Cómo realizar reservas recurrentes desde Trainingym Manager

Reserva con un clic las clases favoritas de tus clientes para que tengan su plaza asegurada todas las semanas.

Las reservas de clases recurrentes ahora son muy, pero que muy fáciles. Ahorra tiempo y fideliza a tus clientes con el Nuevo Gestor de Reservas Recurrentes de Trainingym.

¿Qué ventajas te ofrece el Gestor de Reservas Recurrentes de Trainingym? 🧐

Optimiza tu tiempo al máximo de la forma más sencilla posible.
Fideliza a tus clientes reservándoles plaza en sus clases favoritas.
Rentabiliza al máximo tus clases dirigidas.
Mejora la asistencia de tus clientes.
Ofrece una experiencia única a tus clientes como servicio complementario en su cuota.

¿Qué contenidos vamos a ver en este tutorial?

1. Cómo programar una nueva clase dirigida con reservas recurrentes para uno o varios clientes.

2. Cómo clonar reservas de una clase ya programada en tu horario.

3. Clonar socios con reservas en actividades de pago.

A continuación, te lo explicamos todo paso a paso.

1. Cómo programar una clase dirigida con reservas recurrentes para uno o varios clientes.

En primer lugar, accede a Trainingym Manager con tu usuario y contraseña. A continuación, accede al menú Actividades > Administrar horario.

Haz clic en el botón "Programar actividad" para crear el horario de una nueva clase.

Seguidamente una ventana emergente, te permitirá configurar todos los parámetros de la clase que deseas programar desde la sección "Configuración".

👉 Los campos que debes completar son los siguientes:

Actividad. Selecciona una clase del desplegable. Las opciones de elección dependen de tu listado de actividades. Si necesitas crear nuevas actividades revisa 👉 este tutorial
Sala. Selecciona el espacio en el que se impartirá la clase. Las opciones de elección dependen de tu listado de salas. Si necesitas crear nuevas salas revisa 👉 este tutorial
Empleado. Selecciona el emplead@ encargado de impartir la clase.
Nivel de esfuerzo. Selecciona el nivel de dificultad que tendrá la clase programada.
Plazas totales. Por defecto se autocompleta con el aforo de la sala seleccionada en el paso 2, pero es editable. Este dato te servirá en el informe de actividades para obtener un indicador como el % asistencia real vs aforo.
Periodo. Selecciona la fecha de inicio y fin en la que se impartirá la clase. Una vez guardado NO se permiten realizar cambios.
Hora de inicio. Selecciona la hora de inicio de la clase.
Duración. Establece la duración en minuto de la clase programada.
Target (objetivo). Determina el objetivo de asistencia deseado para la clase. Respecto a este indicador, recomendamos fijar un target "realista" en primera instancia. Este dato te servirá en el informe de actividades para obtener un indicador como el % asistencia real vs target.
Se repite los días. Selecciona en que día/s de la semana se impartirá la clase.
Reservable. Al marcar esta opción, se abrirá la opción de plazas para determinar el número de puestos reservables a través de App y Web. Además, marcar esta opción (Reservable) te habilitará la sección de "Reservas".

👉 Antes de "Guardar" los datos de la clase que estas programando, dirígete a la sección "Reservas" para incluir las reservas de los clientes a los que quieras garantizar su plaza en la clase que estas programando.

👉 Los pasos a seguir para incluir una reserva son:

Buscar al cliente al que quieras hacerle una reserva por nombre y/o correo a través del campo "Buscar socio por nombre".
Una vez localizado, haz clic en el botón "Asignarle reserva".
Repite este proceso con cada cliente al quieras asignarle una reserva en la clase que estas programando. Podrás eliminar una reserva siempre que quieras, haciendo clic en el botón "Eliminar".
Para finalizar, vuelve a la sección "Configuración" de la ventana emergente para "Guardar" los cambios.
Comprueba como en el rango de fechas de la clase programada, la reservas realizadas en el proceso de configuración han quedado guardadas correctamente.

2. Cómo clonar reservas de una clase ya programada en tu horario.

Una vez hayas iniciado sesión en Trainingym Manager, dirígete al menú Actividades > Administrar horario.

A continuación, accede al horario de la clase en la que desees incluir nuevas reservas para tus clientes.

Una vez hayas incluido las nuevas reservas, selecciona la clase en el horario y haz clic en el botón "Clonar socios con reserva".

Seguidamente, aparecerá una ventana emergente donde deberás indicar si la nueva reserva añadida a dicha clase se clonará en todas las clases de Body Balance de los lunes a las 10:00 horas desde la fecha seleccionada hasta la fecha fin de programación, o bien si deseas clonar la reserva entre un rango de fechas concretas.

📌 Para consultar el rango de fechas en que se encuentra programada una clase en tu horario, accede a la sección de "Configuración" dentro del horario de una clase y consulta el campo "Periodo".

🚨 Las diferentes horas en las que se encuentra programada una clase en tu horario pueden tener distintos periodos de programación.

Opción 1. Clonar desde la fecha seleccionado hasta fin de programación.

Opción 2. Clonar entre rango de fechas seleccionado.

Para finalizar el proceso, haz clic en el botón "Confirmar".

Como podrás comprobar, la nueva reserva sólo ha quedado clonada en el horario de la clase seleccionada.

🚨 De momento la funcionalidad de clonar reservas no está disponible dentro de la opción de "Edición múltiple". Por tanto, el proceso debe realizarse clase por clase.

3. Clonar socios con reservas en actividades de pago.

Ahora, esta funcionalidad también te permitirá clonar las reservas de tus clientes en actividades de pago, restando las sesiones de sus productos y evitando que tengáis que realizar esta operación de manera manual.

Os mostramos cómo funciona:

Tenemos una actividad de pago para la que queremos clonar las reservas de nuestros clientes.

Introducimos manualmente las reservas de nuestros clientes desde Trainingym manager o bien solicitamos a nuestros clientes que reserven a través de la app o web personalizada EASY.
Seleccionamos la actividad y pinchamos sobre el botón "Clonar socios con reserva".
Seleccionamos dentro del modal la opción que más se ajuste a nuestro caso.
Una vez seleccionada y pulsado el botón ✔️Confirmar el sistema nos mostrará un modal de aviso indicándonos que se trata de una actividad de pago, y se solicitará confirmación para descontar las sesiones o los créditos correspondientes.
Aquí nos encontraremos ante dos posibilidades.
1. Si todos los socios cuentan con sesiones suficientes en su tarifa (producto) para efectuar la reserva, se ejecutará correctamente y veremos que las sesiones se han descontado correctamente de la tarifa de los clientes.
2. Si uno o varios de los socios no tienen sesiones suficientes, se mostrará un modal de error.

⚠️ Si un cliente cursa baja y tiene reservas a futuro, dichas reservas se eliminarán en el plazo de 3 días.

Garantizar la reserva de tus clientes en una clase concreta y crear clases para grupos concretos de usuarios, ¡ya es posible con Trainingym!