Configura la permanencia por días y semanas en tus tarifas

Las penalizaciones por ruptura de permanencia son una herramienta clave para proteger la previsibilidad de ingresos de tu negocio fitness: compensan la fuga antes de tiempo y refuerzan el valor de las tarifas largas. Hasta ahora, solo podías configurar esa permanencia por meses o años, lo que obligaba a traducir cualquier ciclo distinto a decimales difíciles de explicar al socio. Trainingym estrena dos nuevas unidades temporales, día y semana, para que puedas reflejar tus condiciones comerciales con la precisión real que trabajas y comunicar al socio exactamente qué periodo compra.

Índice

Dónde se configura la permanencia de una tarifa
Las cuatro unidades temporales disponibles
Cuándo elegir días, semanas, meses o años
Cómo se traslada la permanencia al socio
Caso de uso práctico: cómo tomar decisiones con la nueva configuración de permanencia

1. Dónde se configura la permanencia de una tarifa

Entra en el apartado de productos de Trainingym Manager y abre la tarifa que quieras ajustar. En su ficha, baja hasta la sección "Penalizaciones". Ahí verás el bloque de permanencia, con un campo numérico (cantidad) y un desplegable con la unidad temporal.

Si la tarifa aún no tenía permanencia activa, bastará con introducir la cantidad y elegir la unidad para que la condición empiece a aplicarse a las nuevas suscripciones. Si ya tenía permanencia configurada por meses o años, puedes seguir dejándola como está o cambiarla a la nueva unidad en cualquier momento sin perder el histórico.

📝 Las permanencias configuradas antes de esta mejora no se recalculan automáticamente. Si cambias una tarifa activa a días o semanas, el nuevo valor se aplicará solo a las contrataciones posteriores al cambio.

2. Las cuatro unidades temporales disponibles

El desplegable de unidad temporal ahora ofrece cuatro opciones:

Días: pensado para tarifas de prueba, bonos cortos o condiciones promocionales de duración exacta.
Semanas: ideal para ciclos de 4, 8 o 12 semanas, muy habituales en entrenamientos personales, retos de temporada o cuotas con pago semanal.
Meses: la unidad clásica, útil para suscripciones mensuales con compromiso de 3, 6 o 12 meses.
Años: pensada para cuotas anuales o fidelizaciones de larga duración.

El valor numérico asociado puede ir desde 1 hasta 255 en cualquiera de las cuatro unidades. Con ese rango cubres cualquier modelo real: 255 días, 255 semanas, 255 meses o 255 años dan margen de sobra incluso para tarifas premium a largo plazo.

💡 Elige la unidad que más fiel sea a cómo vendes la tarifa. Si tu discurso comercial dice "ocho semanas", configúralo como 8 semanas en lugar de 2 meses: evitas desajustes de calendario y, cuando el socio pregunte, la cifra del contrato coincide con la del folleto.

3. Cuándo elegir días, semanas, meses o años

Usa días para condiciones muy cortas y precisas: una prueba de 15 días, una tarifa de verano de 45 días o un bono introductorio de 30 días. La unidad "día" te permite afinar sin arrastrar las imprecisiones que generan los meses, que no siempre tienen la misma duración.

Usa semanas cuando tu modelo de precios se organice en ciclos semanales. Es el escenario típico de los centros que trabajan con cuatro semanas de abono o programas que duran exactamente 12 semanas. Antes había que configurar "3 meses" aunque la realidad fueran 12 semanas, con el desajuste que eso provoca cuando el mes tiene 30 o 31 días.

Usa meses para suscripciones recurrentes mensuales con compromisos clásicos: 3, 6, 9 o 12 meses de permanencia. Es la unidad más reconocible para el socio y la que mejor encaja con los cobros mensuales habituales.

Usa años para fidelizaciones largas o tarifas anuales con descuento. Un contrato de 1 año de permanencia es más legible configurado como "1 año" que como "12 meses" o "365 días".

⚠️ Elegir una unidad distinta de la del cobro no afecta al calendario de cobros: lo que cambia es cómo se contabilizan los ciclos de permanencia y, por tanto, el cálculo de la penalización si el socio se da de baja antes de tiempo.

