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Cómo crear y configurar las tareas de tu staff y los servicios que ofreces a tus clientes

Clasifica las tareas y servicios de tus empleados en categorías

Monetización de la oferta de servicios, la clave para mejorar los resultados de ingresos en tu gimnasio.

Innovar o morir. No cabe otra máxima en el sector del fitness.  

👉 A través del Menú de "Categorías" podrás configurar 2 aspectos que impactarán en la organización de tu staff y en la experiencia de tu clientela:

  1. Las "tareas" que van a desempeñar en su día a día (con o sin clientes) en función del rol que desempeñan.
  2. Los "servicios" que ofertas a tu clientela, para que puedan tener acceso a ellos ¡sin límites! desde la app o web de tu negocio.

Este menú te permitirá gestionar de forma eficiente la agenda de tareas, citas y servicios de tu staff, asegurando así un control y seguimiento adecuado de tus clientes, potenciando así sus posibilidades de fidelización.

¿Qué contenidos vamos a ver en este tutorial?

1. Cómo crear una nueva categoría.

2. Cómo crear una nueva tarea.

3. Cómo crear un nuevo servicio.

4. Cómo asignar empleados a una categoría.

Te lo explicamos todo paso a paso.

 

3.2. Crear categorías, tareas y servicios from Trainingym on Vimeo.


En primer lugar, accede a Trainingym Manager con tu usuario y contraseña. A continuación, accede al menú Empleados-Categorías.

Desde esta pantalla podrás visualizar el listado de categorías ya creadas, crear una nueva categoría y configurar:

  • Reservas de Servicios. Podrás impedir que los socios puedan reservar dos servicios que coincidan a la misma hora y crear protocolos especiales.

  • Crear protocolo especial. Podrás configurar unas condiciones especiales para los clientes con el perfil o perfiles seleccionados en cuanto a intervalo de reservas, de cancelaciones y reservar gratis servicios de pago.

⚠️Importante

En caso de duplicidad en la configuración de reservas

· Se priorizará la del protocolo especial sobre la general (servicio).
· Se priorizará el protocolo más beneficioso para el cliente.

Además, desde el listado principal de categoría podrás:

  • Buscar por su nombre una categoría del listado a través del buscador.
  • Eliminar una categoría del listado. Elimina una sola categoría desde la opción 🗑 Eliminar o bien selecciona y elimina varias categorías a la vez, haciendo clic en el botón "Eliminar".

🚨 La categoría "Fitness" NO podrá ser eliminada, ya que se trata de una categoría "especial", pues contiene tareas y servicios de los cuales dependen determinadas acciones de seguimiento del propio sistema.

  • Editar una categoría ya existente en listado a través de la opción 🖊 Editar.

 

👉 Tanto si añades como si editas una categoría ya existente, accederás a un panel de configuración, dónde además de poder configurar los "datos" identificativos de la propia categoría, podrás crear o editar las "Tareas" y "Servicios" que la integran. Por último, desde la sección "Empleados" podrás relacionar la categoría con los emplead@s relacionados en función del perfil y/o rol que desempeñan en tu negocio.


Veamos a continuación, cada una de las secciones que componen una categoría.

1. Cómo crear una nueva categoría.


En primer lugar, dirígete al menú Empleados > Categorías y haz clic en el botón "Crear categoría". 

A continuación, accederás  a la ventana de configuración de la categoría, compuesta por 4 secciones: Datos, Tareas, Servicios y Empleados.

  • Desde la pestaña "Datos" podrás configurar el Nombre, Color, Imagen y estado de publicación de la categoría.
  • Desde la pestaña "Tareas y Servicios" podrás añadir y editar las tareas y servicios que integrarán dicha categoría. 
  • Desde la pestaña "Empleados" podrás vincular y desvincular los empleados relacionados con dicha categoría. La pestaña empleados no se activará hasta que no guardes la categoría.

