Cómo configurar protocolos espaciales de reserva por perfil de cliente

Aumenta tu ticket medio, fomenta el upselling y la selección de cuotas premium a través de los nuevos protocolos especiales de reserva

Con la segmentación se habilitó la visualización y reserva de actividades en base a perfiles o grupos, con Payments se permitió además la contratación de actividades y servicios en base a las tarifas contratadas. Ahora, con Reservas Premium, damos un paso más y abrimos la posibilidad de personalizar los protocolos de reservas y accesos a las actividades en base a perfiles que podrás vincular a las cuotas que tu centro deportivo ofrezca. 

¿Qué veremos en este tutorial?

• Integrar las cuotas del ERP como perfiles de socio.
• Asignar un perfil de socio en función de la cuota asociada en el ERP.
• Configurar perfiles de socio.
• Asignar diferentes perfiles a un socio.
• Configuración general de reservas
• Configurar diferentes protocolos de reserva por perfiles de socio.
• Prevalencia entre protocolos especiales y configuraciones generales.

Integrar las cuotas del ERP como perfiles de socio

Si tu ERP (programa de control de accesos / CRM) está integrado con Trainingym, tus cuotas se podrán crear automáticamente como perfiles de socio. 

El nombre de la cuota se grabará automáticamente con el nombre del perfil.

Podrás editar el nombre del perfil integrado o eliminarlo. 

Asignar un perfil de socio en función de la cuota asociada en el ERP

Si tu ERP está integrado con Trainingym y tu cliente tiene una cuota asignada en vuestro programa de gestión, esta cuota se asignará automáticamente al socio como "perfil" en caso de que se produzca una exportación del socio.

Podrás consultar este dato desde el listado y la ficha del socio

La importación del perfil del socio tendrá efecto sobre todas las funcionalidades vinculadas (Reserva de actividades segmentadas, visualización de anuncios, tarifas...).

Si realizas un cambio en la cuota de un socio en tu programa de gestión, su "perfil" se actualizará automáticamente en Trainingym.

Configurar perfiles de socio

Lo primero es identificar dónde encontrar los perfiles de los socios, para ello sigue los pasos mostrados a continuación: 

1. Inicia sesión en Trainingym Manager con tus credenciales de acceso.
2. Busca la pestaña "Socios" y pulsa sobre el submenú "Perfiles de socios".
   
   
3. Aquí podrás consultar el listado de perfiles ya existentes además de crear manualmente nuevos perfiles.

Listado de perfiles

En el listado se visualizan los perfiles existentes en tu centro deportivo, así como los socios que tienen este perfil asignado en su ficha. 

Además, podrás editar o eliminar estos perfiles.

• Editar: Te permite editar el nombre del perfil. Puedes introducir hasta un máximo de 50 caracteres. Pulsa "💾 Guardar" para aplicar los cambios.
  
  
• Eliminar: Se puede eliminar perfiles de dos maneras, o bien mediante selección múltiple desde el listado, o bien de manera única desde cada fila. 
  • Eliminado único: Pulsa sobre el botón "🗑️Eliminar" a la derecha de cada fila.
    
    
  • Eliminado múltiple: Selecciona los perfiles que desees eliminar y pulsa sobre "🗑️ Eliminar seleccionados".
    
    

En ambos casos se solicitará confirmación para eliminar el perfil.

Si se confirma, se eliminará el perfil del listado y se desasignará de los socios que lo tuvieran vinculado a su ficha.

Añadir perfil

Al pulsar sobre "Añadir perfil" se abrirá un modal que te permitirá introducir el nombre para tu nuevo perfil respetando el máximo de 50 caracteres permitidos. 


Pulsa en "💾 Guardar" para crear tu nuevo perfil de socio.

Asignar diferentes perfiles a un socio

La asignación de perfil a un socio se puede hacer de dos maneras: 

• Edición única: Permite asignar el perfil desde la propia ficha del socio. Podremos asignar uno o varios perfiles a una misma ficha, siendo esta una de las novedades de esta actualización. 
  
