Cómo registrar y controlar el acceso de tus clientes a tu negocio

Controla los accesos de tus clientes, así como los dispositivos de acceso a las instalaciones de tu centro desde Trainingym Manager o Webapp.

Evolucionamos la funcionalidad de control de acceso automático en Trainingym Manager para que los dispositivos de acceso a vuestras instalaciones puedan controlarse remotamente desde Trainingym Manager, para facilitar la operación y atención a los clientes.

¿Qué contenidos vamos a ver en este tutorial? 

1. Dispositivos
   1. Editar dispositivo
      1. Marcar como dispositivo de acceso general
      2. Vincular el dispositivo a un área o sala
      3. Mostrar notificación de acceso de clientes
   2. Registro manual de acceso
2. Grupos 
   1. Añadir grupo
   2. Editar grupo
   3. Borrar grupo
3. Control acceso con QR 
   1. Marcar salida del centro
4. Consulta el estado de ocupación del centro
   1. Tipos de accesos
   2. Consulta los accesos en la ficha del socio
   3. Consulta los accesos en la ficha del empleado
   4. Consulta los accesos al centro a través del Informe de Accesos
5. Control de accesos vinculado a productos 
6. Permitir o denegar acceso por torno a un Socio desde su ficha 
7. Permitir restablecer la foto del ID Facial de un Socio 

A continuación, te lo explicamos todo paso a paso 📑

Ampliamos las maneras de controlar el acceso de tus clientes.

Ahora, Trainingym también te ofrece la posibilidad de visualizar y editar los dispositivos integrados de tu centro para tener un control automático o registrar manualmente el acceso de tus clientes al centro o a las diferentes salas de tu negocio fitness.

1. Inicia sesión en Trainingym Manager con tus credenciales de acceso.
2. Busca el menú Mi Centro y despliégalo.
3. Pulsa sobre el submenú "Control de Accesos".

Veamos en detalle todas las novedades que incluye este apartado.

Dispositivos

En este apartado te aparecerán los dispositivos que tengas vinculados en tu centro deportivo (No están incluidas las tablets Booking).

Para cada uno de ellos dispones de diferentes opciones.

Editar dispositivo

Para editar las características de un dispositivo pincha sobre el símbolo del lápiz ✏️ y se te abrirá el modal de edición.

• Nº de serie: Aquí podrás visualizar el nº de serie de tu controladora.
• Nombre: Introduce el nombre que identificará el dispositivo. Es un campo obligatorio. Máximo 50 caracteres.
• Marcar como dispositivo de acceso general.
• Vincular el dispositivo a un área o sala.

Dependiendo de qué opción elijas entre estas dos se te habilitarán diferentes campos. Veamos cada una de ellas en detalle.

Marcar como dispositivo de acceso general

Si marcamos la opción "Marcar como dispositivo de acceso general", podremos configurar el dispositivo para controlar el acceso al gimnasio.

Además, se habilitarán las siguientes opciones dentro de "Condiciones de acceso":

• Permitir acceso a socios potenciales: Si se activa permite que los socios potenciales accedan al centro (cumpliendo con el resto de configuraciones establecidas).
  
  
• Permitir acceso sólo a socios con suscripción vigente: Si se activa, solo permitirá el acceso de clientes que tengan una tarifa y/o bono activo. 
  Si además el socio tiene una tarifa y/o bono ligado a un control de accesos, su acceso al centro estará limitado a la configuración establecida en el producto correspondiente. Para más información sobre este aspecto, consultar el apartado Control de accesos vinculado a productos en este mismo tutorial. 
  
  
• Permitir acceso sólo a socios que han registrado su salida: Si se activa, el acceso estará limitado exclusivamente a socios que, tras registrar su entrada, han registrado posteriormente su salida.
  
  
• Permitir acceso sólo a socios con reserva: Si se activa, el acceso estará limitado exclusivamente a socios que tengan una reserva vigente. Para validar la reserva es necesario vincular el dispositivo a reservas.
  
