Trainingym Payments
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      Gestiona los pagos de tus clientes de forma eficiente con Trainingym Payments

      Lleva un control de todos los pagos que realicen tus clientes desde el apartado Pagos dentro de Payments

      En este tutorial nos centraremos en todo lo relativo a pagos de tus clientes y en concreto, en todas las opciones de las que dispones desde el listado Payments > Pagos.

      ¿Qué contenidos vamos a ver en este tutorial?

      Te lo explicamos todo paso a paso. 📝

      Introducción

      Desde la pestaña de Pagos ahora podrás consultar de forma más sencilla y rápida todas las operaciones de sus clientes, así como registrar las operaciones con los diferentes medios de pago que tenga configurados en su centro.


      El listado de pagos también incluye algunas mejoras:


      Buscar:

      • Nombre o apellidos del cliente
      • ID de la transacción
      • Concepto de pago

      Filtrar por:

      • Producto.
      • Estado.
      • Método de pago.
      • Tipo de producto
      • Rango de fechas del registro. Por defecto, se mostrarán los últimos 3 meses, tal y como indica el banner azul inferior.
      • Rango de fechas de valor.
      • Empleado. En caso de que el registro de pago lo haya realizado alguien del staff.
      • Canal por el cual se haya tramitado el pago. (Socio / Empleado)

      • Descargar el listado en excel .
      • Consultar el listado de reembolsos emitidos.
      • Descargar corte de caja.

      Verás las siguientes columnas (editables mediante ...):

      • Imagen del socio al que corresponde la transacción. Si el cliente no tiene una foto en su ficha, se visualizarán las iniciales de su nombre y primer apellido. Obligatorio.
      • Nombre. Permite ordenar en orden ascendente o descendente. Obligatorio.
      • Apellidos. Permite ordenación ascendente o descendente. Obligatorio.
      • CPF/NIF del cliente.
      • Tipo. Tarifa / Bono / Producto / Créditos / Personalizado. Obligatorio.
      • Concepto. Nombre del producto/paquete de créditos adquirido. Obligatorio.
      • Precio unitario del tipo de producto adquirido.
      • Cupón. Código del cupón añadido.
      • Descuento. % de descuento añadido al registrar un pago o crear una suscripción desde Manager.
      • Cantidad. Puedes ser 1 o varios en el caso de productos.
      • Total. Precio final
      • Método de pago utilizado.
      • Fecha y hora de registro de la transacción. Siempre será el día actual cuando se registre una transacción manualmente. Orden ascendente o descendente.
      • Fecha de valor. Fecha en la que el sistema indica cuándo el cliente realizará el pago en el caso de transacciones registradas manuales por parte del staff. Si la transacción se realiza a través de la aplicación móvil o de la página web personalizada Easy, la fecha de valor y la fecha de registro serán las mismas.  Ordenación ascendente o descendente.
      • Estado de la transacción: Pendiente/ Exitoso / Reembolso pendiente / Reembolsado / Cancelado / Reembolsado parcialmente / Disputado / Impagado.
      • ID de la transacción
      • Canal.
        • Empleado: La transacción fue registrada manualmente por un empleado desde Manager.
        • Socio: La transacción fue realizada por un cliente desde la app o la web personalizada Easy.
      • Empleado. Nombre del empleado que registró la transacción si esta se realizó desde Manager.
      • Notas. Podrás visualizar las notas introducidas en el registro de pago o la creación de una suscripción. Este campo no es visible para el socio.

      Utilizando el botón ⚙️ "Opciones" puedes ver:

        • Ver detalles: Ver más información sobre una transacción específica.


          • Editar fecha de valor. 

          • Cambiar estado (no disponible para pagos online).

      🚨 ¡Importante!

      Si cambias el estado de una transacción de "Impagado" a "Exitoso", aparecerá un modal informándote de que esta transacción está vinculada a una suscripción y deberás confirmar si deseas dar de alta al socio, si procede.

      • Si confirmas la reactivación:
        • El cliente pasará a ser alta (si estaba de baja).
        • Se aplicarán las condiciones de suscripción iniciales (fechas, precio y periodicidad de pago).
      • Si no confirmas la reactivación, el estado del pago cambiará, pero la suscripción vinculada no se reactivará (quedará en estado Cancelada, no pudiendo reactivarse en el futuro).
      • Reembolsar: Para realizar un reembolso total o parcial de esta transacción. Solo disponible para transacciones con estado "Exitoso".