  
• Edición múltiple: Desde el listado de socios podremos asignar de manera múltiple uno o varios perfiles a los clientes.
  
  

Nueva vista de la pantalla "Configuración reservas"

Si te diriges al apartado Actividades > Configurar > Reservas verás que hemos aplicado algunos cambios y mejoras para que la experiencia sea más agradable. 

Siguiendo el estilo de las otras pestañas, ahora contamos con módulos que se pueden desplegar y contraer para que visualices solo la información que desees.

 

Además, hemos adaptado el texto para mejorar su comprensión y añadidos algunos tooltips informativos. 

Pestaña Reservas

En esta pestaña encontrarás la configuración general de reservas donde ajustar a nivel general, el intervalo de reservas, la lista de espera, el límite de reservas y la configuración de cancelaciones. 

Intervalo de reservas:

Te permite establecer el intervalo de tiempo en el cual se podrán reservar actividades. 

Podrás ajustar las plazas reservables por defecto, así como decidir si será posible reservar a través de app y web personalizada o a través del kiosco (tótem).

Configura la antelación con la que podrán reservar tus clientes (X días de antelación / X horas de antelación), así como la hora en la que se abrirán las reservas.

Lista de espera:

Te permite activar o desactivar la lista de espera, así como configurar las notificaciones que recibirán los clientes que se inscriban en ella.

Límite de reservas: 

Permite limitar el número de reservas que puede acumular un cliente. 

Cancelaciones: 

Ajusta el tiempo que tendrán los clientes para cancelar sus reservas.

Recuerda Guardar para que se apliquen los cambios.

Pestaña Accesos

En este apartado configuraremos todo lo relativo al registro de accesos de los socios a las diferentes actividades y servicios del centro. 

Intervalo de accesos:

Permite configurar el tiempo con el que contarán los socios con o sin reserva para confirmar su asistencia a una actividad.

Liberación de plazas:

Permite configurar el comportamiento de las plazas reservadas por socios que no asisten.

Configuración de bookings displays:

Permite personalizar la aplicación para tablets Trainingym Booking, la cual permite la validación automática de la asistencia por parte del socio pasando su tarjeta o QR, según el modelo de tablet existente en el centro.

La imagen del logo debe tener unas dimensiones de 120px x 736px.

Recuerda guardar para que se apliquen los cambios.

Pestaña Penalizaciones

Permite activar o desactivar el sistema de penalizaciones. 

Una penalización consiste en impedir que los clientes realicen reservas durante un número determinado de días debido a X faltas de asistencia. 

Pestaña Protocolos especiales

Esta pestaña es nueva y es precisamente aquí donde viene "el plato fuerte" de este desarrollo, permitiendo configurar diferentes condiciones de reserva a los clientes en función de su perfil. 

Analizamos con más detalle el funcionamiento de esta pestaña en el próximo apartado.

Configurar diferentes protocolos de reserva por perfiles de socio

Los protocolos especiales de reservas se encuentran dentro del módulo de Actividades > Configurar > Reservas. 

Es importante tener en cuenta que para poder visualizarlos deberás tener el permiso correspondiente activado.

Veamos paso a paso cómo configurar protocolos especiales de reservas en función del perfil del socio y su prevalencia frente a la configuración general de reservas y accesos. 

Añadir protocolo

Para añadir un protocolo especial de reservas pulsaremos sobre el botón "Añadir protocolo".

Se nos abrirá un modal para configurar nuestro protocolo especial.

Por defecto todos los switches aparecerán desactivados y los valores en blanco para que nosotros mismos vayamos configurándolos a nuestro gusto. No recomendamos dejar ningún valor en blanco para evitar posibles confusiones o errores.

• Nombre: Es un campo obligatorio. Dará nombre a nuestro protocolo. Admite hasta 50 caracteres.
  
  
• Perfiles asociados: Es un campo obligatorio. Nos permitirá, entre los perfiles previamente creados, elegir uno o varios para vincularlos al protocolo especial de reservas que estamos creando.
  