Para poder guardar y terminar de añadir la categoría, existe una serie de requisitos mínimos:

  • Establecer un nombre para la categoría.
  • Añadir una tarea o servicio como mínimo a esta categoría.

El botón “Guardar” se encontrará desactivado hasta que se cumplan los requisitos mínimos de guardado (los dos requisitos anteriores.)

Opciones de la sección DATOS.


Desde esta sección podrás configurar los datos básicos de una categoría.

  • Nombre de la categoría. Este nombre de la categoría identifica al perfil del emplead@/s asociados y se muestra visible para los clientes en app y web Easy si la categoría es "Pública".
  • Color de la categoría. Este color identifica a la categoría en la pantalla de programación del horario de los empleados. Para saber más sobre la programación del horario de los empleados, revisa 👉 este artículo.
  • Imagen de la categoría. Esta imagen identifica a la categoría en la pantalla de programación del horario de los empleados y se muestra visible para los clientes en app y web Easy si la categoría es "Pública". Los formatos admitidos son .jpg, .png
  • Opción de publicar la categoría en app y web. Si activas el check "Publica" de la categoría, los servicios públicos serán visibles por tus clientes en la app y web Easy.

🚨 El botón de "Guardar" no se habilitará hasta que añadas al menos un a tarea o servicio a dicha categoría. Por tanto, el siguiente paso es dirigirte a la sección de "Tareas" o "Servicios" para al menos añadir uno de ellos.

 

2. Cómo crear una nueva Tarea.

Desde la sección "Tareas", podrás añadir tareas asociadas a una categoría. Para ello, haz clic en el botón "Añadir tarea".

📌 Una tarea es un evento que podrá estar vinculado a un cliente (cita), pero no podrá ser pública ni reservable por los clientes desde la app o web. Ejemplos: 'Recoger la sala' o 'Renovar una rutina'.


A continuación, aparecerán una serie de parámetros de configuración:

  • Nombre. Este nombre se mostrará en la ventana de programación de tareas. Obligatorio.
  • Duración. Tiempo estimado en minutos para completar la tarea. Obligatorio.
  • Descripción. Esta descripción se mostrará en la ventana detalle de tarea que ve el empleado desde su agenda.
  • Imagen. Esta imagen identifica a la tarea en el listado y calendario de tareas.
  • Área o Sala asignada. Espacio de tu negocio en el que se programará la disponibilidad de los empleados para reservarles una cita. Selecciona del desplegable y selecciona una sala del listado.
  • Color. El color identifica a la tarea en la pantalla calendario / agenda de tareas de los emplead@s.
  • Tarea con socio. si se activa, al asignar la tarea en la agenda / calendario de un emplead@, se solicitará el nombre de un cliente, el cual recibirá una notificación de cita con los datos de la "cita", y podrá valorar posteriormente su satisfacción a través de la encuesta correspondiente

📌 No habrá límite máximo de tareas o servicios por categoría de servicio.


💡 La categoría "Fitness" contiene 2 tareas clave en el proceso de fidelización de tus clientes (Rutina y Pesaje).

Trainingym se enfoca directamente en ambas, tratando de facilitar la repetición de tareas fundamentales como la Asignación Inicial del Plan de Entrenamiento, la Valoración de Composición Corporal, así como en la Renovación de las mismas.

Por ello, estas 2 tareas contienen una opción adicional. llamada:

  • Renovación automática. Si esta opción está desactivada, la asignación de una rutina o la realización de un pesaje a un cliente no conlleva la generación automática de una nueva tarea (rutina y/o pesaje) en el calendario del emplead@ responsable de dicha interacción. Por el contrario, si dicha opción está activada, la asignación de una rutina o la realización de un pesaje conlleva la generación automática de una nueva tarea (rutina y/o pesaje) en el calendario del emplead@ responsable de dicha interacción. Esto le permitirá llevar un seguimiento al cliente y, por tanto, favorecer la fidelización del mismo.



3. Cómo crear un nuevo Servicio.

Desde la sección "Servicios", podrás añadir tareas asociadas a una categoría. Para ello, haz clic en el botón "Añadir servicio".