      • Gestionar disputa. Sólo disponible para transacciones en las que el cliente ha abierto una disputa.
      • Recibo. Permite ver e imprimir el recibo de la transacción.

      ⚠️ ¡Atención! 

      El personal del centro deportivo será el encargado de cambiar el estado de las transacciones. Si tras el periodo de carencia no se cambia el estado de Incompleto a Exitoso, la transacción pasará automáticamente a Impagado.

      🔍 Al igual que con los pagos, en caso de reembolso, el equipo será responsable de cambiar el estado de Pendiente de reembolso a Reembolsado total o parcialmente, según corresponda.

      Ahora, por defecto, se te mostrarán 30 resultados por página en pantalla, para así poder visualizar mayor cantidad de transacciones de un simple vistazo. Puedes modificar los resultados que se muestren por página en la parte inferior del listado.

      Registrar un pago en Manager

      Para registrar un nuevo pago, pulsa el botón "Registrar pago" en la esquina superior derecha del menú Payments > Pagos.

      Selecciona el tipo de pago que desea registrar.

      Elige entre: 

      • Tarifa
      • Bono
      • Producto
      • Personalizado
      • Créditos
      Para más información sobre los tipos de producto consulta nuestro tutorial específico sobre productos 👈


      Dependiendo del tipo de pago seleccionado visualizarás unos u otros campos, aunque algunos son comunes. Veámoslos en detalle:

      Tarifa

      • Nombre del socio
      • Producto
      • Precios. A elegir si existen varios dependiendo de la periodicidad.
      • Impuesto. Si el producto tiene un impuesto vinculado se rellenará por defecto. Será igualmente editable.
      • Prorratear. 
      • Método de pago.
      • Fecha de inicio: Fecha a partir de la cual comenzará la suscripción. 

      🚨 ¡Importante!

      • Fecha futura: 
        • Al elegir una fecha futura estamos programando el inicio de la suscripción para una fecha concreta. Será a partir de esta fecha cuando el cliente podrá hacer uso de la misma, así como a partir de esta fecha cuando se contabilizarán los días de prueba, si los hubiera, además de la recurrencia del pago si no se prorratea. En el caso de un producto de pago único con fecha de caducidad, ésta se contabilizará a partir de la fecha de inicio.
      • Fecha a pasado:
        • Si el método de pago es online no será posible elegir una fecha de inicio a pasado.
        • Si el método de pago no es online, deberemos de tener en cuenta los días de carencia establecidos.
      • Fecha de fin: Fecha en la que finalizará una tarifa 
      • Fecha de valor.
      • Estado.

      En el apartado Opciones adicionales podemos configurar:

      • Cupón -- Código
      • Descuento. En porcentaje
      • Prueba gratuita. En días naturales.
      • Notas.

      💡 Sugerencia

      Consejos para eficiencia: Utilizar la columna de notas para proporcionar detalles importantes o contexto relacionado con el pago. Activar la columna de notas de forma predeterminada para agilizar el proceso de añadir notas a los registros de pagos. Aprovechar la función de desplazamiento para ver el texto completo de notas más largas sin saturar la interfaz.Descargar el archivo Excel de registros de pagos para ver la columna de notas y otra información relevante en un formato organizado.


      🔍 Recuerda

      • Si registras un pago con fecha de inicio a futuro, la suscripción aparecerá como "Programada" en el menú Payments > Suscripciones.

      • Si registras un pago con días de prueba, la suscripción aparecerá como "Prueba gratuita" en el menú Payments > Suscripciones.

      Bono

      • Nombre del socio.
      • Producto.
      • Precio.
      • Impuesto.
      • Método de pago
      • Fecha de inicio.
      • Fecha de fin.
      • Fecha de valor.
      • Estado

      En Opciones adicionales encontrarás:

      • Cupón -- Código.
      • Descuento.
      • Notas.

      ⚠️ ¡Atención!

      En el campo fecha fin de un bono debemos tener en cuenta lo siguiente: 

      • Si el bono se ha configurado con fecha de caducidad, esta fecha fin se calculará en base a los días de caducidad.

      Si editamos la fecha de inicio: 

      • Si la fecha de inicio no supera a la fecha fin original, la fecha fin no se modificará, manteniendo la fecha original, lo que provocará que el bono se alargue o se acorte según la fecha de inicio introducida.
      • Si la fecha de inicio supera la fecha fin original, el campo fecha fin pasará a mostrar "indefinida". Al guardar comprobaremos que el sistema ha recalculado la duración del bono en base a la caducidad.

