¿Quieres que tus clientes puedan asistir y reservar actividades para sus invitados utilizando las sesiones disponibles en su cuota?
Trainingym te permite añadir reservas de invitado tanto desde Manager con desde app y web Easy, pudiendo así tus clientes compartir su cuota con sus amigos y conocidos.
¡Configura las reservas y las actividades y empieza a disfrutar de esta nueva funcionalidad!
¿Qué vamos a ver en este tutorial?
- Introducción
- Configuración de reservas multiplaza
- Reserva de plaza de invitados desde Trainingym Manager
- Experiencia cliente:
- Consultar movimientos de invitados
Te lo explicamos todo paso a paso 📝
Introducción
Las reservas multiplaza tienen como objetivo permitir que se reserven plazas adicionales (invitados) a raíz de una ficha de socio ya existente en el centro (socio activo o potencial), de manera que se puedan descontar sesiones de la cuota o bono del socio si se desea quedando reflejado en su histórico de Movimientos.
Las reservas de invitado van asociadas a la ficha del socio principal y serán independientes de otras configuraciones como la configuración de accesos, límite de reservas, etc, prevaleciendo siempre por encima de estas de estas (no teniendo en cuenta estos límites).
Configuración de reservas multiplaza
La configuración de reservas multiplaza se debe realizar en dos pasos, el primero es activarla a nivel general y posteriormente, requiere de su activación de manera individual en las actividades donde se desee aplicar.
Configuración general
- Accede a Trainingym Manager con tus credenciales de empleado
- Dirígete al menú Actividades > Configurar > Reservas.
- En la pestaña Reservas despliega el apartado de "Límite de reservas".
- Activa la opción "Permitir reservas multiplaza".
- Guarda la configuración para que se apliquen los cambios
Configuración en Actividad
Una vez hayamos activado la opción "Permitir reservas multiplaza" debemos activar la funcionalidad en las actividades que deseemos. Para ello:
- Accede al menú Actividades > Administrar Horario.
- Programa o edita una actividad ya existente en el horario.
- En la pestaña Configuración, dentro del apartado "Configuración de Reservas" activa la opción "Reserva multiplaza".
- Determina el nº máximo de reservas a invitados de las que dispondrá un socio.
- Guarda la configuración para que se apliquen los cambios.
🚨 ¡Atención!
- Una actividad marcada como multiplaza:
- No podrá ser marcada como Streaming.
- No podrá tener vinculado un Workout.
- No existen las reservas multiplaza en Protocolos especiales.
Reserva de plaza de invitados desde Trainingym Manager
Una vez activada la configuración tanto general como en las actividades, ya estaremos listos para empezar a utilizarla.
Desde Traningym Manager, el staff podrá realizar reservas tanto para socios como para invitados en las actividades donde se haya configurado la reserva multiplaza.
Añadir reserva de una plaza adicional
- Dentro de una actividad dirígete a la pestaña "Reservas".
- Al igual que en la reserva habitual, introduce el nombre del socio a quien quieras asignar la reserva.
- Pulsa sobre "Asignarle reserva".
- Si la actividad es de pago, selecciona si deseas descontar sesiones o asignar plaza gratis.
- Para añadir una reserva de invitado, teclea de nuevo el nombre del socio en el buscador y pulsa de nuevo el botón "Asignarle reserva".
- Se mostrará un modal para reservar una plaza adicional.
- Si es la primera vez que el socio tiene un invitado, se mostrará por defecto la pestaña "Nuevo invitado" donde introducir el nombre y apellido (ambos campos obligatorios).
- Si ya existen invitados para el socio, se mostrará por defecto la pestaña "Listado de invitados" con el nombre y apellido para seleccionar el invitado deseado.
- Pulsa Confirmar en cualquier de los dos casos para añadir un invitado.
🚨 ¡Atención!
El empleado puede superar los límites de reserva multiplaza establecidos.
En el listado de reservas se mostrará el socio principal y los invitados (nombre y apellidos entre paréntesis).
