Rediseño del módulo Actividades en WebApp Staff: tarjetas, filtros y lista de espera

Si trabajas desde el móvil con WebApp Staff, pasas buena parte del día en el módulo de Actividades: consultando el listado, cambiando empleados asignados, añadiendo reservas de último minuto y validando asistencia. Esta nueva versión del módulo rediseña por completo esos flujos para que ganes velocidad y claridad: nuevas tarjetas con la información compactada, filtros más cómodos, vista de detalles reorganizada, un flujo de alta de reservas más directo y la lista de espera siempre visible cuando el aforo se agota. En este tutorial repasamos todo lo que cambia.

Índice

Dónde encontrar la nueva vista del módulo Actividades
Nuevo diseño de la tarjeta y de los filtros
Vista de detalles rediseñada y cambio de empleado
Nuevo flujo para añadir reservas y gestionar la lista de espera
Validar actividades indicando el número de asistentes
Caso de uso práctico: cómo tomar decisiones con el nuevo módulo

1. Dónde encontrar la nueva vista del módulo Actividades

Abre WebApp Staff en tu móvil (puedes guardar la URL como acceso directo en la pantalla de inicio para usarla como aplicación embebida) y entra en el apartado Actividades. La funcionalidad es la misma de siempre, pero verás que todo se presenta de forma más clara, con menos clics para llegar a cada acción. La idea es que gestiones el día a día de las actividades con la misma precisión que desde Trainingym Manager, pero sin perder la agilidad de trabajar en móvil.

📝 La WebApp Staff funciona como aplicación embebida en el navegador. Al añadirla al escritorio de tu dispositivo verás un icono equivalente al de una app nativa que abre directamente el módulo, sin barra de direcciones.

2. Nuevo diseño de la tarjeta y de los filtros

Cada actividad del listado se muestra en una tarjeta rediseñada que compacta la información para que puedas leerla de un vistazo. En la esquina superior derecha de cada tarjeta aparece ahora el número de reservas respecto al aforo permitido (por ejemplo, 12/20), de forma que ves el estado de ocupación sin necesidad de abrir el detalle.

Los filtros también estrenan nueva presentación. Son mucho más cómodos de aplicar: puedes filtrar por empleado o por tipo de actividad en pocos toques, los resultados se refrescan automáticamente y, cuando quieras volver a la vista completa, basta con restablecer todos los filtros desde el mismo panel.

💡 Combina filtros para preparar el inicio del turno: filtrar por empleado y por la franja horaria te deja en la pantalla exactamente las actividades que tu equipo va a atender en las próximas dos horas.

3. Vista de detalles rediseñada y cambio de empleado

Al pulsar en una tarjeta se abre la nueva vista de detalles, donde está el grueso de las mejoras. La información se agrupa de manera más limpia y las acciones habituales están al alcance de un gesto.

Cambiar al empleado asignado a una actividad es ahora un gesto muy rápido: pulsas sobre el campo de empleado, buscas al nuevo (o lo seleccionas de la lista) y confirmas. Un caso que antes requería varios pasos ahora se resuelve en segundos, lo que es especialmente útil para cubrir sustituciones de último momento sin tener que salir del detalle de la actividad.

💡 Antes de validar la actividad, revisa que el empleado asignado es correcto. El cambio puedes hacerlo también después, pero dejarlo bien antes de validar evita informes de productividad con datos incorrectos.

4. Nuevo flujo para añadir reservas y gestionar la lista de espera

Añadir una reserva a una actividad es ahora un flujo mucho más directo. Desde la vista de detalles pulsas sobre el buscador, escribes al menos tres caracteres del nombre o apellidos del socio, lo seleccionas y confirmas. Si la actividad es de pago, en el momento de añadir la reserva aparecen las confirmaciones correspondientes: canjear reserva incluida o dar una plaza gratuita según el caso.

La gran novedad es la gestión de la lista de espera. Cuando una actividad llega al tope de aforo, la lista de espera aparece visible justo debajo del bloque de reservas confirmadas. Al añadir un nuevo socio sobre un aforo agotado, el sistema te deja elegir en el momento entre dos modalidades:

Asignación automática de plaza: si queda una plaza libre antes del inicio, el sistema reasigna automáticamente.
Notificación de plaza libre: el socio recibe un aviso cuando se libere y decide si confirma la reserva.