      Si el bono tiene fecha de caducidad, pero no tiene sesiones limitadas, e intentamos borrar la fecha fin al registrar el pago, una vez guardemos el sistema nos habrá colocado nuevamente la fecha fin original, pues un bono necesita cumplir uno de estos dos requisitos: 

      • Caducidad
      • Sesiones limitadas

      Producto

      • Nombre del socio
      • Producto.
      • Precio.
      • Cantidad. Número de unidades vendidas a través de una misma transacción.

      💡 Sugerencia

      Vende varias unidades de un mismo producto en una sola transacción.

       

      • Impuesto.
      • Método de pago.
      • Fecha de valor.
      • Estado.

      Opciones adicionales:

      • Cupón -- Código.
      • Descuento.
      • Notas.

      Personalizado 

      • Nombre del socio.
      • Concepto. Obligatorio. Máximo 50 caracteres
      • Precio. Introducir manualmente el precio deseado. Máximo 8 cifras + 2 decimales.
      • Impuesto.
      • Método de pago.
      • Fecha de valor.
      • Estado.

      En opciones adicionales:

      • Descuento.


      Créditos

      • Nombre del socio.
      • Producto.
      • Precio.
      • Impuesto.
      • Método de pago.
      • Fecha de valor.
      • Estado.

      En opciones adicionales:

      • Descuento.

       

      Pago personalizado 

      Los pagos personalizados te permiten registrar pagos sin necesidad de estar vinculados a una tarifa, bono o producto, permitiéndote ajustar el balance pendiente de un socio.

      Si pulsas sobre registrar pago podré seleccionar el tipo personalizado:

      • Tendrás que introducir el concepto del pago. Máximo 50 caracteres.

      • Tendrás que introducir el importe (precio) del pago.

      • Se aplicarán los mismos requisitos adicionales para el pago de producto (Fecha de valor, *Método de pago, *Estado, Cupón, Descuento).

      🚨 ¡Importante! 

      Registrar un pago personalizado no genera una suscripción al cliente en Trainingym Manager visible a través del menú Payments > Suscripciones.


      Si completas el registro de pago personalizado, quedará registrado en el histórico de pagos.

      • Podrás realizar las mismas acciones sobre este registro que para el resto de pagos de producto.

       

      Métodos de pago online 

      Ahora ya puedes registrar un pago o crear una suscripción desde Manager seleccionando métodos de pago online. 

      Si tienes una cuenta de Stripe vinculada, dispondrás de la opción "tarjeta bancaria" como método de pago online. Si además tienes Adeudo SEPA configurado, se te mostrará la opción "cuenta bancaria" también como método de pago.

      Tanto en el modal "Registrar pago" en el menú Payments > Pagos, como en el modal "Crear suscripción" en el menú Payments > Suscripciones, dispondrás de esta funcionalidad.

      Una vez seleccionado el socio, el tipo de producto y el precio elige en el desplegable Método de pago la opción "tarjeta bancaria" o "cuenta bancaria".

      Ejemplo de modal "Registro de pago" con opción "Cuenta bancaria"

      Ejemplo de modal "Crear suscripción" con método "Tarjeta bancaria"

      ⚠️ ¡Atención!

      Si seleccionamos alguno de estos métodos de pago y, o bien la tarifa elegida o el socio no están vinculados con Stripe, se nos indicará mediante dos mensajes independientes de aviso.

      Vincular un socio a Stripe.

      Por defecto, tanto los socios que creemos manualmente desde Manager como los clientes que se registren a través de la web personalizada Easy, se vincularán directamente con Stripe, creándoseles una cuenta en dicha pasarela de pago.

      Puede ocurrir que activemos Stripe una vez ya tenemos a nuestros socios creados, en cuyo caso se nos indicará que el socio no está vinculado a Stripe al seleccionar un método de pago online en el registro de un pago o la creación de una suscripción.

      Si pulsamos "Resolver" el sistema revisará si el cliente tiene un email guardado en su ficha. 

      De no ser así, se abrirá un modal para introducir el email.

      Una vez el cliente tenga un email válido, podremos vincularlo con Stripe y se nos mostrará un mensaje de éxito.

      Vincular un producto a Stripe

      Al igual que con los socios, por defecto, si tenemos nuestra cuenta de Stripe vinculada, al crear las tarifas, estas se nos vincularán automáticamente a nuestra cuenta de Stripe.

      En caso de seleccionar una tarifa no vinculada y un método de pago online desde los modales "Registro de pago" y "Crear suscripción", se nos mostrará un aviso para solventar el problema.

