Gestiona las suscripciones de tus clientes
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Gestiona las suscripciones de tus clientes

Gestiona con Trainingym Payments, todas las suscripciones de tus clientes

¿Qué contenidos vamos a ver en este tutorial?

Te lo explicamos todo paso a paso. 📝

 

Creemos que poder revisar las suscripciones de tus clientes de forma rápida y sencilla es un pilar básico para la gestión del módulo de Pagos, por lo que podrás revisar los principales KPI's de tus suscripciones, encontrar todas tus suscripciones en un listado y generar nuevas suscripciones desde esta misma pestaña.

 

KPIs suscripciones

En la parte superior del submenú "Suscripciones" podrás encontrar una serie de indicadores de negocio. 

Para poder visualizar este apartado será necesario tener el permiso "Indicadores de negocio KIPs" activado:

  1. Accede al menú Mi Centro y busca el apartado Permisos.
  2. Elige el permiso de empleado que quieras editar.
  3. Desplázate hasta el apartado "Payments" dentro de permisos.
  4. Activa el switch Indicadores de negocio (KPIs).
  5. Recuerda 💾 Guardar para que se apliquen los cambios.

Ya puedes visualizar los KPIs de tus suscripciones

Veamos a qué hace referencia cada uno de estos KPIs.

Suscriptores

El nº de suscriptores indica la cantidad de socios que tienen una suscripción activa, independientemente de su tipología (tarifa/bono // cuota de socio activa o no).

MRR de suscripciones

El MRR de suscripciones muestra el sumatorio de pagos vinculados a suscripciones (de cualquier tipo) cuya fecha de valor se encuentra en el mes natural de consulta del panel de KPIs.

Ingreso promedio por socio

El ingreso promedio por socio es la división entre el MRR de suscripciones y el nº suscriptores.

% MRR suscripciones del total de ingresos

El %MRR suscripciones del total de ingresos es la división entre el MRR de suscripciones (Tarifas y bonos de cualquier tipo) e ingreso total (también contempla productos y pack de créditos). No se diferencian los tipos de suscripción. Si un socio tiene varias suscripciones, todo suma al numerador.

🔍 Puedes desplegar o contraer el apartado KPIs suscripciones para facilitar tu trabajo en el apartado Suscripciones.

 

Listado de suscripciones

Veamos en qué consiste este listado.

🚨 ¡Importante!

En este listado sólo encontrarás las suscripciones de clientes a tarifas y bonos. No se mostrarán las compras de paquetes de créditos, que podrás consultar en el menú "Créditos" si tu centro tiene activado este módulo, ni tampoco los "pagos personalizados", que podrás consultar desde el listado de Pagos.


Puedes buscar:

  • Nombre o apellidos del cliente
  • Producto

Filtrar por:

  • Producto
  • Estado de la suscripción. Se mostrarán por defecto todas las suscripciones en estados Activa, Cancelación solicitada, Prueba gratuita, Impagado, Programado y Vencida como se indica en el banner inferior (Todos los estados a excepción de las suscripciones Canceladas).
  • Periodicidad de la suscripción.
  • Fecha de inicio de la suscripción.
  • Fecha fin de la suscripción.


Del mismo modo, puedes descargar un archivo Excel con las suscripciones de tus clientes y los filtros que hayas aplicado.



Verás las siguientes columnas (editables mediante ...):

