Uma agenda onde posso organizar os compromissos com os meus clientes e todas as tarefas que tenho que realizar no meu dia a dia? Agora é possível com Trainingym.
Precisa organizar sua semana? Você quer que nada escape de você? Você gosta de aumentar a produtividade?
A Nova Agenda Trainingym é o que você precisa!
Que vantagens lhe oferece a Nova Agenda Trainingym? 🧐
- Otimize seu tempo ao máximo da forma mais simples possível.
- Aumente sua produtividade e a de sua equipe.
- Controle a produtividade da sua equipe e melhore os KPIs.
- Publique seus serviços e disponibilidade e permita que seus clientes marquem um horário com você ou façam a reserva para eles.
- Melhore seu suporte ao cliente.
Fonte: Como posso administrar meu negócio de fitness com sucesso?
Que conteúdo veremos neste tutorial?
0. Introdução.1. Meça sua produtividade com indicadores de desempenho relevantes.
2. Consulte, edite e valide qualquer "evento" da sua agenda.
3. Agende uma tarefa.
4. Agende um serviço.
A seguir, explicamos tudo passo a passo.
0. Introdução.
Antes de tudo, acesse o Trainingym Manager com seu nome de usuário e senha. Em seguida, vá para o menu Iniciar > Minha Agenda.
📌 Lembre-se: no menu Minha Agenda você só pode consultar suas tarefas, serviços e atividades.
Para consultar as "tarefas" de outros colaboradores, deve aceder ao menu Colaboradores > Calendário.
👉 A partir do menu "Minha Agenda" pode consultar e validar todas as suas tarefas diárias, serviços e atividades, bem como agendar novas tarefas e compromissos com os seus clientes, facilitando assim o seu acompanhamento. Além disso, você poderá reservar sessões para seus clientes nos serviços oferecidos pelo seu negócio, oferecendo a eles uma experiência única.
👉 A partir da sua Nova Agenda você pode:
1. Meça sua produtividade com indicadores de desempenho relevantes.
A Nova Agenda Trainingym permite organizar diferentes tipos de "eventos"; tarefas (com ou sem cliente), serviços que oferece à sua clientela e atividades dirigidas a cargo de ministrar.
📚 Saiba mais sobre como configurar categorias de funcionários, bem como tarefas e serviços relacionados, através deste tutorial 👈
Além disso, você poderá acompanhar a produtividade com base nos eventos (tarefas, serviços e atividades) validados nos últimos 30 dias, por meio de um Painel de KPIs com indicadores de desempenho.
📌 O número localizado na parte superior (1) (em negrito) de cada KPI refere-se à % de eventos (tarefas, serviços e atividades) validados.
Na parte inferior, os dados à esquerda (2) referem-se ao número de eventos validados. Enquanto os dados à direita (3) referem-se ao número total de eventos atribuídos ao referido funcionário.
🚨 Os dados desses indicadores são atualizados a cada 24 horas. Especificamente, a primeira vez que essa tela é acessada a cada dia.
💡 Use a opção "Contrair" para ocultar a visualização correspondente aos KPIs de desempenho e assim poder ampliar o espaço na tela para sua agenda de eventos.
Em vez disso, clique no botão "Abrir" para exibir os indicadores de desempenho.
2. Consulte, edite e valide qualquer "evento" na sua agenda.
Por padrão, seu calendário mostrará os eventos agendados na semana atual por meio da visualização "Semana".
- Hora. Horário em que o evento foi agendado.
- Nome. Nome do evento (tarefa, serviço ou atividade) agendado.
- Área ou sala. Área onde será realizado o evento.
- Duração. Duração em minutos do evento agendado.
- Cliente atribuído. Se o evento estiver relacionado a um cliente, seu nome aparecerá. No caso de eventos relacionados a mais de um cliente, aparecerá o rótulo "Multipartner". Se o evento não tiver um cliente atribuído, aparecerá em branco (-).
- Doença. Existem apenas 2 estados: Validado
ou não validado
Clique no botão "Dia" para visualizar os eventos agendados para o dia atual.
Independentemente da visualização (Dia ou Semana) da agenda em que se encontra, pode navegar para trás ou para a frente no tempo através dos cursores < > correspondentes. Use o ícone de calendário 📆 para acessar uma data específica em sua agenda.
- Campo de pesquisa. Segmente sua agenda de eventos usando o "campo de pesquisa" para localizar um evento específico por tarefa, serviço e nome de atividade.
- Filtros. Use o botão "Filtro" para segmentar os eventos da sua agenda. Por "categoria" (Fitness, ) em que o evento está relacionado ou por "tipo de evento" (tarefa, serviços e atividades).
