¿Una agenda donde poder organizar las citas con mis clientes y todas las tareas que debo realizar en mi día a día? Ahora es posible con Trainingym.
¿Necesitas organizar tu semana? ¿Quieres que no se te escape nada? ¿Te encanta aumentar la productividad?
¡La Nueva Agenda de Trainingym es la herramienta que necesitas!
¿Qué ventajas te ofrece la Nueva Agenda de Trainingym? 🧐
- Optimiza tu tiempo al máximo de la forma más sencilla posible.
- Aumenta tu productividad y la de tu equipo.
- Controla la productividad de tu equipo y mejora los KPIs.
- Publica tus servicios y disponibilidad, y deja que tus clientes reserven una cita contigo o bien haz la reserva por ellos.
- Mejora la asistencia de tus clientes.
Fuente: ¿Cómo puedo gestionar mi negocio fitness con éxito?
¿Qué contenidos vamos a ver en este tutorial?
1. Medir tu productividad con indicadores relevantes de rendimiento.
2. Consultar, editar y validar cualquier "evento" de tu agenda.
A continuación, te lo explicamos todo paso a paso.
0. Introducción.
En primer lugar, accede a Trainingym Manager con tu usuario y contraseña. A continuación, accede al menú Inicio > Mi Agenda.
📌 Recuerda: Desde el menú Mi Agenda tan solo podrás consultar tus tareas, servicios y actividades.
Para consultar las "tareas" de otros empleados deberás acceder al menú Empleados > Calendario.
👉 Temporalmente NO se podrán agendar "Servicios" desde la vista "Calendario".
👉 Desde el menú "Mi Agenda" podrás consultar y validar todas tus tareas diarias, servicios y actividades, así como programar nuevas tareas y citas con tus clientes, facilitando de esta forma el seguimiento de los mismos. Además, podrás reservar sesiones a tus clientes en los servicios que ofrece tu negocio, ofreciéndoles una experiencia única.
👉 Desde tu Nueva Agenda podrás:
1. Medir tu productividad con indicadores relevantes de rendimiento.
La Nueva Agenda de Trainingym te permite organizar diferentes tipos de "eventos"; tareas (con o sin cliente), servicios que ofrezcas a tu clientela y actividades dirigidas encargad@ de impartir.
📚 Obtén más información sobre la configuración de categorías de emplead@s, así como las tareas y servicios relacionados, a través del este tutorial 👈
Además, podrás llevar un control de productividad en base a los eventos (tareas, servicios y actividades) validados en los últimos 30 días, a través de un Panel de KPIs con indicadores de rendimiento.
📌 El número situado en la parte superior (1) (en negrita) de cada KPI, hace referencia al % de eventos (tareas, servicios y actividades) validados.
En la parte inferior, el dato de la izquierda (2) hace referencia al nº de eventos validados. Mientras que el dato de la derecha (3) hace referencia al nº total de eventos asignados a dicho emplead@.
🚨 Los datos de estos indicadores se actualizan cada 24 horas. Concretamente, la primera vez que se accede a cada día a dicha pantalla.
💡 Utiliza la opción "Contraer" para ocultar la vista correspondiente a los KPIs de rendimiento y así poder ampliar el espacio en pantalla destinado a tu agenda de eventos.
Por el contrario, haz clic en el botón "Desplegar" para visualizar los indicadores de rendimiento.
2. Consultar, editar y validar cualquier "evento" de tu agenda.
Por defecto, tu agenda mostrará los eventos agendados en la semana en curso a través de la vista "Semana". 
👉 De cada evento dispondrás de la siguiente información en la vista general de la agenda:
- Hora. Hora en la que ha quedado agendado el evento.
- Nombre. Nombre del evento (tarea, servicio o actividad) agendado.
- Área o sala. Zona donde tendrá lugar el evento.
- Duración. Duración en minutos del evento agendado.
- Socio asignado. Si el evento está relacionado con un cliente aparecerá el nombre del mismo. En el caso de aquellos eventos que estén relacionados con más de un cliente, aparecerá la etiqueta "Multisocio". Si el evento no tienes un cliente asignado aparecerá en blanco (-).
- Estado. Sólo existen 2 estados: Validado
o sin validar 
Haz clic sobre el botón "Día" para visualizar los eventos agendados en el día en curso.
Independientemente de la vista (Día o Semana) de la agenda en la que te encuentres, podrás navegar atrás o adelante en el tiempo a través de los cursores < > correspondientes. Utiliza el icono del calendario 📆 para acceder a una fecha concreta de tu agenda.
👉 Para agilizar la gestión de tu agenda, te ofrecemos las siguientes opciones:
- Campo de búsqueda. Segmenta tu agenda de eventos utilizando el "campo de búsqueda" para localizar un evento concreto por nombre de tarea, servicio y actividad.
