Mediante la configuración de reservas establecemos las condiciones de reserva y acceso de los socios a las actividades programadas como reservables.
Con la configuración de reservas, podrás definir de manera sencilla las condiciones para que los socios accedan a las actividades que hemos programado como reservables.
¿Qué contenidos vamos a ver en este tutorial?
- Configuración del sistema de reservas
- Configuración del sistema de accesos
- Configuración del sistema de penalizaciones
- Configuración de protocolos espaciales de reserva
A continuación, te lo explicamos todo paso a paso.
Configuración del sistema de reservas
Configuración general del sistema de reservas
En esta pestaña encontrarás la configuración general de reservas donde ajustar a nivel general, el intervalo de reservas, la lista de espera, el límite de reservas y la configuración de cancelaciones.
Intervalo de reservas
Configuración del intervalo de reservas
Te permite establecer el intervalo de tiempo en el cual se podrán reservar actividades.
Podrás ajustar las plazas reservables por defecto, así como decidir si será posible reservar a través de app y web personalizada o a través del kiosco (tótem).
Configura la antelación con la que podrán reservar tus clientes (X días de antelación / X horas de antelación), así como la hora en la que se abrirán las reservas.
📌 Atención
Si en tu negocio utilizas la web Easy, activa el check "Permitir reservas desde kiosko y web pública" para que tus clientes puedan realizar reservas desde la web con el tiempo de antelación que determines.
De lo contrario, sólo se les permitirá reservas actividades en el día en curso.
Lista de espera
Configuración de la lista de espera
Te permite activar o desactivar la lista de espera, así como configurar las notificaciones que recibirán los clientes que se inscriban en ella.
🔖 Nota:
Si quieres ampliar más información sobre cómo configurar la lista de espera y cuál será la experiencia del cliente con esta funcionalidad, accede a este tutorial 👈
Límite de reservas
Configuración de los límites a la hora de realizar reservas
Desde aquí configuramos los parámetros que determinan los canales, el tiempo de antelación, y el número de reservas que podrán realizar los socios.
En el caso de que configures el sistema para que tus socios puedan reservas con "x" días de antelación, hasta ahora, el plazo de reserva se abría a las 23:59 horas por defecto. Además, te ofrecemos la posibilidad de adelantar ese plazo, de forma que tus socios puedan reservar con mayor antelación las actividades que deseen.
En lo referente a la fijación de limites para la realización de reservas, añadimos la opción de poder restringir la reserva de una misma actividad, más de una vez al día.
Cancelaciones
Configuración del tiempo disponible para cancelar una reserva
Ajusta el tiempo que tendrán los clientes para cancelar sus reservas. Recuerda Guardar para que se apliquen los cambios.
Configuración del sistema de accesos
Configuración del sistema de accesos
En este apartado configuraremos todo lo relativo al registro de accesos de los socios a las diferentes actividades y servicios del centro.
Intervalo de accesos
Configuración de plazo de acceso para clientes con o sin reserva
Permite configurar el tiempo con el que contarán los socios con o sin reserva para confirmar su asistencia a una actividad. Parámetros configurables:
- Apertura del intervalo de acceso para socios con reservas. Determina desde que momento un socio con reserva podrá acceder a la actividad.
- Apertura del intervalo de acceso para socios sin reservas. En este caso la pantalla sólo se habilitará para socios con reservas en caso de que esté activo, y de que la actividad no esté completa.
- Cierre del intervalo de acceso para socios con o sin reservas. Determina hasta que momento cualquier socio podrá acceder a una actividad ya comenzada, independientemente de que tenga reserva o no.
Cómo establecer una configuración de accesos personalizada por actividad
Aunque podemos establecer una configuración general que se aplica por defecto a todas las actividades programadas, desde la ventana de configuración de la actividad podemos personalizar la configuración de accesos.
A continuación te explicamos el procedimiento paso a paso.
Accede al menú Actividades > Administrar Horario de Trainingym Manager.
Una vez dentro de la pantalla de administración de horario, haz clic sobre una de las actividades programadas en el horario, o bien sobre el botón Programar Actividad si deseamos crear una nueva.
Accede al horario de la actividad que desees personalizar
Una vez abierta la ventana emergente de la actividad, nos aseguramos de encontrarnos en la pestaña Configuración, y desde la misma activamos la llave ⏺ Configuración de accesos personalizada.