💡 Use o botão "Restabelecer" para remover os filtros aplicados anteriormente.
- O botão "Não validado" permitirá que você visualize apenas os eventos que estão com validação pendente.
📌 O filtro "Não validados" mostra os eventos não validados nos últimos 30 dias.
🚨 O filtro "Não validado" não é compatível com o filtro "Dia e Semana", pois os eventos não validados nos últimos 30 dias serão mostrados por padrão.
👉 Outra novidades 🚀 apresentada pelo novo menu Minha Agenda é a possibilidade de exportar sua agenda em Excel.
📌 O filtro "Não validado" não é compatível com a opção de exportar a agenda em Excel. No entanto, uma vez exportado, você poderá filtrar no Excel por eventos validados ou não validados.
👉 A partir desta mesma visão geral da sua agenda pode "Validar", "Editar" e/ou "Apagar" um evento agendado através 
-
Validar um evento.
👉 Ao validar um evento você deve levar em consideração as seguintes considerações importantes:
* Não é possível validar um evento (tarefa, serviço e/ou atividade) com data futura.
Ao tentar validar um evento agendado no futuro, aparecerá a seguinte mensagem: "Desculpe, você não pode validar um evento agendado para uma data futura. Edite as configurações e altere a hora e a data, se necessário."
* Para validar algumas tarefas com um cliente, o colaborador deverá realizar uma ação específica com o cliente. Exemplo: tarefas pré-definidas na categoria "Fitness" como; rotina, pesagem, envio de e-mail, teste de força, etc.
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Editar um evento.
👉 Ao editar um evento você deve levar em consideração as seguintes considerações importantes:
* Os eventos validados não podem ser editados posteriormente.
* Nem todos os campos de um evento podem ser editados. Você pode editar a data de início, hora e duração.
💡 Se você editar um evento já agendado, lembre-se de ativar novamente a verificação "Notificar por e-mail" para que o cliente seja notificado por e-mail com as alterações realizadas.
* Ao editar um evento agendado, salvar afeta apenas o evento em questão.
3. Agende uma tarefa.
Da sua agenda você também pode agemdar uma "tarefa".
📌 Uma tarefa é um evento que pode estar vinculado a um cliente (compromisso), mas não pode ser público ou reservável por clientes do aplicativo ou da web. Exemplos: 'Pegar o quarto' ou 'Renovar uma rotina'.
Para agendar uma tarefa basta clicar no botão "Agendar Tarefa".
👉 Em seguida, aparecerá uma série de parâmetros de configuração:
- Tarefa. Selecione uma tarefa dentre as disponíveis na lista suspensa.
🚨 Lembre-se que as tarefas disponíveis dependem da “categoria de funcionário” à qual você está vinculado. As categorias são compostas por tarefas e serviços que os funcionários vinculados a elas podem realizar.
📚 Receba mais informações sobre como criar e editar tarefas, através deste tutorial 👈
📌 Se a tarefa selecionar "requer cliente", um campo adicional (Cliente) será habilitado para que você possa pesquisar o cliente que deseja vincular a essa tarefa.
Ao criar uma tarefa em Trainingym Manager, devemos decidir se esta tarefa exigirá um número de cliente para que possa ser realizada pela equipe.
📚 Saiba mais sobre como criar e editar tarefas através deste tutorial 👈
- Parceiro. Procure um cliente para vincular a essa tarefa por nome ou e-mail.
- Descrição. Descrição da tarefa a ser executada. Essa descrição será exibida na janela de detalhes da tarefa que o colaborador vê em sua agenda.
🚨 Essa descrição também será exibida a partir do modelo de notificação por e-mail recebido pelo cliente e pelo funcionário associado ao referido compromisso.
- Área ou sala designada. Espaço do seu negócio no qual a tarefa será agendada.
- Período. Data em que a tarefa será agendada.
🚨 Não é possível agendar tarefas no passado, ou seja, com data anterior ao dia atual.
- Hora de início. Hora em que a tarefa será realizada.
- Duração (minutos). Tempo estimado em minutos para concluir a tarefa.
- Repita a tarefa. Defina uma série de repetição em sua agenda para essa tarefa. Assim que a verificação "Repetir Tarefa" estiver ativada, siga estas etapas:
- Selecione os dias em que deseja que a tarefa se repita.
- Através do campo "Repetir a cada x semanas", escolha a cada quantas semanas aquela tarefa será repetida em sua agenda nos dias previamente selecionados.
- Através do campo "End Date", escolha até qual data a tarefa será repetida em sua agenda.
👉 Agende um "Serviço" caso queira agendar um horário com um ou vários clientes que se repete periodicamente ao longo do tempo.
