con Trainingym Rewards

Mejora la captación y fidelización en tu negocio fitness a través de nuestro programa de puntos y recompensas.

A través de nuestro módulo de gamificación podrás mejorar la captación en tu negocio fitness, a través de un programa de embajadores para vuestros clientes  y poder premiarles por ello. 💫

El funcionamiento de este sistema se basa en que los socios y empleados fitness puedan acumular puntos, los cuales pueden ser canjeados por recompensas.

¿Qué contenidos vamos a ver en este tutorial?

1. Configuración de Trainingym Rewards
   1. General
   2. Invitación
   3. Configuración de puntos
      1. Activar / Desactivar "Módulo de socios"
      2. Regalo de Bienvenida
      3. Programa Embajador
      4. Ejercicio Físico
      5. Encuestas de Experiencia
      6. Acceso y valoración de experiencia
      7. Payments
      8. Aplicar configuración recomendada
      9. Reset de puntos
         
   4. Recompensas
      
      
      1. Editar / Eliminar recompensa
      2. Añadir recompensas
2. Recompensas
   
   1. Entregar / Cancelar / Devolver recompensa
   2. Consultar histórico de una recompensa
      
      
3. Socios
   
   1. Sumar, restar y resetear puntos manualmente
   2. Consulta el histórico de puntos del socio
      
      
4. Análisis Experiencia
5. Invitaciones
   
   
   1. Validar prueba
   2. Validar alta
   3. Registrar solicitud de prueba (sin invitación) en Trainingym Manager
   4. Registrar alta por recomendación (sin invitación) en Trainingym Manager
      
      

 

Te lo explicamos todo paso a paso. 📝

1. Configuración de Trainingym Rewards

En primer lugar, accede a Trainingym Manager con tu usuario y contraseña y selecciona en el menú Trainingym Rewards > Configuración.

A través de la configuración podrás activar, desactivar y configurar Trainingym Rewards®. Así, dentro de este módulo de configuración encontrarás las siguientes pestañas:

General 

• Si se activa el módulo, todo lo relacionado con este aparecerá a los socios en su app y para los empleados, dependerá de los permisos configurados, podrán acceder al menú Trainingym Rewards®.
• Si se desactiva, todo lo relacionado con este desaparecerá a los socios de su app y en Trainingym Manager para los empleados.

Invitación

Personaliza la información del enlace de embajador:

• Título. Máximo 50 caracteres.
• Descripción. Máximo 500 caracteres.
• Imagen. Admite formato .jpg, .png, .gif 
• Decide si:
  • Se genera un código QR de acceso al enviar el formulario con el que los socios podrán acceder al centro, siempre que este trabaje con nuestro control de accesos.
  • Se envía el email de bienvenida al socio al rellenar y enviar el formulario.
• Redacta los términos y condiciones que los socios deben aceptar al realizar la prueba.

Configuración de puntos

Desde el apartado Configuración de puntos podré activar, desactivar y configurar 6 secciones:

• Activar / Desactivar "Módulo de socios":

  • Si se activa el módulo, todo lo relacionado con este aparecerá a los socios en su app

  • Si se desactiva, todo lo relacionado con este desaparecerá a los socios de su app

• Regalo de Bienvenida. Los socios recibirán X puntos como regalo de bienvenida.

• Programa Embajador. Podrás configurar las puntos y beneficios para el embajador:

• • • Puntos por prueba. Si se registra una solicitud de prueba a través de un enlace de socio embajador y se valida, este ganará X puntos.

    • Puntos por alta. Si se registra un nuevo alta de socio por recomendación y se valida, el socio embajador ganará X puntos.

    • Limitar pruebas que se pueden canjear con un enlace de embajador bien por cantidad o por renovación de la cantidad mensual (el contador del nº de pruebas canjeables se reiniciará cada mes).
• Ejercicio Físico. Podrás configurar los criterios por los que los socios ganarán puntos relacionados con su entrenamiento:
  

  • • Actividades. Cada vez que registre su asistencia a una actividad.

    • Workouts. Cada vez que valide una sesión de su rutina o valide un Workout asignado.