Ventana de edición del horario de una actividad
Se habilitarán tres opciones configurables que coinciden con los de la configuración general de accesos:
-
El usuario con reserva podrá acceder desde X minutos antes del comienzo de la actividad.
-
El usuario sin reserva podrá acceder desde X Minutos antes del comienzo de la actividad.
-
Se permitirá el acceso (de todos) hasta X minutos tras el comienzo de la actividad.
Una vez configurados estos 3 parámetros, hacemos clic en Guardar.
Tras guardar, esta configuración afectará de inmediato al comportamiento de la aplicación para Tablets Trainingym Booking, la cual permite registrar automáticamente los accesos de los socios mediante la lectura de tarjetas por proximidad (RFID).
De igual forma, la confirmación de reservas o check-in de asistentes que se puede realizar desde Trainingym Manager y desde Login Staff app, también dependerá de esta configuración de accesos.
Liberación de plazas
Determina si se libera una plaza reservada tras no acudir el cliente a la actividad en un plazo de tiempo determinado
Permite configurar el comportamiento de las plazas reservadas por socios que no asisten.
- ¿Se liberan las reservas? La opción de "liberar reservas" sirve para liberar las plazas de los socios que reservan pero no validan su acceso a la actividad llegada la hora límite establecida en la configuración de accesos, pudiendo ser ocupada por otro cliente. Para ser más exactos, más que las reservas realmente "se liberan las plazas de socios que reservaron pero validaron su asistencia".
Configuración de Booking Displays
Configuración de las Tablets (Booking Display) de control de accesos
Permite personalizar la aplicación para tablets Trainingym Booking, la cual permite la validación automática de la asistencia por parte del socio pasando su tarjeta o QR, según el modelo de tablet existente en el centro. Parámetros configurables:
- Mostrar las plazas restantes: muestra las plazas ocupadas y libres.
- Mostrar menú de acceso apodo/pin para usuarios: Permite el acceso de socios con usuario y contraseña.
- Mostrar menú de acceso apodo/pin para monitores. Permite el acceso de socios con usuario y contraseña o con tarjeta de acceso.
- ⬆ Subir: Permite subir imagen de logo (imagen en jpg o png 736x120 píxeles).
Pantalla de control de acceso de Trainingym Booking
Recuerda guardar para que se apliquen los cambios.
Configuración del sistema de penalizaciones
Configuración del sistema de penalizaciones
El sistema de penalizaciones permite bloquear las reservas de forma temporal para aquellos usuarios que, tras reservar una actividad, no asisten a la misma, o bien no cancelan dentro de los plazos marcados.
Determina bajo que condiciones un socio quedará penalizado sin poder realizar reservas online
🔖 Nota:
Recuerda que un socio penalizado podrá seguir realizando reservas en el día en curso.
¿Cuándo se hacen efectivas las penalizaciones?
Las penalizaciones sólo se hacen efectivas cuando se validan las actividades. Es decir, para materializar la asistencia (o falta de asistencia de los socios), las actividades deben ser validadas. Si tu centro cuenta con Tablets de Trainingym Booking, o bien realizáis la validación mediante código QR, este proceso se hará automáticamente.
¿Puedo quitar una penalización a un socio?
Si. Para ello sólo tienes que acceder a la pestaña ACCESOS de la ficha del socio, apartado PENALIZACIONES, y REINICIAR CONTADOR.
Cómo quitar una penalización a un cliente desde su ficha
📌 Advertencia:
- Las penalizaciones se hacen efectivas en reservas de actividades que llegaron a impartirse hace al menos 2 horas.
- Aunque un cliente sea penalizado, desde el menú Actividades > Administrar horario se pueden seguir efectuando reservas a su nombre.
- Un cliente podrá seguir realizando reservas a través del quiosco del centro en el día en curso que ha sido penalizado.
Configuración de protocolos espaciales de reserva
Configuración de protocolos espaciales de reserva por perfil de cliente
Con la segmentación, se ha facilitado la visualización y reserva de actividades según perfiles o grupos. Además, con Payments, se ha permitido la contratación de actividades y servicios de acuerdo a las tarifas previamente contratadas. Ahora, con Reservas Premium, hemos avanzado un paso más al ofrecer la posibilidad de personalizar los protocolos de reservas y accesos a las actividades, adaptándolos a los perfiles que podrás asociar a las cuotas que tu centro deportivo ofrece.
🔖 Nota:
Si quieres ampliar más información sobre cómo configurar la lista de espera y cuál será la experiencia del cliente con esta funcionalidad, accede a este tutorial 👈