  • Imagen del cliente. Si el cliente no tiene foto en su ficha, se mostrará la inicial de su nombre o las iniciales de su nombre y primer apellido. Obligatorio.
  • Nombre. Permite ordenación ascendente o descendente. Obligatorio.
  • Apellidos. Permite ordenación ascendente o descendente. Obligatorio.
  • NIF.
  • ProductoObligatorio
  • Precio.
  • Periodicidad. Puntual / Mensual / Trimestral / Semestral / Anual.
  • Sesiones. Ilimitadas o X/Y. Indica el nº sesiones disponibles que tiene el cliente.
  • Fecha de inicio. Será la fecha de inicio de la suscripción. Puede ser en el futuro si la introduces manualmente en el modal al registrar un pago. Orden ascendente o descendente.
  • Próximo pago. En el caso de suscripciones de pago periódico.
  • Fecha de fin En el caso de productos de pago único o suscripciones que han quedado Impagadas / Cancelación solicitada / Canceladas. Se ordena de forma ascendente o descendente.
  • Estado.
    • Activa. La suscripción está actualmente activa.
    • Prueba gratuita. La suscripción está en periodo de prueba gratuito. (Solo tarifas)
    • Programada. Si fijamos una fecha de inicio en el futuro, la suscripción estará en estado Programada.
    • Pausada. La suscripción se encuentra pausada en este momento. (Solo tarifas)
    • Activa*. La suscripción tiene una pausa programada. (Solo tarifas)
    • Cancelación solicitada. El abonado ha solicitado la cancelación de la suscripción (sólo tarifas).
    • Impagado. La suscripción no ha sido pagada en la fecha límite.
    • Cancelada. La suscripción ha sido cancelada definitivamente.
    • Vencida. Pueden ser: 
      • Suscripciones de pago puntual para las cuales se han consumido todas sus sesiones.
      • Suscripciones caducadas.
      • Suscripciones que han sobrepasado su fecha fin (Fecha y hora).
      • Suscripciones que no han sido canceladas manualmente.

Con el botón ⚙️ "Opciones" puedes ver:

  • Ver detalles: muestra más información sobre una suscripción específica.




Opciones dependiendo del estado de una suscripción 

🚨 ¡Importante!

Si confirmas la reactivación:

  • El abonado será dado de alta (en caso de baja),
  • Se aplicarán las condiciones de suscripción iniciales (fechas, precio y recurrencia de pago).

 

Crear una suscripción

Ahora es posible generar suscripciones directamente desde la pestaña Suscripciones, pulsando el botón "Crear suscripción".

Os dejamos un vídeo de nuestro compañero Juanma quien nos explica algunas de las mejoras introducidas es este evolutivo de Payments, entre ellas el poder registrar una suscripción directamente desde el listado Suscripciones.


Veamos en detalle qué datos debemos introducir en el modal de creación de una suscripción.

En la parte inicial presentaremos la información básica del cliente:

  • Nombre del socio: Introduce el nombre del cliente para el que deseas registrar un pago.

Dentro de la sección Datos de suscripción:

  • Tipo de suscripción: Dependiendo del tipo de producto elegido, las opciones disponibles serán diferentes. Podremos elegir entre Tarifa / Bono. Para más información sobre los tipos de producto consulta la el tutorial correspondiente 👈

Tarifa

  • Producto.
  • Precio.
  • Prorratear
  • Método de pago.
  • Fecha de inicio.
  • Fecha de fin.

En el apartado Opciones adicionales podemos configurar:

  • Cupón.
  • Descuento.
  • Prueba gratuita.

Bono

  • Producto.
  • Método de pago.
  • Fecha de inicio.

En Opciones adicionales encontrarás:

  • Cupón.
  • Descuento.

Pausar una suscripción 

Payments permite pausar suscripciones de pago recurrente durante un período determinado o de manera indefinida. 

Pausar una suscripción significa pararla o ponerla en standby de manera que se pausen los cobros al cliente durante el tiempo que dure la pausa, pero con la posibilidad de reanudar o retomar su suscripción y no tener que cancelarla y generar una nueva. De esta manera podemos cubrir casos de uso como una baja médica, unas vacaciones, etc.


Veamos las diferentes opciones que te ofrece esta funcionalidad:

Pausar inmediatamente una suscripción

  1. Dirígete al módulo de Payments y accede al apartado "Suscripciones".
  2. En el listado, elige la suscripción a pausar y pulsa sobre la rueda de engranaje ⚙️ para que se muestren las diferentes opciones disponibles para cada una de las suscripciones.
  3. Selecciona la opción "Pausar suscripción".

  4. Se abrirá un modal para pausar la suscripción. Dependiendo de si se trata de una tarifa marcada como "Membresía" o si es una tarifa "no esencial", las opciones del modal serán ligeramente diferentes.