  

Vincular el dispositivo a un área o sala

Elegir esta opción te permitirá vincular el dispositivo a una zona de tu gimnasio. 

Lo primero es elegir el área o sala al que vincular el dispositivo.

Selecciona del desplegable a qué zona deseas que esté vinculado. Estas áreas o salas han debido haber sido creadas desde el apartado Mi Centro > Áreas y Salas. Para más información, consulta nuestro tutorial 👈 relacionado.



Podrás configurar las condiciones de acceso y vincularlo a las reservas

• Vincular a reservas. Activa lo que llamaremos "modo booking", es decir, si se activa, el acceso se limitará según la configuración general de reservas y se validará la asistencia a las actividades configuradas para el área o sala seleccionada.
  
  
  
• Permitir acceso a socios potenciales: Si se activa permite que los socios potenciales accedan al centro (cumpliendo con el resto de configuraciones establecidas).
  
  
• Permitir acceso solo a socios con reserva: Limitará el acceso a solo los socios que tengan una reserva vigente.
  Es compatible con el check "Vincular reservas". Si ambos están activos, solo los socios con una reserva vigente y dentro del plazo establecido en la configuración general de reservas, podrán acceder a la sala, y además dicha reserva será validada.
  
  

Mostrar notificación de acceso de clientes

Esta funcionalidad te permitirá mostrar pop-ups en todas las vistas del manager, lo cual te brinda la posibilidad de recibir notificaciones cuando un cliente intenta acceder a tu negocio.

Estas notificaciones te informarán si el acceso es permitido o denegado, y en caso de ser negativo, también nos indicarán la causa.

¿Quieres conocer cómo funciona el sistema de notificación de accesos del cliente?
Te animo a ver este vídeo 👇

Cómo activar la notificación de acceso de los clientes

Para activar esta funcionalidad, simplemente debes dirigirte a través de Trainingym Manager al menú Mi Centro > Control de Accesos y clicar sobre el icono de edición 🖊del dispositivo que desees configurar. 

A continuación, activa la opción "Mostrar notificación de acceso de clientes". Una vez activada, podrás recibir notificaciones sobre los accesos de los clientes.

Con esta nueva funcionalidad, podrás estar al tanto de los accesos de tus clientes, recibiendo información detallada sobre quién intenta acceder, desde qué dispositivo y la razón por la cual se le ha negado el acceso en caso de ser necesario. 

Recuerda que para utilizar esta función es necesario contar con los permisos correspondientes, tanto a nivel de dispositivos como a nivel de empleados.

Registro manual de acceso

Ahora como empleado fitness, podrás activar manualmente la entrada o salida de las personas (Socio / Empleado / Otros) al centro desde Trainingym Manager.

Elige el dispositivo para el cual desees registrar el acceso y pulsa sobre el candado 🔓.

Se abrirá un modal en el que seleccionar algunos parámetros: 

1. Selecciona entre "Registrar entrada" o "Registrar salida".
   
   
2. Seleccionar el rol de la persona (Socio / Empleado / Otros) para la cual vayas a registrar la entrada o la salida (obligatorio).
   
   
3. Busca por nombre, apellido o email, y seleccionar la ficha correspondiente (obligatorio):
   
   
   
   1. Si es socio, podrás buscar dentro de todos los listados de Socios: Activos, Potenciales y Baja.
   2. Si es empleado, podrás buscar dentro del listado de activos.
   3. Si es “Otro”, este campo de búsqueda queda deshabilitado.
4. Confirmar o cancelar la activación del mecanismo.
   
   

 

Grupos

El apartado Grupos permite, en caso de tener 2 o más dispositivos, crear grupos que incluyan los dispositivos de acceso que se elijan. 

Añadir grupo

Para añadir un nuevo grupo de dispositivos pulsa sobre "Añadir Grupo".

Se abrirá el modal de creación de grupos.