⚠️ Elige la modalidad acorde con la política de tu negocio. La asignación automática es cómoda para el socio pero puede sorprenderle si no espera la plaza; la notificación requiere acción del socio pero evita apariciones no deseadas en el aforo.

5. Validar actividades indicando el número de asistentes

Al validar una actividad, la WebApp Staff te permite ahora introducir manualmente el número de asistentes, igual que ya hacías desde Trainingym Manager. Esto es clave en actividades donde el aforo real no coincide con las reservas confirmadas: socios que llegan sin reserva, bajas de última hora o cualquier variación entre lo previsto y lo que realmente ocurrió en la sala.

El flujo es sencillo: al pulsar "Validar", el sistema te muestra el campo de asistentes para que introduzcas el número real. Confirmas y la actividad queda registrada con el valor correcto, listo para que los informes de ocupación reflejen la realidad.

💡 Haz del registro del número de asistentes una costumbre antes de salir de la sala. Si lo dejas para el final del turno es muy fácil olvidar matices (cuántos vinieron sin reserva, cuántos se marcharon antes), y la calidad de tus informes depende de ese dato.

6. Caso de uso práctico: cómo tomar decisiones con el nuevo módulo

Contexto. Boutique Ritmo es un negocio fitness especializado en ciclo indoor y actividades dirigidas con 520 socios activos. Cuatro monitores cubren cinco salas con un calendario denso de 60 actividades semanales. Su coordinadora, Patricia, usa la WebApp Staff desde el móvil para gestionar sustituciones, altas y validaciones durante toda la jornada.

Datos del panel:

60 actividades semanales distribuidas entre 4 monitores
Ocupación media del 85% con picos a las 19:00 y 20:00
12% de las actividades de pico generan lista de espera
2-3 sustituciones de monitor por semana
Discrepancia media entre reservas confirmadas y asistentes reales: 2 socios por sesión

Decisiones accionables:

Normalizar el cambio de empleado como parte del protocolo de sustitución. Patricia establece que cualquier sustitución se registra al momento desde el detalle de la actividad: el monitor saliente actualiza el empleado asignado antes de dejar la sala. Los informes de productividad dejan de arrastrar errores de atribución.

💡 Prepara una tarjeta impresa junto al puesto de recepción con los dos gestos clave (cambiar empleado, validar con asistentes). Un recordatorio visual acelera la adopción del nuevo flujo durante las primeras dos semanas.

Activar la lista de espera con notificación de plaza libre en actividades de pago. Para las actividades con mayor demanda, Patricia configura las nuevas reservas en lista de espera como "notificación de plaza libre", de forma que el socio decide si confirma. Reduce las no-shows en lista de espera y mantiene limpia la ocupación real.

⚠️ Si usas asignación automática en actividades de pago sin aviso previo al socio, puedes generar reclamaciones por reservas no esperadas. Comunícalo claramente en las condiciones de reserva.

Validar siempre con el número real de asistentes. Patricia convierte en obligatorio registrar el número manual de asistentes al validar, incluso cuando coincide con las reservas. Los informes de ocupación reflejan la realidad y la toma de decisiones sobre horarios y aforo se apoya en datos fiables.

💡 Compara mensualmente el número de reservas confirmadas con el número de asistentes reales. La diferencia es tu "sobre-reserva funcional" y te permite ajustar el aforo publicado sin perder ingresos.

Conclusión

El rediseño del módulo Actividades de WebApp Staff reduce fricciones en los flujos que más repite tu equipo cada día: consultar el día, cambiar un empleado, añadir una reserva, gestionar la lista de espera y validar con los datos reales de la sala. Cada gesto ahorrado es tiempo que tu equipo dedica a los socios, y cada mejora en la calidad de los datos repercute en decisiones de negocio mejor fundamentadas. Un módulo más rápido, más claro y más fiel a lo que ocurre en el día a día del negocio fitness.

📝 Contenido elaborado con ayuda de IA y revisado por el equipo de Trainingym