Importa tus mandatos de otro proveedor a GoCardless

Qué consigues con esto

Tus socios ya firmaron en su día la autorización para que les cobres en su cuenta bancaria. Al migrar a GoCardless, esa autorización se puede trasladar: no hay que volver a pedírsela a nadie, ni interrumpir los cobros.

Sin esto, tendrías que solicitar el mandato uno a uno a cada socio, y en un centro con cientos de cuotas domiciliadas eso significa semanas de gestión y bajas por el camino.

Antes de empezar

1. Tu cuenta de GoCardless tiene que estar creada y verificada. Si aún no la tienes, empieza por aquí: Vincula tu cuenta GoCardless desde Trainingym Manager.

2. Hay que solicitar la migración a GoCardless. No es un proceso automático: GoCardless revisa cada solicitud y habilita la herramienta de importación en tu cuenta. Escríbeles desde tu panel para pedirlo, o dínoslo y te ayudamos a abrir la solicitud.

3. Avisa a tu proveedor actual de que vas a llevarte las domiciliaciones. Con eso arranca el proceso por su parte.

4. Pídele a tu proveedor actual los datos de tus socios. Por protección de datos, GoCardless no puede pedírselos por ti: eres tú quien tiene que solicitarlos y aportarlos.

Qué datos necesitas de tu proveedor anterior

Pídele un fichero con esto de cada socio domiciliado:

Nombre y apellidos
Email
Dirección completa: calle, ciudad, código postal y país
Titular de la cuenta bancaria
IBAN
Referencia del mandato (el identificador único de cada domiciliación)

Y estos dos datos, que son los mismos para todos tus socios:

Identificador de acreedor (CID) con el que se cobraban las domiciliaciones hasta ahora
Nombre del acreedor asociado a ese identificador

Si no sabes cuáles son tus CID y nombre de acreedor, pregúntaselos a tu proveedor actual. Son datos suyos y los tiene localizados. Es importante que sean exactos: un CID incorrecto provoca fallos masivos de cobro una vez enviada la migración.

El titular de la cuenta no siempre es el socio. Es habitual que la cuota de alguien la pague un familiar. Ese campo se rellena con quien figure en el banco, no con el nombre del socio.

Cómo hacer la importación

1. Descarga la plantilla

Desde Payments > Configuración > Métodos de pago automáticos > GoCardless, entra en Importar mandatos y descarga la plantilla.

Te la damos ya rellena con el nombre y el identificador de tus socios en Trainingym. Esa columna de identificador no hay que tocarla: es lo que permite que cada mandato quede vinculado a la ficha correcta del socio.

2. Complétala con los datos de tu proveedor anterior

Rellena las columnas que faltan con el fichero que te ha pasado tu proveedor.

Deja fuera a los socios que no tengan domiciliación firmada. Solo entran los que ya te pagaban por adeudo bancario.

Antes de guardar, dos cosas que evitan la mayoría de errores:

Pon todas las celdas en formato Texto. Si no, la hoja de cálculo reformatea los IBAN y las referencias, y la validación falla.
Si usas Mac, no guardes el archivo con Excel: corrompe las tildes y las eñes. Usa Numbers o un editor de texto plano.

3. Súbela

Vuelve a Importar mandatos, marca que ya tienes la plantilla descargada y sube el archivo.

Se validará antes de enviarse. Si alguna fila tiene errores, podrás descargar el detalle, corregir solo esas filas y volver a subirlas. Las filas correctas se quedan validadas y no hay que repetirlas.

4. GoCardless revisa y confirma

Una vez subido todo, el equipo de GoCardless revisa la información y te confirma cuando la migración está completada. En ese momento, los mandatos quedan disponibles como método de pago en la ficha de cada socio.

Avisa a tus socios antes de la fecha de cambio

Esto es obligatorio por normativa de domiciliación bancaria, no es opcional. Tienes que comunicar a tus socios:

Que cambias de proveedor de domiciliación
Su nueva referencia de mandato
El identificador de acreedor antiguo y el nuevo
La fecha en la que se hace efectivo el cambio

No requiere ninguna acción por parte del socio ni afecta al servicio que recibe: solo verá otros datos en su extracto bancario.

Usa el mismo canal por el que le comunicas otras cosas (email, newsletter, carta) para asegurarte de que llega. GoCardless facilita una plantilla de aviso con todo lo que debe incluir.

Después de importar: crea las suscripciones

Las suscripciones y los cobros programados no se migran. Lo que se trae es la autorización de cobro, no la cuota.

Una vez importados los mandatos, hay que crear las suscripciones en Trainingym y seleccionar el mandato como método de pago de cada socio. Esto te permite además revisar tarifas y precios antes de reactivar los cobros.

Preguntas frecuentes

¿Tienen que hacer algo mis socios? No. Ni firmar de nuevo, ni confirmar nada. Solo recibir el aviso del cambio.
¿Se interrumpen los cobros durante la migración? No deberían, si se coordina la fecha de cambio con tu proveedor anterior. Por eso conviene no cancelar el servicio antiguo hasta tener la migración confirmada.
¿Puedo importar solo una parte de mis socios? Sí, pero es mejor migrarlos todos a la vez. Si un mandato se queda fuera, luego habrá que solicitárselo de nuevo a ese socio.
¿Qué pasa si un socio ha cambiado de banco? Su mandato antiguo ya no sirve. Déjalo fuera de la importación y solicítale un mandato nuevo desde su ficha.
¿Cuánto tarda todo el proceso? Depende de lo que tarde tu proveedor anterior en darte los datos y de la revisión de GoCardless. Planifícalo con margen y no lo dejes para la semana del cobro.

⚠️ Pendiente de confirmar plazos orientativos reales.

¿Necesitas ayuda?

Para dudas sobre el estado de tu migración, tu CID o la revisión de tu fichero: contacta con el soporte de GoCardless, que es quien gestiona el proceso.

Para dudas sobre la plantilla o la importación desde Trainingym Manager: escríbenos desde tu portal del cliente.