      Si pulsamos "Resolver" la tarifa se vinculará con nuestra cuenta de Stripe y se mostrará un mensaje de éxito. 

      Tarjeta bancaria

      Al seleccionar "tarjeta bancaria" como el método de pago deseado podremos: 

      • Elegir alguna de las tarjetas ya existentes que puedan haber sido guardadas anteriormente.
        • La tarjeta principal aparecerá marcada como "Predeterminada".

      • Añadir tarjeta.
        1. Pulsa sobre "+ Añadir tarjeta".

        2. Rellena todos los campos con los datos del titular y de la tarjeta.

        3. Pulsa sobre 💾 Guardar para añadir la tarjeta y poder seleccionarla.

      Cuenta bancaria


      Al seleccionar "Cuenta bancaria" como método de pago podremos: 

      • Elegir alguna de las cuentas ya existentes que puedan haber sido guardadas anteriormente.
        • La cuenta principal aparecerá marcada como "Predeterminada".

      • Añadir cuenta bancaria.
        1. Pulsa sobre "+ Añadir cuenta bancaria".

        2. Rellena todos los campos del titular y de la cuenta.

        3. Pulsa sobre 💾 Guardar para añadir la cuenta y poder seleccionarla.

      🚨 ¡Importante!

      Si elegimos algún método de pago online al registrar un pago y/o crear una suscripción, la fecha de inicio no podrá ser a pasado, deberá ser siempre el día en curso o posterior.

      Modifica el método de pago de una transacción emitida 


      Si lo deseas, podrás modificar el método de pago utilizado por un cliente al realizar la compra de un producto, de forma que los futuros cobros asociados se realicen a través del nuevo método de pago configurado.

      📌 Advertencia:

      Para poder realizar esta acción (editar un método de pago) debes tener activado el permiso correspondiente.  Accede a tu permiso de empleado desde el menú Mi Centro > Permisos.


      Para poder editar el método de pago asociado a una transacción, dirígete al menú Payments > Pagos.

      A continuación, clica sobre el botón de ⚙ Opciones de una transacción y seguidamente clica sobre la opción "Cambiar método de pago".

      📌 Advertencia:

      La opción "Cambiar método de pago" sólo está disponible para pagos cuyo estado es "Exitoso".


      Una vez hayas clicado en la opción "Cambiar método de pago", te aparecerá un modal con el método de pago utilizado en dicha transacción. Para cambiarlo simplemente abre el desplegable y selecciona el nuevo método de pago.

      Método de pago actual


      Selección del nuevo método de pago


      Nuevo método de pago seleccionado. Confirmar

      Tras confirmar, un modal te informará que la acción fue realizada con éxito.

      🔖 Nota:

      Desde la opción "Histórico" de la transacción podrás consultar la acción realizada.




      La modificación del método de pago de una transacción también puede ser realizada desde la ficha del cliente a través de la sección "Pagos".

      Clica sobre el ✏ en el campo "Método de pago" y selecciona el nuevo método de pago.

      🔖 Nota:

      • El nuevo método de pago se aplicará a partir del próximo pago.
      • Debes informar al cliente de esta actualización del método de pago, ya que esta operación se ejecutará sin su consentimiento.

      Reembolsos emitidos

      Para visualizar los reembolsos pulsa sobre [...] y "Reembolsos emitidos".

      Se mostrará un listado de los reembolsos parciales o completos.

      Podrás buscar por: 

      • Socio.
      • Empleado
      • ID Transacción

      Podrás filtrar por: 

      • Estado
      • Rango de fechas de registro
      • Canal
      • Empleado

      Podrás visualizar las siguientes columnas:

      • Fecha de registro
      • Precio
      • Concepto
      • Motivo del reembolso
      • Socio
      • ID Transacción
      • Canal
      • Empleado
      • Tipo de reembolso

      Además, podrás visualizar los detalles del reembolso y abrir el recibo.

      Corte de caja

      Trainingym te ofrece la posibilidad de extraer un reporte de corte de caja para uno o varios empleados. 


      Pasos para extraer el reporte de control de caja:

      1. Pulsa sobre los 3 puntitos al lado del buscador.
      2. Selecciona la opción "Descargar corte de caja".

      3. Se abrirá un modal donde puedes acotar ciertos datos:
        1. Horario
        2. Fecha de registro
        3. Empleado/s. Por defecto se mostrarán seleccionados todos los empleados del centro.
      4. Completa los datos deseados y pulsa sobre "Descargar".

      5. Se descargará un excel con los datos seleccionados: