El horario de actividades dirigidas de un centro deportivo es de gran interés para los clientes del mismo, ya que les permite consultar rápidamente la parrilla de clases grupales y eventos en función de sus intereses.
De igual forma, este horario es un gran recurso para medir la productividad de actividades y técnicos mediante el registro de asistencia a las mismas.
Procedimiento para Programar una Actividad en Horario
Videotutorial
Programar el horario de actividades paso a paso
Accede al menú Actividades > Administrar Horario. Desde este apartado podemos añadir, editar y eliminar cualquier actividad de nuestra parrilla de actividades y servicios, lo cual tendrá efecto inmediato en la app Trainingym.
Haz click sobre el botón Programar Actividad, con lo que aparecerá una ventana emergente en el que podemos registrar todos los parámetros necesarios para que la actividad quede configurada.
Analizamos las 4 pestañas de opciones que aparecen en la ventana de programación de la actividad.
Pestaña Configuración
- Actividad. Selecciona una actividad. 💡 Las opciones de ese desplegable dependen de vuestro listado de actividades. Si necesitas crear nuevas actividades revisa 👉 este tutorial
- Sala. Espacio en el que se impartirá la actividad. 💡 Las opciones de ese desplegable dependen de vuestro listado de actividades. Si necesitas crear nuevas salas revisa 👉 este tutorial
- Técnico. permite asignar el técnico que impartirá la actividad, o dejarlo en blanco.
- Dificultad. Puedes seleccionar un nivel de dificultad programada de la actividad, o dejarlo en blanco.
- Plazas. Por defecto se autocompleta con el aforo de la sala seleccionada en el paso 2, pero es editable. Este dato te servirá en el informe de actividades para obtener un indicador como el % asistencia real vs aforo.
- Periodo. Selecciona la fecha de inicio y fin en el que se impartirá la actividad. Una vez guardado NO permite modificación.
- Hora de inicio. Selecciona la hora de inicio de la actividad.
- Duración. Duración va a tener la actividad.
- Target. Determina el objetivo de asistencia deseado para la actividad. Respecto a este indicador, recomendamos fijar un target "realista" en primera instancia. Este dato te servirá en el informe de actividades para obtener un indicador como el % asistencia real vs target.
- Se repite los días. Selecciona que día/s de la semana se impartirá la actividad.
- Reservable. Al marcar esa opción, se abrirá la opción de plazas para determinar el número de puestos reservables a través de App y Web
- Numerada. Al marcar esa opción, se abrirá la opción de marcar las plazas por fila, permitiendo reservar un puesto específico desde la app y web.
- Apertura por técnico. Esta opción afecta a todos aquellos centros que utilizan la aplicación para Tablets Trainingym Booking. Al activarlo, el técnico debe hacer un login previo para "abrir" la actividad. A partir de ese momento la Tablet permitirá el acceso de clientes. Recomendamos dejar desactivado.
- Ocultar. Al activarse oculta la actividad en la app Trainingym para clientes y el Kiosko TG Touch. Suele utilizarse en actividades como cursos infantiles, eventos, o sesiones de entrenamiento personal que preferimos no mostrar en app.
- Configuración de accesos personalizada: activando esta opción podrás establecer una configuración personalizada de accesos a la actividad, la cual difiere de la configuración general de accesos a actividades.
Pestaña Segmentación
Desde esta pestaña podemos aplicar unos criterio de disponibilidad de esa actividad por perfiles o por grupos, mediante la cual se limitará la reserva a los grupos o perfiles seleccionados.
A parte de perfiles o grupos, podemos seleccionar uno o varios socios que podrán acceder la actividad sin estar incluidos en el perfil o grupo de acceso exclusivo.
Pestaña Reservas
Esta pestaña tiene 2 funciones:
- Asignar reservas a los socios: útil en casos en los que los clientes no dominan la app o no cuentan con acceso a la misma por tipo de cuota.
- Validar reservas: Seleccionando uno o varios socios y clic sobre Validar reservas queda registrada la asistencia del socio, evitando penalizaciones.
- Cancelar reservas: el socio también tiene posibilidad de cancelar desde su app
💡 Si contáis con un sistema de validación de reservas automático cómo la lectura de tarjetas de proximidad con tablets Trainingym Booking, o el registro de códigos QR, no es necesario que realicéis validación de reservas de esta forma.
Pestaña Validación
Desde esta pestaña podemos registrar el número de asistentes y confirmar la celebración de un evento del calendario.
💡 Si contáis con un sistema de validación de reservas que valida automáticamente la actividad cómo la lectura de tarjetas de proximidad con tablets Trainingym Booking, o lectura de códigos QR, no es necesario validéis actividades de esta forma.
Filtrar actividades
Una vez hayáis programado vuestras actividades, Trainingym Manager os permite filtrarlas para visualizar solo las que deseéis en un momento dado.
Existen diversos filtros que podéis aplicar. Os mostramos cuales son:
- Buscar por nombre de actividad: Este sería el buscador principal que os permite acotar por el nombre de la actividad.
- Filtrar por empleado: Este filtro os mostrará un desplegable con todos los empleados disponibles. Pinchando encima del nombre del empleado se mostrarán las actividades para las que dicho monitor haya sido incluido en el campo "Técnico" al programar una actividad"
- Filtrar por tipo de actividad: Este filtro os permite visualizar las actividades que son reservables y las que no de manera independiente
- Filtrar por nivel de esfuerzo: Tomando como referencia la Escala Borg, podréis filtrar vuestras actividades según el nivel de esfuerzo con el que se hayan configurado.
- Filtrar por sala: Este filtro os permite visualizar las actividades dependiendo de la sala en la que estén programadas.
- Filtrar por grupo de actividad: Según el grupo al que pertenezca una actividad, este filtro os permitirá acotarlas visualmente.
- Filtrar por actividad: Al igual que mediante el buscador, esta pestaña os permite elegir las actividades a visualizar por nombre.
- Filtrar por validación: Como novedad, ahora también podréis filtrar actividades por el estado en el que se encuentran, es decir, si las actividades aún están pendientes de realizarse (o validarse), si son actividades que han sido canceladas, o si, por el contrario, son actividades que ya han sido validadas.
Importante recordar los colores que indican el estado de validación de las actividades:
- Círculo en gris: Actividad pendiente
- Círculo en verde: Actividad validada
- Círculo en rojo: Actividad cancelada
