Configura tus dispositivos de Control de Accesos

Controla los accesos de tus clientes, así como los dispositivos de acceso a las instalaciones de tu centro desde Trainingym Manager.

Evolucionamos la funcionalidad de control de acceso automático en Trainingym Manager para que los dispositivos de acceso a vuestras instalaciones puedan controlarse remotamente desde Trainingym Manager, para facilitar la operación y atención a los clientes.

¿Qué contenidos vamos a ver en este tutorial? 

1. Dispositivos
   1. Editar dispositivo
      1. Condiciones de acceso

1. 1. 1. Opciones

1. 1. 1. Web de acceso con QR

1. 1. 1. Datos biométricos
   2. Registro manual de acceso
2. Grupos 
   1. Añadir grupo
   2. Editar grupo
   3. Borrar grupo
3. Control acceso con QR 
4. Gestión de datos biométricos
5. Permitir o denegar acceso por torno a un Socio desde su ficha 
   
   

A continuación, te lo explicamos todo paso a paso 📑

Trainingym también te ofrece la posibilidad de visualizar y editar los dispositivos integrados de tu centro para tener un control automático o registrar manualmente el acceso de tus clientes al centro o a las diferentes salas de tu negocio fitness.

1. Inicia sesión en Trainingym Manager con tus credenciales de acceso.
2. Busca el menú Mi Centro y despliégalo.
3. Pulsa sobre el submenú "Control de Accesos".

Veamos en detalle todas las novedades que incluye este apartado.

 

Dispositivos

En este apartado te aparecerán los dispositivos que tengas vinculados en tu centro deportivo (No están incluidas las tablets Booking).

Para cada uno de ellos dispones de diferentes opciones.

 

Editar dispositivo

Para editar las características de un dispositivo pincha sobre el símbolo del lápiz ✏️ y se te abrirá el modal de edición.

• Nº de serie: Aquí podrás visualizar el nº de serie de tu controladora.
• Nombre: Introduce el nombre que identificará el dispositivo. Es un campo obligatorio. Máximo 50 caracteres.
• Tipo. Podrás configurarlo como dispositivo de acceso general o vincularlo a un área o sala.

Dependiendo de qué opción elijas entre estas dos se te habilitarán diferentes campos. Veamos cada una de ellas en detalle.

 

Marcar como dispositivo de acceso general

Si marcamos la opción "Marcar como dispositivo de acceso general", podremos configurar el dispositivo para controlar el acceso al gimnasio.

 

Vincular el dispositivo a un área o sala

Elegir esta opción te permitirá vincular el dispositivo a una zona de tu gimnasio. 

Lo primero es elegir el área o sala al que vincular el dispositivo.

Selecciona del desplegable a qué zona deseas que esté vinculado. Estas áreas o salas han debido haber sido creadas desde el apartado Mi Centro > Áreas y Salas. Para más información, consulta nuestro tutorial 👈 relacionado.

Condiciones de Acceso

En ambos casos, se habilitarán las siguientes opciones dentro de "Condiciones de acceso":

• Permitir acceso gratis a socios con perfil específico. Si se activa, el perfil seleccionado podrá acceder de forma gratuita al centro sin tener que cumplir las condiciones posteriores.
• Permitir acceso a socios potenciales: Si se activa permite que los socios potenciales accedan al centro (cumpliendo con el resto de configuraciones establecidas).
• Permitir acceso sólo a socios con suscripción vigente: Si se activa, solo permitirá el acceso de clientes que tengan una tarifa y/o bono activo. 
  Al activar esta opción se mostrará los siguientes sub permisos:
  • Limitar a los productos vinculados a este dispositivo. Sólo podrán acceder aquellos socios cuya suscripción esté asociada a este dispositivo y de acuerdo a las franjas horarias establecidas. Esta asociación se realiza dentro del producto, en la pestaña Control de accesos tal y como se explica en este 👉 artículo.
  • Descontar una sesión de tarifa o bono en el acceso. Cada vez que el socio acceda le descontará una sesión de la suscripción que tenga. Podrás configurar el tiempo en el que no descontará sesiones desde el acceso.
• Permitir acceso sólo a socios que han registrado su salida: Si se activa, el acceso estará limitado exclusivamente a socios que, tras registrar su entrada, han registrado posteriormente su salida. 
• Permitir acceso sólo a socios con reserva: Si se activa, el acceso estará limitado exclusivamente a socios que tengan una reserva vigente. Para validar la reserva es necesario vincular el dispositivo a reservas. Tendrás que seleccionar entre los siguientes requisitos:
  • Con cualquier reserva para el día en curso, sin importar la hora.
  • Sólo antes del inicio y hasta 15 minutos después del inicio de la actividad reservada.