Pausar suscripción a tarifa "membresía"

  • Fecha inicio de pausa: Para pausar una suscripción inmediatamente selecciona el día en curso. Este campo es obligatorio
  • Fecha fin de pausa: Podemos elegir un día en el que finalizar la pausa. Si no se define fecha, la pausa figurará como indefinida
  • Fecha próximo pago: Si definimos una fecha fin de pausa, podemos definir una fecha de próximo pago. El ciclo se ajustará a la fecha seleccionada.
  • Estado del socio cuando se inicie la pausa:
    • Mantener como activo: El socio se mantendrá como activo y dispondremos de los siguientes permisos:
      • Acceso al centro. 
      • Acceso a la app y web.
        • Reservas. Visualizaremos este check si activamos el check previo de acceso a la app y Web.

    • Dar de baja. El socio pasará a baja independientemente de si tiene otras suscripciones activas.
      • Si el cliente tiene más de una suscripción, el resto de suscripciones pasarán a estado "Cancelación solicitada".
  • Motivo: Podremos introducir el motivo de la baja.

Confirma para pausar la suscripción inmediatamente y que se refleje como "Pausada" en el listado.

Puedes consultar los detalles de la suscripción en "Ver detalles"

Pausar suscripción a tarifa "no esencial"

  • Fecha inicio de pausa
  • Fecha fin de pausa
  • Fecha próximo pago
  • Motivo

🤓 Información útil

La pausa de una suscripción a una tarifa "no esencial" no incluye los campos relativos al estado del socio, pues no condiciona el alta o baja del cliente.

 

Programar una pausa

También es posible programar una pausa a futuro de manera que, aunque la suscripción figure como activa actualmente, llegado el día marcado, pase al estado "Pausada".

  1. Ve al listado de Suscripciones dentro del menu "Payments".
  2. Pulsa sobre "Opciones" y selecciona "Pausar suscripción".
  3. Al igual que con la pausa inmediata, depende de si la tarifa está marcada como "membresía" o se considera un producto "no esencial" podrás o no elegir el estado del socio cuando la suscripción se pause.
  4. En ese caso, al completar los datos, se debe colocar una fecha inicio pausa a futuro.

  5. Confirma para programar la pausa de la suscripción.
  6. En el listado la suscripción figurará en estado "Activa*". Pasando el cursor por encima podrás comprobar la fecha de inicio de la pausa, así como en los detalles de la suscripción.

 

Editar pausa

Dependiendo de si la pausa ha sido inmediata (suscripción pausada) o si se ha programado (pausa programada), los campos se podremos editar serán diferentes. 


Editar suscripción pausada

  1. Pulsa sobre ⚙️ Opciones.
  2. Selecciona la opción "Editar pausa".
  3. Se mostrará un modal muy parecido al utilizado al pausar suscripción, salvo que algunos de los campos no serán editables: 
    1. Fecha de inicio de pausa. Campo no editable, pues la suscripción ya está pausada.
    2. Estado del socio cuando se inicie la pausa. (Solo membresías). Campo no editable, pues al haberse iniciado ya la pausa el socio se encontrará en el estado seleccionado previamente. 
    3. Los campos Fecha fin de pausa, Fecha próximo pago y Motivo sí serán editables.
  4. Aplica los cambios que desees y confirma para que se apliquen.

  5. Puedes confirmar los cambios desde los detalles de la suscripción.

Editar suscripción con pausa programada

  1. Pulsa sobre ⚙️ Opciones.
  2. Selecciona la opción "Editar pausa".
  3. Se mostrará un modal muy parecido al utilizado al pausar suscripción. En este caso todos los campos serán editables ya que la pausa no se ha iniciado aún.
  4. Aplica los cambios que desees y confirma para que se apliquen.

  5. Puedes revisar los cambios desde los detalles de la suscripción.

🚨 ¡Importante!

La fecha de próximo pago que se introduzca en el modal se aplicará a la vista de la suscripción una vez que esta se reanude y pase de nuevo a estado activa

Reanudar suscripción

Se puede reanudar una suscripción antes de que la pausa finalice.

  1. Pulsa sobre ⚙️ Opciones de una suscripción "Pausada".
  2. Selecciona la opción "Reanudar suscripción".

  3. Se mostrará un modal informativo. 

  4. Confirma para reanudar la suscripción.

⚠️ Ten en cuenta que al reanudar una suscripción:

  • Se reactivarán los pagos recurrentes futuros.