Cancelar reservas de socios y/o invitados
La herramienta no permite cancelar la reserva del socio manteniendo la de los invitados, por tanto, si se selecciona la reserva del socio, automáticamente, el sistema seleccionará las de los invitados también.
Se permite cancelar reservas de invitado de manera unitaria o múltiple.
Si la actividad es de pago y se han descontado sesiones al añadir reservas de socio e invitados, si estas se cancelan, las sesiones se devolverán como ocurre normalmente.
Las reservas de actividades de pago quedarán registradas en el apartado "Movimientos" del socio, así como los reembolsos en caso de cancelar las reservas.
🚨 ¡Atención!
- No es posible clonar socios con reserva en actividades marcadas como multiplaza.
Experiencia cliente
La reserva de plazas adicionales también puede ser realizada por parte de los socios desde su aplicación (app) o bien desde la web personalizada Easy si tu centro la tiene activa.
Veamos cómo funciona en ambos casos:
Reserva multiplaza en app
Las reservas multiplaza se pueden activar para actividades sin plaza numerada, con plazas numeradas y mapa genérico, y en actividades con mapas personalizados.
Así mismo, aunque la funcionalidad está más enfocada a actividades de pago, también funciona sin problema en actividades que no se hayan marcado como de pago.
Veamos un pequeño ejemplo de las tres opciones que visualmente tendríamos a nivel de plazas numeradas y no numeradas.
Reserva multiplaza en actividad sin numerar
Reserva multiplaza en actividad numerada con mapa genérico
Reserva multiplaza en actividad numerada con mapa personalizado
🤓 Información útil
-
En todos los casos, el socio debe disponer de sesiones suficientes para él y sus invitados si las actividades son de pago.
- En actividades sin plaza numerada, pulsa "Reserva una plaza adicional" para añadir la reserva a un invitado.
- En actividades con plaza numerada, pulsa sobre la plaza deseada para añadir un invitado.
Al igual que ocurre en Manager, las reservas se socio no pueden cancelarse sin cancelar también las de invitado, por tanto, si pulsamos sobre "Cancelar reserva" podremos:
- Cancelar una de las reservas adicionales
- Cancelar todas las reservas.
🚨 ¡Atención!
- El límite de reserva multiplaza es independiente del resto de límites de reservas (máximo por día natural, pendientes de validar, para la misma actividad…)
Reserva multiplaza desde web Easy
Al igual que desde la app, si una actividad está marcada como multiplaza, los clientes podrán hacer reservas a tantos invitados como permita la configuración.
Os dejamos un pequeño vídeo del proceso:
🤓 Información útil
- Las reservas de los invitados se muestran con la inicial del nombre y el apellido de cada invitado.
- Solo se mostrará una tarjeta de reserva por actividad en la página de inicio, desde donde consultar los detalles si se desea.
- La cancelación de reservas funciona igual que en app. El cliente podrá:
- Cancelar una de las reservas adicionales
- Cancelar todas las reservas.
Consultar movimientos de invitados
Tanto desde Pagos del socio como desde Payments > Movimientos, se pueden revisar estas reservas de invitado realizadas por parte del cliente o del Staff.
Si la actividad es de pago, aparecerán tantos movimientos como reservas realizadas (socio + invitados)
En los movimientos correspondiente a invitados, se mostrará "1 sesión*" en la columna Canje y al pasar el ratón por encima, podremos revisar a qué invitado corresponde esa reserva.
Se podrá revisar el invitado también desde los detalles del movimiento:
Si intentamos reintegrar un movimiento que tiene reservas de invitado asociadas se nos mostrará un modal:
Si confirmamos, aparecerán tantos popup's de confirmación como reservas asociadas tuviera el movimiento:
Todos los movimientos aparecerán como reembolsados con el motivo que hayamos introducido.
Es posible reembolsar movimientos de invitados sin necesidad de reembolsar el del socio principal, pero no a la inversa, como ocurre con las reservas.
El reembolso supondrá la devolución de las sesiones de la tarifa o bono, como en las reservas simples.