El horario de actividades dirigidas de un centro deportivo es un elemento de gran interés para los socios, ya que les permite consultar rápidamente la parrilla de clases grupales y eventos en función de sus intereses. Además de esta utilidad, el programa de actividades puede ser un gran recurso para medir la productividad de actividades y técnicos mediante el registro de la asistencia a las mismas.
En este artículo explicamos todas las opciones de edición del horario de Actividades:
Programar actividades
Accede al menú Actividades > Administrar Horario Trainingym Manager.Desde esta pantalla, dispones de una serie de "filtros" y "opciones" que te facilitarán la visualización y gestión del horario de actividades de tu centro.
- Filtrar. Permite segmentar el horario de actividades en base a parámetros como el Empleado que la imparte o el grupo de actividad.
- Vista Día / Semana. Por defecto se muestra la semana en curso.
- Avanzar > y Retroceder < de semana o día. Para ver únicamente las actividades programadas en el día en curso, haz clic en la opción "Día".
- Restablecer (filtros). El botón te permite "eliminar" los filtros empleados.
- Calendario. Permite acceder a una semana o día concreto del horario.
Programar Actividad. A través del botón , podrás crear el horario para una actividad.
- Hoy. Desde el calendario, podrás volver a la semana o día en curso haciendo clic en la palabra "Hoy". Cada actividad programada en el horario cuenta con información adicional sobre los siguientes aspectos: Si la actividad ha sido impartida , cancelada o pendiente de validación
- Si la actividad es reservable o no reservable
- Si la actividad tiene puestos numerados o no
- Número de reservas realizadas versus número de plazas disponibles
Configuración de Reservas
Al hacer clic sobre cualquier actividad, desde el apartado "Reservas", el staff del centro podrá realizar las siguientes acciones:
- Asignar la reserva a un cliente para dicha actividad.
- Validar la reserva de un cliente.
- Cancelar la reserva de un cliente
Configuración de la Actividad
Una vez analizados los elementos de búsqueda y visualización de la pantalla ADMINISTRAR HORARIO, veamos las opciones de edición disponibles para que modificar tu horario de actividades sea una tarea realmente sencilla.
Al hacer clic sobre cualquier actividad, desde el apartado "Configuración", podrás editar cualquier campo de la misma, excepto el periodo de tiempo en el que ha sido creada. Los campos editables son los siguientes:
- Sala. Selecciona una sala del listado en la cual se impartirá la actividad.
- Técnico. Selecciona un técnico del listado el cual se encargará de impartir dicha actividad.
- Dificultad. Selecciona un nivel de dificultad del listado para la actividad en cuestión.
- Plazas. Por defecto, se mostrará el aforo de la sala donde se imparta la actividad. Este número de plazas es modificable. Este dato te permitirá posteriormente obtener datos de productividad comparando los datos de asistencia real respecto al target marcado para dicha actividad y las plazas disponibles.
- Hora de inicio. Selecciona la hora de inicio de la actividad.
- Duración. Selecciona que duración va a tener la actividad.
- Target. Determina el objetivo de asistencia deseado para la actividad. Respecto a este indicador, recomendamos fijar un target "realista" en primera instancia. En cualquier caso, el target marcado debe reflejar la rentabilidad de la actividad en función del número de asistentes a la misma.
- Reservable. Selecciona el checkbox si la actividad puede ser reservada por los clientes de tu centro. En caso afirmativo, deberás indicar el número máximo de plazas que pueden ser reservadas a través de App y Web (www.tguser.com).
- Numerada. Selecciona el checkbox si la actividad reservable contará con puestos numerados. En caso afirmativo, deberás indicar los puestos por fila.
- Apertura por técnico. Esta opción afecta a todos aquellos centros que utilizan la aplicaciónTrainingym Booking para controlar la asistencia de los clientes a las actividades. Selecciona el checkbox, si el técnico debe "abrir" la actividad en la aplicación manualmente para que puedan acceder los clientes o bien déjalo desactivado para que sea la aplicación la que realice este proceso de forma automática en función de la configuración establecida en TGManager.
- Ocultar. Seleccionar esta opción te permite "ocultar" una actividad para que no pueda ser vista por tus clientes a través de la App, Web o Quiosco del centro. Esta opción puede ser interesante para crear otro tipo de actividades en el centro que no quieras mostrar junto al horario de clases dirigidas como cursos, eventos, sesiones de entrenamiento personal, etc.
Validación de la Asistencia
Al hacer clic sobre cualquier actividad, desde el apartado "Validación", el staff del centro podrá validar una actividad como impartida o cancelada o dejarla como pendiente.
Opciones de Edición Múltiple
Para realizar una edición múltiple de actividades, haz clic en el botón Edición Múltiple
IMPORTANTE: A la hora de seleccionar las actividades que deseas editar de forma conjunta, debes tener en cuenta los siguientes aspectos:
- El número máximo de actividades a editar con la opción de "EDICIÓN MÚLTIPLE" son 50.
- No se puede editar actividades ya pasadas incluidas las impartidas o que ya hayan comenzado en el día en curso.
Seguidamente, tras hacer clic en Edición Múltiple, una ventana emergente te permitirá editar los campos que quieras modificar de forma múltiple.
A tener en cuenta: Incluye una opción sólo en aquellos campos que desees modificar. El resto de campos déjalos en "blanco" para que se mantengan como los configurados previamente en cada una de las actividades seleccionadas.
💡 NOVEDAD: Añadimos la opción para que puedas SEGMENTAR tus clases y servicios mediante "edición múltiple", agilizando así este proceso. Descubre cómo hacerlo haciendo clic AQUÍ.
- ¿RESERVABLE? Si tu centro tiene contratado el Módulo de Reservas, podrás determinar si las actividades seleccionadas serán reservables o no. En caso afirmativo, deberás editar el número de plazas máximo reservable a través de APP y Web.