Opciones

Una vez configuradas las condiciones de accesos, encontrarás otras opciones que podrás activar:

Mostrar notificación de acceso de clientes

Esta funcionalidad te permitirá mostrar pop-ups en todas las vistas del manager, lo cual te brinda la posibilidad de recibir notificaciones cuando un cliente intenta acceder a tu negocio.

Estas notificaciones te informarán si el acceso es permitido o denegado, y en caso de ser negativo, también nos indicarán la causa.

 

 

Recuerda que para utilizar esta función es necesario contar con los permisos correspondientes, tanto a nivel de dispositivos como a nivel de empleados.

Validación check-ins Wellhub

Si tu centro está integrado con Wellhub, al activar esta opción, cuando el socio acceda con el QR que se genera en Wellhub se confirmará la solicitud realizada por el socio y que puedes encontrar en Socios-Check-in partners.

Validar reservas con accesos

Esta opción solo estará disponible si el dispositivo está configurado como de acceso general. Al activarse esta opción, se validarán las reservas del socio respetando el siguiente orden:

1. Intervalo de acceso general para reservas.

2. Protocolos especiales (si existen).

3. Configuración específica de la actividad (si existe, tiene prioridad) 

Vincular a reservas

El acceso se limitará según la configuración establecida en Actividades-Configurar-Reservas (pestaña accesos) y se validará la asistencia a las actividades configuradas para el área o sala seleccionada.

Web de acceso con QR

Otra opción que puedes poner a disposición de tus clientes es que, en vez de que un dispositivo tenga que leer su QR, sean ellos quienes, a través de la app, lean un código QR para poder acceder.

Para activar esta funcionalidad, despliega la sección Web de acceso con QR y se generará una web con un código QR que los socios deberán escanear desde una tableta para acceder.

Además, podrás personalizar el carrusel de imágenes que aparecerá junto al QR, pudiendo incluir hasta 5 imágenes, indicar un título y establecer los segundos de transición entre una imagen y otra.

Por último, podrás activar el dark mode, es decir, muestra el código QR sobre un fondo negro.

Datos biométricos

Esta opción solo estará disponible para dispositivos de reconocimiento facial (FaceID) y permitirá establecer el tiempo en el que se borrarán los datos de los clientes que no hayan accedido al centro, de forma que se pueda liberar memoria del dispositivo.

Registro manual de acceso

Como empleado fitness, podrás activar manualmente la entrada o salida de las personas (Socio / Empleado / Otros) al centro desde Trainingym Manager.

Elige el dispositivo para el cual desees registrar el acceso y pulsa sobre el icono .

Se abrirá un modal en el que seleccionar algunos parámetros: 

1. Selecciona entre "Registrar entrada" o "Registrar salida".
   
   
2. Seleccionar el rol de la persona (Socio / Empleado / Otros) para la cual vayas a registrar la entrada o la salida (obligatorio).
   
   
3. Busca por nombre, apellido o email, y seleccionar la ficha correspondiente (obligatorio):
   
   
   
   1. Si es socio, podrás buscar dentro de todos los listados de Socios: Activos, Potenciales y Baja.
   2. Si es empleado, podrás buscar dentro del listado de activos.
   3. Si es “Otro”, este campo de búsqueda queda deshabilitado.
4. Confirmar o cancelar la activación del mecanismo.
   
   

 

 

Grupos

El apartado Grupos permite, en caso de tener 2 o más dispositivos, crear grupos que incluyan los dispositivos de acceso que se elijan. 