- Filtros. Utiliza el botón "Filtrar" para segmentar los eventos de tu agenda. Por "categoría" (Fitness), en la que se encuentra relacionado el evento o bien por "tipo de evento" (tarea, servicios y actividades).
💡 Utiliza el botón "Restablecer" para eliminar los filtros aplicados con anterioridad.
- El botón "Sin validar" te permitirá visualizar sólo aquellos eventos que estén pendientes de validación.
📌 El filtro "Sin validar" te muestra los eventos no validados en los últimos 30 días.
🚨 El filtro "Sin validar" no es compatible con el filtro "Día y Semana", ya que por defecto se mostrarán los eventos no validados en los últimos 30 días.
👉 Otra de las novedades 🚀 que presenta el nuevo menú Mi Agenda es la posibilidad de exportar tu agenda en Excel.
Para ello, simplemente haz clic en esta opción 
y, a continuación, haz clic en "Descargar en Excel".
📌 El filtro "Sin validar" no es compatible con la opción de exportar la agenda en Excel. Sin embargo, una vez exportada podrás filtrar en el Excel por los eventos validados o sin validar.
👉 Desde esta misma vista general de tu agenda podrás "Validar", "Editar" y/o "Eliminar" un evento agendado a través de 
-
Validar un evento.
👉 A la hora de validar un evento debes tener en cuenta las siguientes consideraciones importantes:
* No es posible validar un evento (tarea, servicio y/o actividad) con fecha futura. Al intentar validar un evento programado a futuro, aparecerá el siguiente mensaje: "Lo sentimos, no puedes validar un evento programado para una fecha futura. Edita la configuración y cambia la hora y fecha si es necesario."
* Para validar algunas tareas con socio se requerirá por parte del staff realizar una acción determinada con el clientes. Ejemplo: tareas predefinidas en la categoría "Fitness" como; rutina, pesaje, envío email, test de fuerza, etc.
-
Editar un evento.
👉 A la hora de editar un evento debes tener en cuenta las siguientes consideraciones importantes:
* Los eventos validados no podrán ser editados con posterioridad.
* No todos los campos de un evento podrás ser editados. Se podrá editar fecha de inicio, hora y duración.
💡 Si editas un evento ya programado, recuerda activar nuevamente el check "Notificar por email" para que el cliente sea notificado por mail con los cambios efectuados.
* En la edición de un evento programado, el guardado solo afecta al evento en cuestión.
3. Programar una tarea.
Desde tu agenda también podrás programar una "tarea".
📌 Una tarea es un evento que podrá estar vinculado a un cliente (cita), pero no podrá ser pública ni reservable por los clientes desde la app o web. Ejemplos: 'Recoger la sala' o 'Renovar una rutina'.
Para programar una tarea simplemente haz clic en el botón "Programar tarea".
👉 A continuación, aparecerán una serie de parámetros de configuración:
- Tarea. Selecciona una tarea entre las disponibles en el desplegable.
🚨 Recuerda que las tareas disponibles depende de la "categoría de empleado" a la que estés vinculad@. Las categorías se componen de tareas y servicios que podrán realizar los emplead@s vinculados a ellas.
📚 Recibe más información la creación y edición de tareas, a través de este tutorial 👈
📌 Si la tarea selecciona "requiere socio", se habilitará un campo adicional (Socio) para que puedas buscar al cliente que deseas vincular con dicha tarea.
A la hora de crear una tarea en Trainingym Manager, debemos decidir si dicha tarea requerirá o no de un cliente para que pueda ser realizada por el staff.
📚 Recibe más información la creación y edición de tareas, a través de este tutorial 👈
- Socio. Busca un cliente al que vincular a dicha tarea por nombre o email.
- Descripción. Descripción de la tarea a realizar. Esta descripción se mostrará en la ventana detalle de tarea que ve el emplead@ desde su agenda.
🚨 Esta descripción también será visible desde la plantilla de notificación email que recibe tanto el cliente como el emplead@ asociado a dicha cita.
- Área o sala asignada. Espacio de tu negocio en el que quedará programada la tarea.
- Periodo. Fecha en la que quedará agendada dicha tarea.
🚨 No es posible agendar tareas a pasado, es decir, con fecha anterior al día en curso.
- Hora de inicio. Hora en la que tendrá lugar la tarea.
- Duración (minutos). Tiempo estimado en minutos para completar la tarea.
- Repetir tarea. Establece una serie de repetición en tu agenda para dicha tarea. Una vez activado el check "Repetir Tarea" sigue los siguientes pasos:
- Selecciona los días en los que deseas que se repita la tarea.
- A través del campo "Repetir cada x semanas", elige cada cuantas semanas se repetirá dicha tarea en tu agenda en los días seleccionados previamente.
- A través del campo "Fecha Fin", elige hasta que fecha se repetirá la tarea en tu agenda.