  
• Reservas, cancelaciones, accesos: Nos permite configurar los tiempos y condiciones que el protocolo especial y los perfiles a él asociado tendrán. Se configura del mismo modo que la configuración general de reservas, accesos y cancelaciones mencionada en el apartado anterior de este tutorial. 
  
  
• Premium: Otra de nuestras novedades. Si tu centro utiliza nuestro módulo de pagos "Payments" y tienes configuradas actividades de pago, bien mediante tarifas o bien mediante créditos, podrás configurar que un determinado protocolo especial asociado a un perfil, permita a tus clientes reservar estas actividades de pago de manera gratuita, es decir, si el cliente tiene un perfil en su ficha vinculado a un protocolo con este switch habilitado, no necesitará adquirir ninguna suscripción extra o abonar créditos para poder reservar las actividades marcadas como de pago.
  
  

Recuerda guardar cuando hayas acabado de configurar tu protocolo especial para que se guarde en el listado.

Puedes cancelar la creación de un protocolo en cualquier momento pulsando en Cancelar.

Una vez creado nuestro protocolo podremos visualizarlo en el listado.

Editar protocolo

Desde el listado de protocolos podremos editar el protocolo de deseemos pulsado el botón "Editar" en la fila correspondiente.

Se nos abrirá el modal con nuestro protocolo para que editemos los parámetros que consideremos. Una vez finalizada la edición, pulsa en "💾 Guardar" para que se apliquen los cambios.

Eliminar protocolo

Podrás eliminar los protocolos que desees pulsando el botón "🗑️ Eliminar" existente en cada fila. Se mostrará un modal de confirmación. Si confirmamos, el protocolo se eliminará del listado y no se podrá recuperar.

Prevalencia entre protocolos especiales y configuraciones generales.

Como comentábamos en anteriores apartados de este tutorial, los protocolos especiales permiten crear una configuración especial de reservas y accesos y vincularla a uno o varios perfiles concretos de socios, pero es importante tener en cuenta qué prevalece en cada caso. 

A continuación, os mostramos las prevalencias entre protocolos especiales de reservas y la configuración general de reservas y accesos.

Reservas

• Prevalece el perfil por encima de la configuración general de reservas y el check de reservas de la ficha del socio.

  • Ejemplos prácticos.
    1. El socio tiene el check "Reservas" activado en su ficha, pero tiene un perfil colocado cuyo protocolo asociado no permite reservar a través de app/web/kiosco = el socio no podrá reservar.
    2. El socio tiene el check de reservas activado en su ficha y tiene un perfil asociado a un protocolo que le permite reservar. Las reservas del socio estarán regidas en base a la configuración del protocolo especial, y no en base a la configuración general de reservas, independientemente de si son más beneficiosas o más restrictivas.

• Se recogen las condiciones más favorables para el socio en caso de duplicidad de perfil.

  • Ejemplo práctico.
    1. El socio tiene dos perfiles en su ficha. Cada perfil está vinculado a un protocolo especial de reservas. Las condiciones de reserva para este cliente serán las que, tomando de uno y otro perfil, conlleven mayor beneficio para el cliente. Estas condiciones prevalecerán sobre la configuración general de reservas.

Accesos

Prevalece:

1. Configuración personalizada de accesos dentro de la propia actividad (configuración personalizada que establecemos dentro de la actividad al programarla)

2. Configuración del protocolo especial tomando las condiciones más favorables para el socio en caso de duplicidad de perfiles.

3. Configuración general de accesos

❗ Para las actividades en Streaming el comportamiento es algo diferente. En este caso, se toma la apertura de la clase en base a la configuración establecida para socios con reserva. Se sobreentiende que al tener una cantidad tan elevada de plazas (32.000 plazas no editables), es muy complicado que la clase llegue a llenarse y que sea necesario liberar plazas para que socios sin reserva puedan acceder a ella. 

Segmentación

La funcionalidad se mantiene como hasta ahora permitiendo reservar o acceder si se cumplen las condiciones de segmentación para la actividad programada.

Para más información acerca de la funcionalidad de segmentación consulta el siguiente artículo: 

Segmentación: ajusta la reserva de servicios disponibles a través de la app Trainingym