  • Se retomará el estado y acceso que tenía el socio antes de pausar su suscripción.

Anular pausa programada

Es posible anular una pausa programada para una suscripción.

  1. Pulsa sobre ⚙️ Opciones de una suscripción con una pausa programada. Se mostrará en el listado como Activa*.
  2. Selecciona la opción "Reanudar suscripción".

  3. Se mostrará un modal informativo. 

  4. Confirma para anular la pausa programada.
  5. La suscripción volverá a su estado original.

Editar precio y método de pago de una suscripción

Nuestro compañero Juanma os explica en el siguiente vídeo cómo editar el precio y el método de pago vinculado a la suscripción a una tarifa.

Actualizar el precio de una suscripción

Puedes actualizar el precio de una suscripción desde la pestaña Pagos, dentro de la ficha del socio, o bien desde el listado de suscripciones.

Actualizar precio desde la ficha del socio

  1. Dirígete a la pestaña Pagos.
  2. Dentro de la suscripción a la tarifa que desees actualizar busca el campo "Precio".
  3. Pulsa sobre el ✏️ lápiz.

  4. Introduce el nuevo precio en el modal.
  5. Confirma para guardar los cambios.

El precio quedará actualizado y se visualizará en el panel del cliente.


Actualizar precio desde el listado de suscripciones

  1. Dirígete al menú Payments y accede al apartado Suscripciones.
  2. Pulsa sobre ⚙️ Opciones.
  3. Selecciona la opción "Actualizar precio".

  4. Introduce el nuevo precio en el modal.
  5. Confirma para guardar los cambios.

El precio quedará actualizado y se visualizará en el listado de suscripciones.

🚨 ¡Importante!

  • La edición del precio de una suscripción se realiza de manera individualizada, por socio y suscripción contratada.
  • La edición de precio solo está disponible en suscripciones a tarifas en estado: 
    • Activa
    • Programada
    • Prueba gratuita
  • La edición de precio no estará disponible para suscripciones en estados ImpagadaCancelación solicitadaCancelada Vencida.

⚠️ ¡Aviso!

El nuevo precio se aplicará al siguiente ciclo de pago.

Cambiar el método de pago de una suscripción

Al igual que con el precio, puedes cambiar el método de pago vinculado a una suscripción desde la pestaña Pagos en la ficha del socio o bien desde el apartado Payments > Suscripciones.

Cambiar método de pago desde la ficha del socio

  1. Dirígete a la pestaña Pagos.
  2. Dentro de la suscripción a la tarifa que desees actualizar busca el campo "Método de precio".
  3. Pulsa sobre el ✏️ lápiz.

  4. Selecciona un nuevo método de pago entre los que tengas configurados en tu centro.

  5. Confirma para que se apliquen los cambios.

El nuevo método de pago quedará actualizado y se visualizará en el panel del socio.

Se aplicará en Manager, app y web Easy del cliente.

Cambiar el método de pago desde el listado de Suscripciones

  1. Dirígete al menú Payments y accede al apartado Suscripciones.
  2. Pulsa sobre ⚙️ Opciones.
  3. Selecciona la opción "Cambiar método de pago".

  4. Selecciona un nuevo método de pago entre los que tengas configurados en tu centro.

  5. Confirma para guardar los cambios.

Se actualizará el método de pago en Manager, en la app y en la web Easy.

🚨 ¡Importante!

  • El cambio de un método de pago de una suscripción se realiza de manera individualizada, por socio y suscripción contratada.
  • La edición del método de pago solo está disponible en suscripciones a tarifas en estado Activa
  • La edición de método de pago no estará disponible para suscripciones en estados Programadas, Prueba gratuita, Pausada, ImpagadaCancelación solicitadaCancelada Vencida.

⚠️ ¡Aviso!

  • El nuevo método de pago se aplicará al siguiente ciclo de pago.
  • No se modificará el método de pago del ciclo de pago en curso ni los anteriores, por lo que la edición del método de pago no se visualizará en el listado de Pagos hasta que no se genere un nuevo pago.