• Nombre: Rellena el nombre que tendrá tu nuevo grupo. Máximo 50 caracteres. (Obligatorio)
• Color de grupo: Identificará el color del grupo en el listado de grupos.
• Imagen: Podrás asignar una imagen para identificar al grupo.
• Vinculación de dispositivos: Elige del desplegable tantos dispositivos como quieras asignar al grupo. 
  • Elige los diferentes dispositivos que desees agregar.
    
    
  • Pulsa sobre ➕ Añadir dispositivos.
    
    

Pulsa sobre "Confirmar" para añadir un nuevo grupo o sobre "Cancelar" si deseas salir del modal de creación de grupo sin guardar.

Ya tendrás disponible tu nuevo grupo de dispositivos, con el color y la imagen elegida

Editar grupo

Para editar un grupo de dispositivos ya creado, pulsa sobre el lápiz ✏️ y se abrirá el modal de edición.

Realiza las modificaciones que desees y Confirma / Cancela para aplicar o no los cambios.

Borrar grupo

Para borrar un grupo pulsa sobre la papelera 🗑️. 

Control de acceso con QR 

Trainingym te permite registrar el acceso de los socios a cualquier espacio de vuestro centro deportivo, aunque no dispongas de dispositivos integrados. Con esta funcionalidad vinculada a la configuración de aforo total y de los diferentes espacios del centro, garantizamos algo esencial como operar sin superar en ningún caso el aforo máximo permitido.

El procedimiento es realmente sencillo, ya que consiste simplemente en escanear el código QR del socio a través de una cámara. Disponemos de varias opciones totalmente complementarias para realizar este procedimiento:

1. Escaneo de QR a través de Trainingym Manager
2. Escaneo de QR a través de la Webapp Staff

En este artículo te explicamos cómo realizarlo paso a paso mediante la primera de las opciones mencionadas.

Accede a Trainingym Manager con tu usuario y contraseña de empleado. A continuación, dirígete al menú Mi Centro > Control de accesos y haz click sobre el botón Abrir web de control.

Recuerda que puedes configurar tu "semáforo de ocupación" para que la pantalla vista de ocupación web que se muestra en la app y web, reflejen el estado de ocupación diferenciado por 3 colores, como explicamos en este otro artículo.

Tras hacer click en Abrir web de control se nos abrirá una nueva pestaña del navegador, en la que debemos seleccionar el área o espacio del centro en el que deseemos registrar las entradas y/o salidas.

Una vez seleccionado el área y tipo de registro, nos aparecerá una pantalla en la que los socios podrán pasar su código QR personal para registrar acceso o salida del espacio elegido.

Si esa opción está activa, sólo permitirá acceder a un cliente que escanee su QR dentro del intervalo de acceso permitido para una actividad que previamente ha reservado. De lo contrario, dará acceso denegado.

En caso de que se cumplan todas las condiciones establecidas para permitir el acceso del socio, al escanear el código QR debe dar acceso correctamente al socio.

💡 Novedad: Personaliza la configuración de accesos para cada actividad y servicio. Si quieres saber cómo funciona te lo explicamos en 👉 este tutorial

Marcar Salida del centro

Todos los socios que registran su entrada aparecen automáticamente en el menú Aforo > Estado de ocupación de Trainingym Manager. Tenemos 3 opciones para registrar la salida del centro:

• Abrir la web de control y seleccionar "REGISTRO DE SALIDA" y que el socio escanee de nuevo su QR a la salida
• Marcar salida del centro del socio manualmente desde la misma pantalla de estado de ocupación.
• Que un empleado escanee el QR del socio desde la webapp Staff (+ detalle en este artículo).

 

Consulta el estado de ocupación del centro

Recuerda que los colores del estado dependen de la configuración del estado de ocupación, como explicamos en detalle en este otro artículo. Al igual que Trainingym Manager, puedes habilitar un acceso directo al estado de ocupación directamente desde la app Trainingym.

Vista Estado de ocupación en Webapp Staff 

Tipos de accesos

Dentro de Mi Centro > Aforo > Estado de ocupación, podrás consultar los socios que que se encuentran ahora mismo en el centro y el tipo de acceso de cada uno de ellos.

