Activa la firma digital de contratos en tus tarifas y bonos

Las reclamaciones por condiciones de contratación que el cliente «no recuerda haber aceptado» pueden complicarte la gestión del día a día: permanencias, penalizaciones, descuentos aplicados, servicios incluidos o accesos permitidos. Con la firma digital de contratos en Payments activas un flujo legalmente trazable para que, antes de que empiece la suscripción, el socio lea y firme las condiciones particulares de su tarifa o bono. En este tutorial verás cómo activarla producto a producto, qué datos puedes pedir al firmar, cómo funciona en Easy Web y Manager, y dónde consultar cada contrato firmado.

Índice

1. Activa la firma de contrato en tus tarifas y bonos
2. Configura los datos que pides al firmar
3. Firma de contrato desde Easy Web
4. Solicita la firma desde Manager
5. Consulta y descarga los contratos firmados

1. Activa la firma de contrato en tus tarifas y bonos

Entra en el modal de configuración de la tarifa o bono que quieras proteger con firma. Dentro de las opciones del producto encontrarás un nuevo interruptor: «Requiere firma de contrato». Al activarlo, cualquier nueva contratación de ese producto, tanto desde Easy Web como desde Manager, exigirá al socio aceptar y firmar las condiciones particulares antes de cerrar la compra.

La activación no es retroactiva: los suscriptores que ya tenían el producto contratado antes de activar el toggle siguen con su contratación original. La firma solo se solicita a los nuevos socios que se suscriban a partir de ese momento.

2. Configura los datos que pides al firmar

Desde Payments / Configuración encontrarás un nuevo apartado llamado «Firma de contratos». Ahí decides qué datos pide tu negocio fitness al socio antes de dar por válida la firma.

Puedes combinar los siguientes campos:

• Nombre completo: nombre más apellidos. Es el único campo obligatorio y siempre aparece al pie de página en la última hoja del contrato.

• Identificación: eliges qué tipos de documento acepta tu centro y decides si además pides una foto del documento como verificación extra.

• Firma: puedes activar un canvas para que el socio dibuje su firma directamente en pantalla con el dedo o el ratón.

• Selfie: añade un pequeño flujo de verificación de identidad en el que el cliente se hace una foto en el momento de la firma.

3. Firma de contrato desde Easy Web

Desde el checkout de la Web Easy, además de aceptar las condiciones generales de contratación, el socio tiene que aceptar y firmar las condiciones particulares para poder completar la compra. Antes de firmar puede abrir y leer el contrato completo, con todos los datos de su tarifa o bono: producto, precio, descuentos activos, método de pago, duración, permanencia y penalización, límite de sesiones, actividades y servicios incluidos, centros a los que tiene acceso y horarios.

Si el socio acepta ambas condiciones, el sistema le pide los datos que has configurado en el paso anterior (nombre, documento, firma, selfie) y, al finalizar, genera un PDF con el contrato firmado.

Ese PDF incluye los detalles de contratación del producto más los datos del cliente, la firma, la fecha y hora y la IP de la operación. Si además has pedido selfie o imágenes del documento, aparecen en una página anexa.

El cliente recibe una copia del contrato firmado por email y además puede volver a consultarlo y descargarlo desde Históricos en la Web Easy y desde su cartera en la app del socio.

4. Solicita la firma desde Manager

Cuando contrates presencialmente desde Manager, el modal de creación de suscripción (o de registro de pago) detecta automáticamente si la tarifa o bono seleccionado requiere firma. En ese caso te ofrece dos vías para que el cliente complete el proceso:

• Copiar URL de firma de contrato: generas un enlace y se lo pasas al socio por el canal que prefieras (WhatsApp, SMS, le abres la URL en la tablet del centro…).

• Enviar el email «solicitud de firma de contrato»: el sistema manda al correo del cliente una plantilla con un CTA directo a la landing de firma.

Si guardas la suscripción antes de que el socio firme, el sistema te avisa: la suscripción quedará marcada como «pendiente de firma» hasta que el cliente complete el proceso desde el enlace. La URL le lleva a una landing con exactamente el mismo flujo que el checkout de Easy: visor del contrato, lectura, aceptación y firma.

5. Consulta y descarga los contratos firmados

Todos los contratos firmados quedan almacenados y accesibles para las dos partes.

Como empleado de tu negocio fitness, puedes consultar y descargar el PDF desde el modal de detalles de la suscripción, tanto si entras desde el listado de suscripciones de Payments como si lo haces desde la tarjeta y el listado de suscripciones de la ficha del socio.

El cliente, por su parte, los tiene siempre a mano en Históricos de la Web Easy y en la sección de cartera de la app del socio. Además recibió una copia por email cuando firmó, lo que te ahorra responder consultas del tipo «no encuentro mi contrato».

Caso de uso práctico

Contexto: Álvaro gestiona Nordic Studio, un boutique de entrenamiento funcional con 1.400 socios activos. Recibe un volumen alto de altas en Easy Web y quiere reducir las reclamaciones por permanencia que acumulan sus comerciales.

Datos del panel:

• 80 nuevas suscripciones al mes de media.
• 35% de altas desde Easy Web, 65% desde Manager presencial.
• 9 reclamaciones mensuales de clientes que alegan desconocer penalizaciones por permanencia.
• 3 tarifas con compromiso de 12 meses y 2 bonos sin permanencia.

Activa la firma solo en las tarifas con permanencia
Álvaro deja los bonos sin firma para no añadir fricción a las ventas puntuales, pero activa «Requiere firma de contrato» en las tres tarifas con compromiso. Así protege con firma trazable justo los productos que generan reclamaciones.
💡 Repasa trimestralmente qué productos concentran reclamaciones y amplía o reduce el alcance de la firma en función de esos datos, en vez de activarla en todo tu catálogo de golpe.

Pide selfie y documento en las altas de Easy Web
Para las contrataciones sin presencia física añade subida del documento de identidad y selfie. En las ventas presenciales de Manager mantiene solo nombre y firma, porque el comercial ya verifica el DNI en persona.
⚠️ Pedir selfie y documento en Manager presencial frena el ritmo de ventas sin aportar valor extra: configura tus requisitos pensando en el canal donde cada tarifa se vende de verdad.

Usa el email de solicitud de firma para no bloquear ventas presenciales
Cuando un socio contrata en el centro pero no quiere firmar en el momento, Álvaro guarda la suscripción como «pendiente de firma» y le envía el email con el enlace. El socio firma más tarde desde el móvil y la suscripción se activa automáticamente.
💡 Agenda un recordatorio interno para revisar cada semana las suscripciones «pendiente de firma»: así detectas a tiempo a los socios que se quedan a medias y los recuperas antes de perder la venta.

Conclusión

La firma digital de contratos en Payments te permite blindar legalmente cada contratación sin salir de Trainingym y sin depender de herramientas externas. Elijes qué productos la exigen, qué datos pides al firmar y en qué canales la aplicas. Ganas trazabilidad, reduces reclamaciones y profesionalizas la experiencia de contratación de tu negocio fitness, con una evidencia sólida siempre a mano cuando la necesites.