    • Virtuales. Cada vez que valide una clase virtual.
    • Límite de puntos al día. Podrás establecer un límite máximo de puntos por día natural que podrán ganar tus socios.

• Encuestas de experiencia. Podrás configurar los criterios por los que los socios ganarán puntos relacionados con su feedback en las encuestas de satisfacción de actividades. servicios y NPS (más info.👉🏻 AQUÍ), así como, establecer un límite máximo de puntos por día natural que podrán ganar tus socios.

•  Acceso y valoración de experiencia

Ahora los clientes pueden sumar puntos por asistir al centro y valorar su experiencia en el mismo. 

Dispones de dos secciones independientes para controlar cada una de estas funcionalidades. 

Acceso

Te permite configurar el nº de puntos que ganarán los clientes cada vez que accedan al centro.

Valoración de experiencia

Si está activado, podrás configurar diferentes parámetros relativos a encuesta de experiencia que recibirá el cliente para valorar como ha sido su día en el centro. 

• • Los minutos tras los que se enviará la encuesta de satisfacción tras el registro de acceso. Máximo 2 dígitos.
    
    
  • El tiempo durante el cual estará disponible la encuesta de satisfacción. Máximo 3 dígitos.
    
    
  • Cada cuántos accesos se envía la encuesta de experiencia.
    
    
  • El nº de puntos que recibirán los clientes por contestar a la encuesta. Máximo 2 dígitos.
    
    

• • Se ofrece la posibilidad de mencionar a empleados:
    • Pulsa sobre el desplegable para seleccionar los empleados del centro que serán visibles y mencionables por los clientes.
    • Pulsa sobre el check "Todos los empleados" si deseas que todo el staff del centro sea visible en la encuesta.
    
    

Dependiendo de si ofreces a tus clientes la posibilidad de ganar puntos o no al contestar la encuesta, los socios recibirán la siguiente encuesta de satisfacción para valorar la experiencia en el centro.

• Payments

Configura el número de puntos que recibirán los socios cada vez que realicen un pago exitoso asociado a una tarifa.

• Aplicar configuración recomendada. En cada uno de los apartados podrás aplicar una configuración recomendada. Al seleccionar esta opción para la forma en la que los socios ganan puntos, podrás ahorrar tiempo en el procedimiento de configuración de Trainingym Rewards. Tras pulsar sobre el botón, aparecerá el mensaje de confirmación:

Seguidamente deberás pulsar el botón Confirmar para que se apliquen los cambios.

• Reset de puntos

Permite resetear o restablecer automaticamente los puntos de los socios de baja cada ciertos días.

 

Recompensas.

Aquí encontrarás el listado de recompensas creadas por tu centro, además de las siguientes opciones:

• Barra de búsqueda para localizar por nombre de la recompensa. 

• Listado de recompensas con columnas editables a través de los ...

• • Imagen. Siempre visible, es obligatoria.
  • Nombre. Siempre visible, es obligatorio.
  • Descripción. Máximo visible a 30 caracteres. Si sitúas el ratón por encima se mostrará la descripción completa. Visualización opcional.
  • Destinatario: Socios. Visualización opcional.
  • Puntos. Visualización opcional.
  • Stock. Calculado automáticamente al cargar la pantalla. Visualización opcional
  • Visible: Es obligatorio. Solo aquellas que estén activas se mostrarán a los socios en la app.

• Opciones dentro de cada recompensa:
  • Editar. Podrás modificar los campos dentro de la pantalla configuración de la recompensa
  • Eliminar. Aparecerá el mensaje de confirmación ℹ️ "¿Estás seguro?

• Añadir recompensa. Acceso directo para añadir una nueva recompensa.

• • Nombre. Este nombre se muestra a los socios en la app. Te recomendamos usar nombres cortos y concisos.
  • Destinatario. Selecciona para quien estará disponible esta recompensa.