4. Cómo se traslada la permanencia al socio

La unidad temporal elegida se refleja en la ficha de la suscripción y en los documentos contractuales que entregas al socio. Es importante asegurarte de que lo que firma coincide exactamente con lo que ve: si en el contrato pone "8 semanas", la configuración de permanencia también debe estar en semanas, no traducida a meses.

Para el equipo comercial, esto se traduce en un discurso más claro: la permanencia se explica tal cual se cobra, sin tener que convertir meses a semanas delante del cliente. Para el equipo de atención, significa menos reclamaciones por diferencias entre lo esperado y lo aplicado al dar una baja anticipada.

💡 Antes de activar nuevas tarifas con días o semanas, revisa las plantillas de contrato y las comunicaciones automáticas. Mantener la coherencia entre lo que configura el Manager y lo que firma el socio es la mejor manera de reforzar la confianza en el proceso de alta.

5. Caso de uso práctico: cómo tomar decisiones con la nueva configuración de permanencia

Contexto. Cross Valencia es un negocio fitness tipo box de crossfit con 650 socios activos. Su gerente, Lucía, lanza cada temporada un programa de "Reto 8 semanas" con precio cerrado y una tarifa de 12 semanas para el preparador físico individualizado. Hasta ahora configuraba la permanencia en meses y aceptaba el desfase de calendario, pero quería reflejar en el contrato la duración real.

Datos del panel:

12% de las bajas anticipadas se producían dentro de los 2 primeros ciclos de 4 semanas
3 de cada 10 reclamaciones del mes se referían a diferencias entre la permanencia explicada y la facturada
Programa Reto 8 semanas: 85 socios/temporada, ticket medio 189 €
Tarifa Personal 12 semanas: 42 socios activos, ticket medio 480 €
Promedio de días reales por "mes" al convertir 8 semanas: 60,8 días vs. 56 días reales

Decisiones accionables:

Pasar las tarifas de ciclos semanales a la unidad "semana". Lucía reconfigura el Reto 8 semanas con permanencia de 8 semanas y el Personal 12 semanas con permanencia de 12 semanas. Las nuevas altas firman contratos que coinciden exactamente con el discurso comercial, sin interpretación.

💡 Prepara una ficha interna de equivalencias por producto. Aunque la nueva configuración simplifica el discurso, en los primeros días el equipo comercial agradece una tabla rápida de "producto → unidad → cantidad" para no dudar al dar de alta.

Mantener los productos recurrentes mensuales en "meses". Para las cuotas de sala con permanencia de 3, 6 o 12 meses, Lucía deja la configuración actual. El cambio no aporta valor y el socio ya reconoce la unidad.

⚠️ No modifiques permanencias de suscripciones ya firmadas sin consultar al equipo legal. La unidad temporal es parte de las condiciones contractuales: cambiarla retroactivamente puede exponerte a disputas que la mejora, por sí sola, no resuelve.

Reducir las bajas anticipadas con un onboarding alineado al nuevo contrato. Lucía incorpora al welcome mail del Reto 8 semanas un apartado explicativo: "Tu compromiso son 8 semanas, equivalente a 2 ciclos completos del box". Las bajas anticipadas de los dos primeros ciclos caen al 7% en la siguiente temporada.

💡 Mide el impacto de la nueva configuración comparando trimestres completos. Un cambio de unidad no revierte un problema de retención por sí solo, pero sí mejora la percepción de transparencia, un factor que suele mover la aguja a medio plazo.

Conclusión

Configurar la permanencia en días o semanas te permite diseñar tarifas que reflejen con precisión tu modelo de negocio, sin tener que forzar meses o años. Un contrato alineado con el discurso comercial reduce reclamaciones, refuerza la confianza del socio y abre la puerta a tarifas más creativas y mejor comunicadas. Un ajuste pequeño en el desplegable del Manager, un efecto real en la relación con cada socio.

📝 Contenido elaborado con ayuda de IA y revisado por el equipo de Trainingym