A programação de atividades supervisionadas de um ginásio / academia é de grande interesse para os clientes, pois lhes permite consultar rapidamente a programação de aulas e eventos em grupo de acordo com seus interesses. Além desta utilidade, o calendário de atividades pode ser um grande recurso para medir a produtividade das atividades e dos treinadores através da validação de presença.
Neste artigo explicamos todas as opções para a edição do cronograma de atividades:
Programar atividades
Vá para o menu Atividades > Adminstrador Horário no TG Manager. Neste menu, tem uma série de "filtros" e "opções" que facilitarão a visualização e a administração do horário de atividades do seu ginásio / academia.
- Filtrar. Permite a segmentação do calendário de atividades com base em parâmetros tais como o Coloaborador que fornece a actividade ou o grupo de actividades.
- Vista Dia / Semana. A semana actual é exibida por padrão.
- Avançar > e Retroceder < de semana ou dia. Para ver apenas as actividades programadas para o dia actual, clique na opção "Dia".
- Reestablecer (filtros). O botão permite "apagar" os filtros utilizados.
- Calendário. Permite o acesso a uma semana ou dia específico do horário.
- Programar Actividade. Através do botão é possível criar o horário para uma actividade.
- Hoje. A partir do calendário, pode voltar à semana ou dia actual, clicando na palavra "Hoje". Cada actividade programada no horário tem informações adicionais sobre os seguintes aspectos: Quer a actividade tenha sido entregue, cancelada ou pendente de validação.
- Se a actividade é reservável ou não reservável
- Se a actividade tem ou não postos numerados
- Número de reservas feitas versus número de lugares disponíveis
Configuração de Reservas
Ao clicar em qualquer actividade da secção "Reservas", o pessoal do centro poderá realizar as seguintes intervenções:
- Atribuir a reserva a um cliente para essa actividade.
- Validar a reserva de um cliente.
- Cancelar a reserva de um cliente
Configuração de Actividade
Depois de ter visto os elementos de pesquisa e exibição do menu ADMINISTRAR HORÁRIO, vamos olhar para as opções de edição disponíveis para fazer da modificação do seu horário de actividades uma tarefa realmente simples.
Ao clicar em qualquer actividade, a partir da secção "Configuração", será capaz de editar qualquer campo da actividade, excepto o período de tempo em que foi criada. Os campos editáveis são os seguintes:
- Sala. Seleccionar uma sala da lista em que a actividade terá lugar.
- Técnico/Professor. Seleccionar um técnico da lista que será o responsável por esta actividade.
- Dificultade. Seleccionar um nível de dificuldade da lista para a actividade em questão.
- Vagas. Por defeito, será mostrada a capacidade da sala onde a actividade tem lugar. Este número de lugares pode ser modificado. Estes dados permitirá posteriormente obter dados de produtividade, comparando os dados reais de frequência com o objectivo estabelecido para a actividade e os lugares disponíveis.
- Hora de início. Seleccionar a hora de início da actividade.
- Duração. Seleccionar a duração da actividade.
- Meta. Determinar o objectivo de assistência desejado para a actividade. Para este indicador, recomendamos a definição de uma meta "realista" em primeira instância. Em qualquer caso, o objectivo deve reflectir a rentabilidade da actividade em termos do número de participantes.
- Reservável. Seleccionar o checkbox se quer que a actividade possa ser reservada pelos clientes do seu ginásio/academia. Em caso afirmativo, deve indicar o número máximo de lugares que podem ser reservados via App e Web. (www.tguser.com).
- Numerada. Seleccionar o checkbox se a actividade reservável terá lugares numerados. Em caso afirmativo, deve indicar o número de lugares por fila.
- Abertura por técnico. Esta opção afecta todos os ginásios / academias que utilizam a aplicação de reserva do Trainingym Booking para controlar a frequencia dos clientes às actividades. Seleccione a caixa de verificação se o técnico tiver de "abrir" manualmente a actividade na aplicação para que os clientes possam aceder à mesma ou deixá-la desmarcada para que a aplicação execute este processo automaticamente, dependendo da configuração definida no TGManager.
- Ocultar. A selecção desta opção permite-lhe "ocultar" uma actividade para que não possa ser vista pelos seus clientes através da aplicação, Web ou Quiosque do ginásio / academia. Esta opção pode ser interessante para criar outros tipos de actividades que não queira mostrar ao lado do horário das aulas supervisionadas, tais como cursos, eventos, sessões de formação pessoal, etc.
Validação de Assistência
Ao clicar em qualquer actividade na secção "Validação", o staff poderá validar uma actividade como entregue ou cancelada ou deixá-la como pendente.
Opções de Edição Múltipla
Para efectuar a edição múltipla de actividades, clique no botão Edição Múltipla.