• • Descripción. Esta descripción se muestra a los socios en la app. Te recomendamos usar descripciones de recompensas que sean concisas y “atractivas”, enfocadas en el beneficio que tiene canjearlo. Máximo 500 caracteres.
  • Imagen. Admite formato .jpg, .png, .gif 
  • Unidades disponibles. Este es el número de unidades disponibles que verá el socio en la app. Este dato se actualiza cada vez que se solicita la recompensa

• • Precio (Puntos). Puntos necesarios para canjear la recompensa.                                            👉 ℹ️ Si tienes dudas para determinar el coste en puntos, puedes usar la calculadora Moneda - Puntos
    • 🔢 Calculadora. Tras pulsar el icono, se abrirá el modal de calculadora, que mostrará moneda y puntos:
      • La tasa de conversión tipo es 1 punto = 0,05€
      • La moneda dependerá del país del centro
      • Mediante una base de datos de conversión, se calculará automáticamente el cambio de divisa € → Moneda del país.    Ejemplo: 0,05€ = 0,20 soles, entonces 1 punto = 0,20 soles en centro con país Perú

• • • • Guardar. Tras pulsar en le botón, se aplicará el valor de puntos sobre el de la pantalla recompensa.

• • Renovación automática de stock. Si activas esta opción se renovará de manera automática el stock. De lo contrario, habrá que hacerlo manualmente. Tendrás que seleccionar cuando quieres que se renueve el stock (cuando se agote o periódicamente).
  • Ocultar cuando no queden unidades disponibles. Si activas esta opción, la recompensa desaparecerá de la app cuando se agote el stock. De lo contrario, la recompensa seguirá apareciendo, pero se mostrará “unidades agotadas".

Pulsa 💾 Guardar para crear una nueva recompensa o se guarden los cambios aplicados en una existente.

2. Recompensas

 

Podrás visualizar las recompensas solicitadas por los socios desde la app y web Easy con los siguientes datos y opciones en el listado:

• • Buscador por Nombre y/o apellidos del socio.

    • Filtros:

      • Recompensas (muestra un listado de las disponibles).

      • Rango de fechas de solicitud. De forma predeterminada se aplica un filtro en el que se muestran las recompensas solicitadas en los últimos 6 meses.

      • Estado de la recompensa (Solicitada, Cancelada, Entregada y Devuelta).

    
  • Columnas: 
    • Imagen del socio.
    • Nombre de socio.
    • Apellidos del socio.

    • Recompensa solicitada.

    • Puntos canjeados. - X

    • Fecha de solicitud.
    • Estado: Solicitada, Cancelada, Entregada y Devuelta.

• • Opciones de la recompensa: 
    • Entregar.
    • Cancelar.
    • Devolver.
    • Ver histórico.

Entregar / Cancelar / Devolver recompensa

Desde el listado de recompensas podrás seleccionar desde Opciones y seleccionar Entregar o Cancelar la recompensa solicitada por tus socios desde la app o web Easy:

• Entregar recompensa. Al pulsar sobre Entregar aparecerá un mensaje de confirmación. Al confirmar:
  • El estado de la recompensa cambiará a ✔️Entregada en el listado de recompensas.

    • Las opciones Entregar y Cancelar quedarán deshabilitados.

    • La opción Devolver aparecerá entre las opciones (limitado por permiso específico).

• Cancelar recompensa. Tras pulsar en Cancelar, aparecerá un mensaje de confirmación. Al confirmar:
  • Se le devolverán los puntos correspondientes al socio.
  • El estado de la recompensa cambiará a ❌Cancelada en el listado de recompensas.
    • Las opciones Entregar / Cancelar / Devolver quedarán deshabilitadas.
  • La operación quedará registrada en los distintos históricos:
    • En el histórico de la recompensa que al que se accede desde el listado.
    • En el histórico de recompensas del socio: App y Web Manager al que se accede desde el listado de socios Trainingym Rewards.
  • La recompensa solicitada desaparecerá del tab Hoy tienes de la app.
• Devolución de Recompensas. Al pulsar sobre Devolver aparecerá un mensaje de confirmación "Esta recompensa ha sido ya entregada ¿Estás seguro?". Si confirmo la acción:

  • Se le devolverán los puntos correspondientes al socio.

  • El estado de la recompensa cambiará a Devuelta en el listado de recompensas.

    • Las opciones Entregar, Cancelar y Devolver quedarán deshabilitadas.