📌 Un servicio es un evento que puede ser reservable por el socio si se configura como público. También puede monetizarse marcándolo como premium. Ejemplos: 'Entrenamiento personal' o 'Cita con el nutricionista'.


A continuación, aparecerán una serie de parámetros de configuración:

  • Nombre del servicio. Este nombre se mostrará a los clientes en la app y web Easy. Obligatorio.
  • Duración (minutos). Tiempo estimado en minutos para completar el servicio. Obligatorio.
  • Descripción del servicio. Esta descripción se mostrará a los clientes en la ventana detalle del servicio en la app y web Easy. Te recomendamos introducir una descripción concreta y atractiva que destaque los beneficios que obtendrá el cliente, ya que esto facilitará la contratación del servicio. Obligatorio.
  • Imagen del servicio. Esta imagen se mostrará a los clientes en la pantalla detalle del servicio de la app y web Easy. Te recomendamos introducir una descripción concreta y atractiva que destaque los beneficios que obtendrá el cliente, ya que esto facilitará la contratación del servicio.
  • Tipo. En el desplegable tendrás que seleccionar entre presencial, catálogo de virtuales, Streaming (podrás indicar una URL personalizada) o por videollamada. Obligatorio.
  • Área o sala asignada. Espacio de tu negocio en el que se programará la disponibilidad de los empleados para reservarles el servicio. Selecciona del desplegable y selecciona una sala del listado.
  • Color del servicio. El color identifica al servicio en la pantalla calendario / agenda de tareas de los emplead@s.

Una vez configurados los datos básicos podrás establecer las condiciones especiales del servicio:

  • Servicio de pago. En caso de activar esta opción, aparecerá un campo con la etiqueta “créditos” en el que, si lo activas, podrás introducir un máximo de 5 dígitos. Para saber más sobre la configuración de packs de créditos, revisa 👉 este artículo.
  • Público. Si lo activas, los servicios públicos serán visibles por tus clientes en la app y web Easy. Si activas esta opción se desglosarán las siguientes opciones:
    • Reservas limitadas: podrás limitar las reservas que puede hacer el socio del servicio a nivel diario, semanal y mensual.
    • Intervalo de reservas: establece cuando pueden reservar y cancelar los socios el servicio.
    • Intervalo entre horas de inicio: establece como se separará la hora de inicio del servicio. Podrás establecer franjas de minutos u horas.
  • Validación automática de reservas. Si activas esta opción, las reservas de este servicio se validarán al finalizar el mismo. 



📌 No habrá límite máximo de tareas o servicios por categoría de servicio.

 

4. Cómo asignar empleados a una categoría.

Por último, resulta imprescindible conectar las categorías con los emplead@s de tu negocio responsables de llevar a cabo las tareas y servicios programados para dicha categoría. Tenemos 2 opciones para vincular Empleados a perfiles y viceversa:

  • Desde la propia ficha del emplead@, accediendo a la pestaña CATEGORÍAS y asignarles la categoría correspondiente

📌 Desde esta pantalla podrás asociar varias categorías a un mismo empleado.

  • Desde la sección EMPLEADOS de una categoría.

ℹ️ Recuerda que, para que la pestaña Empleados se active, debes haber guardado previamente la categoría que estás creando.

Dicha sección consta de 2 columnas:

  • Empleados Disponibles. Muestra los empleados que NO están asignados a la categoría que estamos editando, por lo que podemos marcarlos y Añadirlos a través del botón "ASIGNAR EMPLEADOS". Recuerda "Guardar" los cambios.

💡 Podrás realizar una asignación múltiple de empleados.

  • Empleados Asignados. Muestra los emplead@s que SI están asignados a la categoría que estamos editando, por lo que podemos marcarlos y eliminar a través del botón "Eliminar empleados".  Recuerda "Guardar" los cambios.

💡 Podrás realizar una eliminación múltiple de empleados.