• Si el dispositivo de acceso que se activó manualmente está vinculado a un área o sala específica, el socio a quien diste acceso manualmente aparecerá también dentro del estado de ocupación de la sala en cuestión, de lo contrario aparecerá solo dentro del listado “ocupación del centro en tiempo real”.

• Incorporamos nueva columna dentro del listado de socios que se encuentran en el centro que mostrará el "Tipo de acceso"

  • Manual: Si se ha dado acceso manualmente desde un dispositivo pulsando sobre el candado 🔓 y registrando su acceso.
  • Automático: Si el socio ha ingresado a través de un torno por su cuenta o leyendo su QR desde la web de control.

Control de accesos vinculado a productos

Ahora Trainingym permite configurar reglas comerciales para los dispositivos de acceso.

Dentro del menú Payments, para cada producto que se genere, podremos definir una serie de condiciones vinculadas a uno o varios dispositivos. 

Incluimos 3 tipos de productos (tarifa, bono y producto), de los cuales, la pestaña Control de accesos solo estará disponible para tarifas y bonos, al considerarse los productos como artículos físicos o digitales que los clientes pueden adquirir, pero que no llevan una cuota/bono asociado.

Elige una tarifa o un bono ya creado, pulsa sobre él y busca la pestaña "Control de accesos".

Vinculación de dispositivos o grupos de dispositivos:

Puedes vincular tu producto a uno o varios dispositivos, así como a grupos de dispositivos. 

Pincha sobre el desplegable Dispositivos o Grupos y añaden los deseados

Límite de acceso

Podrás establecer una o varias franjas horarias para tu producto (en las que se activará el o los dispositivos seleccionados en el apartado anterior).

1. Selecciona el día o los días deseados.
2. Introduce una hora de inicio.
3. Introduce una hora de fin.
4. Pulsa sobre ➕ Añadir horario

Ya tienes tu primera franja creada. 

Si deseas añadir más franjas repite el proceso las veces que desees ajustando las franjas de tu producto.

Puedes eliminar una franja ya añadida pulsando la papelera 🗑️

Pulsa 💾 Guardar cuando hayas terminado de editar tu tarifa o bono para que se apliquen los cambios.

Los dispositivos vinculados a este producto solo se activarán en las franjas que hayas configurado en los mismos. 

Será aplicable a todos los clientes que tengan una suscripción a dicha tarifa o bono.

 

Permitir o denegar acceso por torno a un Socio desde su ficha

Ahora desde la ficha de tus clientes puedes habilitar o deshabilitar la posibilidad de activar cualquier dispositivo de acceso. 

Accede a la ficha de un cliente, en la pestaña Datos y busca el switch "Permitir acceso". 

 

Permitir restablecer la foto del ID Facial de un Socio

Desde la ficha del socio dispones de un nuevo check "Permitir cambiar la foto del id facial".

Estas son las condiciones en las que un cliente puede restablecer su id facial si tu centro tiene activado el módulo de reconocimiento facial y dispone de un lector vinculado a dispositivos integrados.

• El Socio podrá restablecer su ID hasta 1 vez cada 30 días.

• Para restablecer su ID más veces será necesario activar el switch "Permitir cambiar la foto del id facial" desde su ficha en Manager.

  • Si el switch está desactivado y no han pasado 30 días desde la última actualización de foto, no se muestra la opción de restablecimiento desde la app.

  • Si el switch está desactivado y han pasado 30 días, se muestra la opción de restablecer la foto desde la app.

  • Si el switch está activado y se actualiza la foto desde app, se desactiva el switch de Manager y reiniciar el contador de 30 días. La opción de restablecimiento se muestra en la app y se oculta al sacar la foto.

  • Si es la primera vez que se hace la foto, se activa el contador de 30 días.

  • Si se hace la foto desde Manager se activa el contador.

¿Quieres saber más sobre control de accesos?

Cómo descontar sesiones de la tarifa o bono de tus clientes cada vez que acceda a tu negocio.