  • La operación quedará registrada en los históricos:

    • En el histórico de la recompensa que al que se accede desde el listado.

    • En el histórico de recompensas del socio: App y Web Manager al que se accede desde el listado de socios Trainingym Rewards.

Consultar histórico de una recompensa

Podrás consultar los estados por los que pasa una recompensa. Para ello, pulsa en la opción 👁️ Ver histórico o en estado de una de las recompensas del listado para visualizar el histórico con los cambios de la solicitud:

• Fecha de operación.
• Operación: Solicitud / Entrega / Cancelación.
• Empleado que realiza la operación.

 

3. Socios

A través de este listado podrás ver un listado de los socios participantes de Trainingym Rewards y sus puntos, en el que aparecerán todos los que accedieron al menos una vez al módulo (vieron el tutorial) con los siguientes datos y opciones:

• Barra de búsqueda por nombre y apellidos de socios.
• Filtrar:
  • Perfil de socio (más info.👉🏻 AQUÍ).
  • Grupo de socios (más info.👉🏻 AQUÍ).
  • Sexo: Hombre / Mujer
  • Edad: (rango entre X hasta X años).
  • Puntos (rango entre X y X+ puntos).
• Columnas editables del listado de socios a través de los ... En caso de modificación, se guardará la disposición de columnas y cargará así la próxima vez que se acceda a esta pantalla:

  • Imagen. Obligatoria.

  • Nombre. Obligatoria.

  • Apellidos. Obligatoria.

  • Email. Opcional.

  • ID.Externo. Opcional.

  • Puntos. Obligatoria.

• Opciones disponibles en los socio:

• • • Sumar.

    • Restar.

    • Resetear.

    • Ver histórico.

Sumar, restar y resetear puntos manualmente

Podrás sumar, restar y resetear los puntos de uno o varios socios accediendo desde Opciones > Sumar / Restar / Resetear con los siguientes datos:

• Sumar y restar puntos. Al pulsar sobre el botón Sumar o Restar, bien sea desde las opciones del listado, o bien tras selección múltiple se abrirá la ventana de Suma o Resta de puntos. En esta ventana deberás indicar:

1. 1. 1. 1. Puntos a sumar o restar.
         2. Motivo de la suma o resta de puntos.
         3. Confirmar.

Al completar la operación de suma o resta de puntos: 

• • El cambio de puntos se reflejará en la app, del socio y manager.

  • El cambio de puntos quedará registrado en el histórico de puntos del socio.

Resetear puntos.

Al pulsar sobre el botón Resetear, bien desde las opciones del listado, o bien tras selección múltiple, se abrirá la ventana con el mensaje "Esta acción es irreversible y dejará en 0 los puntos del socio. ¿Estás seguro?"

Al completar la operación de Resetear: 

• • El cambio de puntos se reflejará en la app, del socio y manager.

  • El cambio de puntos quedará registrado en el histórico de puntos del socio.

Consulta el histórico de puntos del socio

Podrás acceder al un histórico detallado de movimientos de cualquier soci@ accediendo desde Opciones > Ver histórico con los siguientes datos:

• Fecha.

• Evento.

• Detalle. 

• Puntos: puntos obtenidos o descontados.

• Empleado: sólo donde aplica (suma de puntos manual / encuesta servicios).

• Podrás exportar el histórico de puntos del soci@ en excel 💥a través de los ...

 

4. Análisis Experiencia

El submenú Análisis Experiencia te permite consultar los resultados de la encuesta de experiencia que se envía tras el acceso al centro de los clientes si así se tiene configurado.

El informe permite consultar la experiencia diaria, semanal y mensual, pudiendo elegir el día, semana o mes para el que se deseen obtener datos, mostrando: 

• Encuestas recibidas: nº total de encuestas de experiencia respondidas.
• Valoración media: promedio sobre 5★ de todas las encuestas respondidas.
  
  

Además, cuenta con un Ranking de empleados donde poder visualizar el nº de menciones recibidas y la valoración promedio (sobre 5★) de cada uno de ellos.

Dispone de un gráfico comparativo de la evolución mensual.