* Recuerda que el NÚMERO DE PLAZAS RESERVABLES no puede ser superior al número de plazas de la/s actividades.
- ¿NUMERADA? Este campo te permitirá determinar si las actividades seleccionadas tendrán sus plazas NUMERADAS o no. En caso afirmativo, deberás editar el número de filas en el que se muestran los puestos.
- ¿APERTURA POR TÉCNICO? Si tu centro tiene contratado el Módulo de Reservas, podrás determinar si las actividades mostradas en las TABLETS DE ACCESO A CLASES deben ser abiertas por un técnico antes de que los cliente puedan validar sus accesos.
- ¿OCULTAR? Decide si deseas mostrar o no las actividades seleccionadas en el horario de actividades visible para tus clientes (App y perfil web).
Seguidamente, una ventana emergente te permitirá elegir entre 3 opciones de edición:
- Sólo seleccionadas. Se editarán las actividades únicamente en los días y horas seleccionadas.
- Seleccionadas y relacionadas por impartir. Se editarán todas las actividades que coincidan en día y hora con las seleccionadas y pendientes de impartir.
- Seleccionadas entre fechas. Se editarán todas las actividades que coincidan en día y hora con las seleccionadas entre las fechas elegidas.
Eliminado múltiple de actividades
Para ello selecciona las actividades que deseas eliminar y haz clic en el botón 🗑 Eliminar Seleccionados
Seguidamente, una ventana emergente te permitirá elegir entre 3 opciones de eliminación:
- Sólo seleccionadas. Se eliminaran las actividades únicamente en los días y horas seleccionadas.
- Seleccionadas y relacionadas por impartir. Se eliminarán todas las actividades que coincidan en día y hora con las seleccionadas y pendientes de impartir.
- Seleccionadas entre fechas. Se eliminaran todas las actividades que coincidan en día y hora con las seleccionadas entre las fechas elegidas.
Replicar Actividades
Si lo que deseas es replicar el horario de clases de uno o varios días a futuro, dispones de 2 opciones:
- Clonar. Esta opción te permite duplicar el horario de uno o varios días completos a futuro sobreescribiendo las actividades de las fechas de destino.
Para ello selecciona el día o los días del horario que quieres duplicar a futuro y haz clic en el botón 📄 Clonar día.
Clonar horario entre fechas
Seguidamente, una ventana emergente te permitirá seleccionar el rango de fechas entre las cuales duplicar el horario de los días seleccionados.
📌 Recuerda: El horario del día o los días seleccionados se clonará en los mismos días de la semana que los seleccionados entre las fechas elegidas, es decir, si por ejemplo copiamos el horario de un lunes, dicho horario sólo podrá ser copiado al lunes o los lunes seleccionados en el rango de fechas.
🚨 ¡Atención! Debes tener en cuenta 2 aspectos importantes a la hora de clonar el horario:
👉 Si el día en el que vas a duplicar el horario contiene actividades programadas, éstas serán eliminadas y sólo se mostrarán las actividades duplicadas.
👉 Si utilizas la opción de duplicar con el horario previamente filtrado (por ejemplo por actividad, sala, emplead@, etc.), se duplicará todo el horario programado para ese día o días, no sólo los elementos filtrados.
- Copiar y pegar. Esta opción te permite copiar y añadir el horario de unas actividades concretas de un día a una fecha concreta a futuro.
Para ello selecciona las actividades del horario que quieres replicara futuro y haz clic en el botón 📄 Copiar y Pegar.
Copiar y pegar horario entre fechas
Seguidamente, una ventana emergente te permitirá seleccionar el la fecha de destino a la cual deseas añadir las actividades seleccionadas.
📌 Recuerda: El horario o las actividades del día seleccionado se copiará en el día seleccionado, independientemente que el día elegido no coincida con el mismo día de la semana copiado.
Si en el día seleccionado hubiese actividades programadas, las actividades copiada se sumarían a las ya existentes en el día elegido.
Filtrar actividades
Una vez hayáis programado vuestras actividades, Trainingym Manager os permite filtrarlas para visualizar solo las que deseéis en un momento dado.
Existen diversos filtros que podéis aplicar. Os mostramos cuales son:
- Buscar por nombre de actividad: Este sería el buscador principal que os permite acotar por el nombre de la actividad.
- Filtrar por empleado: Este filtro os mostrará un desplegable con todos los empleados disponibles. Pinchando encima del nombre del empleado se mostrarán las actividades para las que dicho monitor haya sido incluido en el campo "Técnico" al programar una actividad".
- Filtrar por tipo de actividad: Este filtro os permite visualizar las actividades que son reservables y las que no de manera independiente.
- Filtrar por nivel de esfuerzo: Tomando como referencia la Escala Borg, podréis filtrar vuestras actividades según el nivel de esfuerzo con el que se hayan configurado.
- Filtrar por sala: Este filtro os permite visualizar las actividades dependiendo de la sala en la que estén programadas.
- Filtrar por grupo de actividad: Según el grupo al que pertenezca una actividad, este filtro os permitirá acotarlas visualmente.
- Filtrar por actividad: Al igual que mediante el buscador, esta pestaña os permite elegir las actividades a visualizar por nombre.
- Filtrar por validación: Como novedad, ahora también podréis filtrar actividades por el estado en el que se encuentran, es decir, si las actividades aún están pendientes de realizarse (o validarse), si son actividades que han sido canceladas, o si, por el contrario, son actividades que a han sido validadas.
Importante recordar los colores que indican el estado de validación de las actividades:
- Círculo en gris: Actividad pendiente
- Círculo en verde: Actividad validada
- Círculo en rojo: Actividad cancelada