- Notifique por e-mail. Ative a verificação "Notificar por e-mail" para que você e o cliente relacionado à tarefa (se houver) recebam uma notificação por e-mail com as informações do evento agendado.
🚨 Esta notificação por e-mail está vinculada a um modelo que deve ser ativado no nível central. Entre em contato pelo chat de suporte ou via e-mail support@ttrainingym.com para solicitar sua ativação.
📌 O envio deste e-mail vinculado ao modelo de agendamento só está disponível na nova visualização da parte Minha Agenda e Calendário. Não está disponível na visualização antiga de ambas as guias.
Por fim, clique no botão "Salvar" para que a tarefa seja agendada ou use o botão "Cancelar" para cancelar a referida ação.
📌 Como já mencionamos, existem certas tarefas "especiais" no Trainingym. Essas tarefas estão vinculadas à categoria "Fitness" e relacionadas aos clientes (Exemplo: rotina, pesagem, envio de e-mail, teste de força, etc.).
👉 Se você agendar uma dessas tarefas em sua agenda com um cliente com quem você já tem a mesma tarefa agendada com data futura, aparecerá o seguinte pop-up informativo para excluir a tarefa futura para a nova que você está criando ou manter aquele já criado.
4. Agende um serviço.
A partir da sua agenda você também pode agendar um "serviço".
📌 Um serviço é um evento que pode ser reservado pelo cliente se estiver configurado como público. Também pode ser monetizado marcando-o como premium. Exemplos: 'treinamento personal' ou 'consulta com o nutricionista'.
👉 Em seguida, aparecerá uma série de parâmetros de configuração:
- Serviços. Selecione um serviço dentre os disponíveis na lista suspensa.
🚨 Lembre-se que os serviços disponíveis dependem da "categoria de funcionário" a que você está vinculado. As categorias são compostas por tarefas e serviços que os funcionários vinculados a elas podem realizar.
📚 Receba mais informações sobre como criar e editar tarefas, através deste tutorial 👈
- Descrição. Descrição do serviço a realizar. Essa descrição será mostrada na janela de detalhes do serviço que o funcionário vê em sua agenda.
📌 O cliente associado ao referido serviço poderá consultar a informação sobre o mesmo a partir do menu "Hoje tem" da app ou do site Easy através da secção "A minha próxima entrevista".
- Como o serviço será entregue? Decida se o atendimento será presencial ou online.
Caso você agende um atendimento online, você tem 2 opções disponíveis:
- Vincule o serviço a um vídeo da sua galeria de aulas virtuais.
- Vincule o serviço a um vídeo com URL personalizado.
👉 Experiência do usuário do aplicativo.
- Área ou sala designada. Espaço do seu negócio no qual o serviço será programado.
- Período. Data em que o serviço será agendado.
- Hora de início. Horário em que o serviço agendado ocorrerá.
- Duração (minutos). Tempo estimado em minutos para realizar o serviço.
- Repita o serviço. Defina uma série de repetição em sua programação para esse serviço. Assim que a verificação "Repetir serviço" estiver ativada, siga estas etapas:
- Selecione os dias em que deseja que o serviço se repita.
- Através do campo "Repetir a cada x semanas", escolha a cada quantas semanas o atendimento será repetido em sua agenda nos dias previamente selecionados.
- Através do campo "Data fim", escolha até qual data o atendimento será repetido em sua agenda.
- Público (Opção para publicar o serviço no aplicativo e na web). Se você ativar a verificação "Público", os serviços ficarão visíveis para seus clientes no aplicativo Easy e na web.
- Serviço de pagamento (créditos). Se esta opção estiver ativada, aparecerá um campo com o rótulo "créditos por vaga" no qual você poderá inserir o número de crédito por vaga reservada. Para saber mais sobre como configurar pacotes de crédito, confira 👉 este artigo.
- Lugares disponíveis. Limita o número de assentos disponíveis para o serviço configurado.
👉 Antes de terminar de configurar seu serviço, clique na seção "Alunos" para incluir, se desejar, os clientes que sempre terão um lugar reservado no seu serviço.
📌Lembre-se que se você tornar seu atendimento "Público", seus clientes do aplicativo Easy ou web, poderão reservar um lugar no atendimento caso seja público.
👉 Se a verificação "Serviço pago" estiver desabilitada, o serviço será gratuito. Pelo contrário, ative o cheque mencionado e estabeleça um número de crédito para que o serviço tenha um custo para seus clientes.
Otimize o tempo de sua equipe e priorize o acompanhamento e fidelização de seus clientes. Ofereça seus serviços pelo aplicativo e pela web para que seus clientes possam acessar seus serviços a todo momento. Seu negócio lucrativo 24 horas por dia!