En la parte inferior se puede desplegar el histórico de valoraciones donde revisar una a una las valoraciones de los clientes.

• Filtros: 
  • Buscar por nombre de socio
  • Filtrar por rango de fechas
  • Por valoración (1-5★)
  • Por comentario (Si el cliente ha escrito algún comentario en la valoración)
  • Por empleado mencionado

• Ver detalles
  • Email del cliente
  • Teléfono
  • Socio: Nombre y Apellidos
  • Fecha de la valoración
  • Valoración (sobre 5★)
  • Comentario (Si el cliente ha dejado un comentario en la encuesta)
  • Empleado mencionado.

 

5. Invitaciones

A diferencia del resto de secciones, puedes encontrar el listado de invitaciones dentro del menú Socios.

Este listado te mostrará todas las invitaciones solicitadas con los siguientes datos y opciones:

• Barra de búsqueda por nombre y apellidos de socios.
• Filtrar:
  • Tipo de usuario: Socio / Empleado.
  • Estado de la invitación: Validada / Alta / Solicitada.
  • Rango de fecha de solicitud.
  • Rango de fecha de alta.
• Registrar Prueba. Acceso directo para añadir una prueba por recomendación (sin invitación).
• Registrar Alta. Acceso directo para añadir una prueba por recomendación (sin invitación).

• Listado de pruebas y altas enviadas entre socios con columnas editables a través de los ...

• • Embajador: nombre y apellidos del socio que invita o recomienda. Obligatoria.

  • Tipo de usuario: Socio/Empleado. 
  • Nombre del interesado: nombre y apellidos del socio que prueba o se da de alta. Obligatoria.

  • Email del interesado.

  • Teléfono del interesado.
  • Fecha de solicitud: fecha en la que se envía el formulario de solicitud de prueba.

  • Fecha de prueba:  fecha en la que se valida una solicitud de prueba por invitación.

  • Fecha de alta: fecha en la que se registró el alta por recomendación.
  • Estado de la solicitud. Obligatoria:
    • Solicitada: la prueba no se ha validado.
    • Validada: la prueba se ha validado.
    • Alta: se ha registrado el alta de socio invitado por recomendación.
• Opciones disponibles en los socios:

• • Validar prueba
  • Validar Alta
  • Ver detalles. Al pulsar, se abrirá una ventana con los detalles de la invitación:
    • Embajador.
    • Fecha

• • • Movimiento:

      • Invitación de prueba solicitada: el socio invitado ha completado el formulario enviado por el embajador.

      • Invitación de prueba validada: el empleado ha validado la invitación de la asistencia al centro del socio.

      • Alta de invitación de prueba: el empleado ha validado el alta en el centro del socio invitado.

    • Invitado: nombre y apellidos del socio que prueba o se da de alta.

    • Empleado que efectuó la acción: empleado logueado o “automático”.

    • Puntos: puntos que obtiene el embajador por prueba / alta del invitado validado.

 

Validar prueba

Desde el listado, el empleado podrá validar la invitación para la asistencia al centro del socio invitado. Para ello, deberá seleccionar Opciones > Validar prueba y completar los datos faltantes en la ventana (nombre, apellidos y email vienen completos del formulario):

Al pulsar sobre Guardar, se realizará una comprobación de email y DNI introducido en el listado de socios potenciales:

• En caso de detectar uno o varios socios potenciales con el mismo email o DNI introducido, el sistema nos dará la opción de:

  • Seleccionar socio, unificar y registrar la prueba. Se mostrará un listado de socios coincidentes, permitiendo seleccionar un socio. Al seleccionar uno de los socios "duplicados":
    • Se grabará sobre el socio seleccionado la nueva fecha de prueba.

    • El estado pasará a ✔️ Validada en el listado de pruebas y altas.

    • El socio embajador recibirá los puntos correspondientes.

    • El socio embajador verá el nuevo estado actualizado de su referido en la app.

    • La operación quedará registrada en el histórico de pruebas y altas y de puntos del socio embajador.

• • Crear nuevo socio potencial y registrar prueba. Se creará un nuevo socio potencial y:

    • El estado pasará a ✔️ Validada en el listado de pruebas y altas.