IMPORTANTE: Ao seleccionar as actividades que pretende editar em conjunto, deverá considerar os seguintes aspectos:
- O número máximo de actividades a serem editadas com a opção "EDIÇÃO MÚLTIPLA" é 50.
- Não é possível editar actividades passadas, incluindo as que já realizadas ou já começaram no dia actual.
Depois, após clicar em Edição Múltipla, uma janela pop-up permitirá editar os campos que deseja modificar várias vezes.
É bom saber: incluir uma opção apenas nos campos que deseje modificar. Deixar o resto dos campos "em branco" para que permaneçam como previamente configurados em cada uma das actividades seleccionadas.
- RESERVÁVEL? Se o seu ginásio / academia contratou o Módulo de Reservas, poderá determinar se as actividades seleccionadas podem ser reservadas ou não. Se assim for, deve editar o número máximo de lugares reserváveis através do APP e da Web.
* Lembrar que o NÚMERO DE LUGARES RESERVÁVEIS não pode ser superior ao número de lugares para a(s) actividade(s).
- NUMERADA? Este campo permitirá determinar se as actividades seleccionadas terão ou não as suas posições NUMERADAS. Se assim for, terá de editar o número de filas em que as filas são exibidas.
- ABERTURA POR TÉCNICO? Se o seu ginásio / academia tiver contratado o Módulo de Reservas, poderá determinar se as actividades indicadas nas TABLETS DE ACESSO DE CLASSE devem ser abertas por um técnico antes que os clientes possam validar o seu acesso.
- OCULTAR? Decidir se devem ou não exibir as actividades seleccionadas no calendário de actividades visível para os seus clientes (App e perfil web).
Uma janela pop-up irá então permitir-lhe escolher entre 3 opções de edição:
- Somente para esta. As actividades serão editadas apenas nos dias e horários seleccionados.
- Para todas pendentes. Todas as actividades que coincidam em data e hora com as seleccionadas e pendentes de entrega serão editadas.
- Entre as datas. Todas as actividades que coincidam em dia e hora com as seleccionadas entre as datas escolhidas serão editadas.
Eliminação múltipla de actividades
Para realizá-la, seleccione as actividades que pretende apagar e clique no botão 🗑 Eliminar Seleccionados.
Uma janela pop-up irá então permitir-lhe escolher entre 3 opções de edição:
- Somente para esta. As actividades serão editadas apenas nos dias e horários seleccionados.
- Para todas pendentes. Todas as actividades que coincidam em data e hora com as seleccionadas e pendentes de entrega serão editadas.
- Entre as datas. Todas as actividades que coincidam em dia e hora com as seleccionadas entre as datas escolhidas serão editadas.
Duplicar Actividades
Se quiser "clonar" o horário de um ou vários dias no futuro, tem 2 opções:
- Duplicar seleccionados. Esta opção permite duplicar o horário de um ou vários dias completos no futuro.
Para isso, seleccione o(s) dia(s) do horário que pretende duplicar no futuro e clique no botão 📄 Duplicar Seleccionado.
Duplicar horario entre datas
A seguir, uma janela pop-up permitir-lhe-á seleccionar o intervalo de datas entre as quais duplicar o horário dos dias seleccionados.
📌Lembre-se: O horário do(s) dia(s) seleccionado(s) será clonado para os mesmos dias da semana deste(s) dia(s) seleccionado(s) dentro do intervalo de datas seleccionado(s), ou seja, se por exemplo copiarmos o horário de uma segunda-feira, este horário só pode ser copiado para a(s) segunda-feira(s) seleccionado(s) dentro do intervalo de datas.
🚨 Atenção! Deve ter em conta 2 aspectos importantes ao duplicar o horário:
👉 Se o dia em que vai duplicar o horário contiver actividades programadas, estas serão eliminadas e apenas as actividades duplicadas serão mostradas.
👉Se utilizar a opção duplicada com o horário previamente filtrado (por exemplo por actividade, sala, empregado, etc.), todos os horários programados para esse dia ou dias serão duplicados e não apenas os elementos filtrados.
- Copiar seleccionados. Esta opção permite-lhe copiar o horário de um ou vários dias ou actividades específicas no futuro.
Para isso, seleccione o(s) dia(s) do horário que pretende duplicar no futuro e clique no botão 📄 Copiar seleccionados.
Copiar horario entre datas
A seguir, uma janela pop-up permitirá seleccionar a data que quers duplicar o horário dos dias seleccionados.
📌Lembre-se: O horário ou actividades do dia seleccionado será copiado no dia seleccionado, independentemente que o dia seleccionado coincida ou não com o mesmo dia da semana copiado.
Se houver actividades programadas no dia seleccionado, as actividades copiadas serão adicionadas às já existentes no dia seleccionado.