 

Añadir grupo

Para añadir un nuevo grupo de dispositivos pulsa sobre "Añadir Grupo".

Se abrirá el modal de creación de grupos.

• Nombre: Rellena el nombre que tendrá tu nuevo grupo. Máximo 50 caracteres. (Obligatorio)
• Color de grupo: Identificará el color del grupo en el listado de grupos.
• Imagen: Podrás asignar una imagen para identificar al grupo.
• Vinculación de dispositivos: Elige del desplegable tantos dispositivos como quieras asignar al grupo. 
  • Elige los diferentes dispositivos que desees agregar.
    
    
  • Pulsa sobre ➕ Añadir dispositivos.
    
    

Pulsa sobre "Confirmar" para añadir un nuevo grupo o sobre "Cancelar" si deseas salir del modal de creación de grupo sin guardar.

Ya tendrás disponible tu nuevo grupo de dispositivos, con el color y la imagen elegida

 

Editar grupo

Para editar un grupo de dispositivos ya creado, pulsa sobre el lápiz ✏️ y se abrirá el modal de edición.

Realiza las modificaciones que desees y Confirma / Cancela para aplicar o no los cambios.

 

Borrar grupo

Para borrar un grupo pulsa sobre la papelera 🗑️. 

 

Control de acceso con código QR 

Trainingym te permite registrar el acceso de los socios a cualquier espacio de vuestro centro deportivo, aunque no dispongas de dispositivos integrados. Con esta funcionalidad vinculada a la configuración de aforo total y de los diferentes espacios del centro, garantizamos algo esencial como operar sin superar en ningún caso el aforo máximo permitido.

El procedimiento es realmente sencillo, ya que consiste simplemente en escanear el código QR del socio a través de una cámara. Disponemos de varias opciones totalmente complementarias para realizar este procedimiento:

1. Escaneo de QR a través de Trainingym Manager
2. Escaneo de QR a través de la Webapp Staff

En este artículo te explicamos cómo realizarlo paso a paso mediante la primera de las opciones mencionadas.

Accede a Trainingym Manager con tu usuario y contraseña de empleado. A continuación, dirígete al menú Mi Centro > Control de accesos y haz click sobre el botón Abrir web de control.

Recuerda que puedes configurar tu "semáforo de ocupación" para que la pantalla vista de ocupación web que se muestra en la app y web, reflejen el estado de ocupación diferenciado por 3 colores, como explicamos en este otro artículo.

Tras hacer click en Abrir web de control se nos abrirá una nueva pestaña del navegador, en la que debemos seleccionar el área o espacio del centro en el que deseemos registrar las entradas y/o salidas.

Una vez seleccionado el área y tipo de registro, nos aparecerá una pantalla en la que los socios podrán pasar su código QR personal para registrar acceso o salida del espacio elegido.

Si esa opción está activa, sólo permitirá acceder a un cliente que escanee su QR dentro del intervalo de acceso permitido para una actividad que previamente ha reservado. De lo contrario, dará acceso denegado.

En caso de que se cumplan todas las condiciones establecidas para permitir el acceso del socio, al escanear el código QR debe dar acceso correctamente al socio.

💡 Novedad: Personaliza la configuración de accesos para cada actividad y servicio. Si quieres saber cómo funciona te lo explicamos en 👉 este tutorial 

Gestión de datos biométricos

Si tu centro cuenta con dispositivos de reconocimiento facial los socios deben dar su consentimiento para el tratamiento de datos biométricos.

Por ello, en la sección de Gestión de datos biométricos podrás redactar el texto legal de Política de acceso por biometría.

Además, podrás ver que socios han aceptado este texto legal en el botón Histórico de consentimiento.

Por último, en caso de que realices alguna modificación, podrás solicitar de forma masiva la nueva aprobación por parte de los socios por lo que, le aparecerá en la app para que vuelvan a aceptarlo.

 

Permitir o denegar acceso por torno a un Socio desde su ficha

Ahora desde la ficha de tus clientes puedes habilitar o deshabilitar la posibilidad de activar cualquier dispositivo de acceso. 

Accede a la ficha de un cliente, en la pestaña Datos y busca el switch "Permitir acceso".