    • El socio embajador recibirá los puntos correspondientes.

    • El socio embajador verá el nuevo estado actualizado de su referido en la app.

    • La operación quedará registrada en el histórico de pruebas y altas y de puntos del socio embajador.

Validar alta

Desde el listado, el empleado podrá validar la alta del socio en el centro. Para ello, deberá seleccionar Opciones > Validar alta y completar los datos faltantes en la ventana (nombre, apellidos y email vienen completos del formulario):

Hay dos formas de que se complete un alta por recomendación:

• Automático: al detectar automáticamente un alta de socio (conversión a activo), de un socio potencial cuyo origen es una invitación de Trainingym Rewards, entonces:

• • Se validará automáticamente el alta en el listado de pruebas y altas, quedando grabada la operación en los históricos de pruebas y altas.

  • Se entregarán los puntos correspondientes al socio embajador que le envió la invitación, quedando grabada la operación en el histórico de puntos del socio.

  • El socio embajador verá su nuevo invitado en la sección correspondiente de la app.

• Proceso validación de Alta Manual

El empleado deberá seleccionar Opciones > Validar alta y completar los datos faltantes en la ventana (nombre, apellidos y email vienen completos del formulario). Tras guardar:

• • Si el invitado sigue como socio potencial, este se convertirá en socio activo.

• • El estado de la invitación pasará a 🏆 Alta en el listado.

  • El socio embajador recibirá los puntos por alta.

  • El socio embajador verá el nuevo estado actualizado de su invitación en la app.

  • La operación quedará registrada en el histórico de pruebas y altas y de puntos del socio embajador.

  • La opción Validar prueba quedará desactivada, no permitiendo una validación de prueba posterior a la validación de alta.

Registrar solicitud de prueba (sin invitación) en Trainingym Manager

En el listado de invitaciones podrás registrar pruebas tras completar el formulario con los siguientes datos:

• Fecha de registro (no podrá ser posterior al día en curso)

• Seleccionar el socio que invita (embajador) entre el listado de socios activos.

• Introducir Datos del interesado en probar:

  • Nombre.

  • Apellidos.

  • Sexo.
  • Fecha de nacimiento.

  • NIF.

  • Email.

  • Teléfono.
• Tras pulsar en guardar se detecta una duplicidad en el campos email con otro socio potencial que ya haya validado una prueba, serás advertido de ello, pero podrás avanzar y confirmar la acción. Si confirmas la acción de guardar:

• • Se creará un nuevo socio potencial con los datos introducidos en la ventana de validación.

    • El origen de este socio se marcará como “Trainingym Rewards”.

  • Se marcará así en el listado de pruebas y altas con mensaje tipo “Invitación de prueba canjeada”.

• • El socio que invitó recibirá los puntos correspondientes por invitación.

Registrar alta (sin invitación) en Trainingym Manager

En la pantalla listado de "Pruebas y altas" podrás registrar altas tras completar el formulario con los siguientes datos:

• Fecha de registro (no podrá ser posterior al día en curso)

• Seleccionar el socio que invita (embajador) entre el listado de socios activos.

• Introducir Datos del interesado en probar:

  • Nombre.

  • Apellidos.

  • Sexo.
  • Fecha de nacimiento.

  • NIF.

  • Email.

  • Teléfono.
• Tras pulsar en guardar se detecta una duplicidad en el campos email con otro socio, serás advertido de ello, pero podrás avanzar y confirmar la acción. Si confirmas el proceso de alta:
  • El nuevo socio quedará registrado como socio activo, con origen “Trainingym Rewards”.

  • Se creará una nueva fila de la tabla listado de pruebas y altas, con los datos de la interacción, y estado🏆 Alta.

  • La operación quedará registrada en el histórico de pruebas y altas y de puntos del socio embajador.

  • El socio embajador recibirá los puntos por alta.

  • El socio embajador verá el nuevo estado actualizado de su invitación en la app.

 

Además del módulo de socios, en Trainingym Manager también encontrarás el módulo de Rewards para empleados. Accede al siguiente 👉 enlace para saber más.