👉 Programa un "Servicio" en el caso que desees agendar una cita con uno o varios clientes que se repita periódicamente en el tiempo.
- Notificar por Email. Activa el check "Notificar por mail" para que tanto tú como el cliente relacionado con la tarea (si es que lo hubiese) recibáis una notificación por email con la información del evento agendado.
🚨 Esta notificación por mail está ligada a una plantilla que debe estar activada a nivel de centro. Contacta desde el chat de soporte o través del correo support@trainingym.com para solicitar su activación.
📌 El envío de este email ligado a la plantilla de cita solo está disponible en la vista nueva de la parte Mi Agenda y Calendario. No está disponible en la vista antigua de ambas pestañas.
Finalmente haz clic en el botón "Guardar" para que la tarea quede agendada o bien utiliza el botón "Cancelar" para cancelar dicha acción.
📌 Como ya hemos comentado anteriormente, hay ciertas tareas "especiales" en Trainingym. Estas tareas están ligadas a la categoría "Fitness" y relacionados con clientes (Ejemplo: rutina, pesaje, enviar email, test de fuerza, etc.).
👉 Si programas en tu agenda una de estas tareas con un cliente con el cual ya tienes la misma tarea agendada con fecha futura, te aparecerá el siguiente pop-up informativo para eliminar la tarea futura por la nueva que estas creando o bien mantener la ya creada.
4. Programar un servicio.
Desde tu agenda también podrás programar un "servicio".
📌 Un servicio es un evento que puede ser reservable por el socio si se configura como público. También puede monetizarse marcándolo como premium. Ejemplos: 'Entrenamiento personal' o 'Cita con el nutricionista'.
👉 A continuación, aparecerán una serie de parámetros de configuración:
- Servicios. Selecciona un servicio entre los disponibles en el desplegable.
🚨 Recuerda que los servicios disponibles depende de la "categoría de empleado" a la que estés vinculad@. Las categorías se componen de tareas y servicios que podrán realizar los emplead@s vinculados a ellas.
📚 Recibe más información la creación y edición de tareas, a través de este tutorial 👈
- Descripción. Descripción del servicio a realizar. Esta descripción se mostrará en la ventana detalle del servicio que ve el emplead@ desde su agenda.
📌 El cliente asociado a dicho servicio podrá consultar la información del mismo desde le menú "Hoy tienes" en la app o bien desde la web Easy a través de la sección "Mi próxima Cita".
- ¿Cómo se impartirá el servicio? Decide si el servicio será presencial o bien online.
En el caso de que programes un servicio online, tienes 2 opciones disponibles:
- Vincula el servicio a un vídeo de tu galería de clases virtuales.
- Vincula el servicio a un vídeo con URL personalizada.
👉 Experiencia usuario desde la app.
- Área o sala asignada. Espacio de tu negocio en el que quedará programado el servicio.
- Periodo. Fecha en la que quedará agendado el servicio.
- Hora de inicio. Hora en la que tendrá lugar el servicio agendado.
- Duración (minutos). Tiempo estimado en minutos para realizar el servicio.
- Repetir servicio. Establece una serie de repetición en tu agenda para dicho servicio. Una vez activado el check "Repetir servicio" sigue los siguientes pasos:
- Selecciona los días en los que deseas que se repita el servicio.
- A través del campo "Repetir cada x semanas", elige cada cuantas semanas se repetirá el servicio en tu agenda en los días seleccionados previamente.
- A través del campo "Fecha Fin", elige hasta que fecha se repetirá el servicio en tu agenda.
- Público (Opción de publicar el servicio en app y web). Si activas el check "Público", los servicios serán visibles por tus clientes en la app y web Easy.
- Servicio de pago (créditos). En caso de activar esta opción, aparecerá un campo con la etiqueta “créditos por plaza” en el que podrás introducir el número de crédito por plaza reservada. Para saber más sobre la configuración de packs de créditos, revisa 👉 este artículo.
- Plazas disponibles. Limita el número de plazas disponibles para el servicio configurado.
👉 Antes de finalizar con la configuración de tu servicio, haz clic en la sección "Socios" para incluir, si lo deseas, los clientes que siempre van a tener una plaza reservada en tu servicio.
📌 Recuerda que si haces "Público" tu servicio, tus clientes desde la app o web Easy, podrán reservar plaza en dicho servicio si este es público.
👉 Si el check "Servicio de pago" está desactivado, el servicio será gratuito. Por el contrario, activa el check mencionado y establece un número de créditos para que el servicio tenga un coste para tus clientes.
Optimiza el tiempo de tu staff y prioriza el seguimiento y fidelización de tus clientes. Ofrece tus servicios a través de la app y web para que tus clientes puedan acceder a tus servicios en todo momento. ¡Tu negocio rentable 24/7!