Editar fecha de próximo pago

Ahora también es posible editar la fecha del próximo pago en tarifas en estado "Activa" y "Prueba gratuita".

  1. Accede a Payments > Suscripciones
  2. Pulsa sobre ⚙️ Opciones en una suscripción Activa o en Prueba gratuita.
  3. Selecciona la opción ✏️ Editar fecha próximo pago.

  4. Se abrirá un modal en el que introducir la fecha del próximo pago.

  5. Selecciona una fecha en el calendario. El día en curso estará deshabilitado.

  6. Confirma para que se apliquen los cambios.

⚠️ ¡Atención!

  • El ciclo de pago se ajustará a la nueva fecha seleccionada.
  • El cliente disfrutará de días de suscripción gratis si eliges una nueva fecha de pago posterior a la prevista.
  • El cliente perderá días de su suscripción si eliges una nueva fecha de pago anterior a la prevista.
  • Esta acción no repercutirá en los pagos previamente registrados.

🚨 ¡Importante!

  • Si se edita la fecha de pago en una suscripción antes de la primera fecha de pago (caso de suscripciones en estado prueba gratuita), el reset lleva implícito el cobro del importe total de la cuota. Ejemplo:
    • Suscripción a cuota Diamante
    • Fecha de inicio: 10/01/2024
    • Días de prueba gratuita: 5
    • Fecha de próximo pago original: 15/01/2024
    • Precio mensual: 50€
    • Producto prorrateado: Sí
    • Precio primer pago: 28,86€
    • Se edita la fecha de primer pago para el 12/01/2024, es decir, se acorta la prueba gratuita y se resetea el ciclo del primer pago.
    • Fecha próximo pago tras edición: 12/01/2024
    • Precio primer pago tras reset del ciclo: 50€

Ajuste de sesiones

Payments te permite sumar y restar sesiones de una suscripción (tarifa / bono) limitada y vigente.

  1. Dirígete a Payments > Suscripciones
  2. Pulsa sobre ⚙️ Opciones en una suscripción Activa.
  3. Selecciona la opción Ajustar sesiones.


  4. Se abrirá un modal donde poder sumar o restar las sesiones deseadas:
    1. Elige entre Sumar o Restar.
    2. Introduce el nº de sesiones para ajustar.
    3. La fecha de registro no será editable y reflejará el día en curso.
    4. Escribe un concepto para facilitar su posterior identificación.
    5. En la parte derecha verás un resumen.



  5. Pulsa 💾 Guardar para aplicar los cambios.

⚠️ ¡Atención! 

Si las sesiones ajustadas exceden a las totales de las configuradas para la suscripción, se mostrará un modal de aviso.


Las sesiones ajustadas serán visibles en la suscripción del cliente.

El ajuste de sesiones se verá reflejado en el apartado Movimientos.

  1. Dirígete al apartado Payments > Movimientos.
  2. Los movimientos se ordenan por la fecha de registro, que sería la fecha en la que se efectúa la reserva. En el caso de estos movimientos de ajuste de sesiones, dicha fecha figura en blanco, pues no se realiza ninguna reserva, por lo que aparecerán al final del listado.
  3. Desplázate a las últimas páginas o busca al socio por nombre o evento.
  4. Puedes consultar los detalles pulsando sobre el movimiento.

  5. Puedes consultar el histórico pulsando sobre ⚙️Opciones > Histórico.


⚠️ ¡Atención! 

Los movimientos de ajuste de sesiones no son reembolsables.

🚨 ¡Importante!

  • No se guarda el dato “sesiones disponibles” realmente, sino “sesiones usadas”, es decir, no toma de base las sesiones originalmente configuradas para el producto si ya has realizado algún ajuste de sesiones previo, por eso, si se suma de 1 en 1, internamente el sistema entiende lo siguiente:
  • Tienes 8 de 10. Sumas 1--> Tendrás 9 de 11. Sumas 1--> tendrás 10 de 12
  • En este caso no se mostrará el modal de aviso al superar las sesiones configuradas.
  • Sumar/restar sesiones implica sumar/restar al total de sesiones

🤓 Información útil:

La suma o resta de sesiones va controlada por los permisos de operaciones dentro de Pagos del socio o Payments.