Independientemente de si utilizas o no un CRM para administrar tus clientes, Trainingym te ofrece la posibilidad de gestionar eficazmente tu base de datos de clientes para que siempre esté actualizada.
Desde Trainingym Manager podrás gestionar tu listado de clientes de forma efectiva con el objetivo de que puedas tener tu base de datos siempre actualizada.
Esta gestión resulta fundamental no sólo a efectos de comunicación, sino también para que tus acciones de fidelización tengan el impacto que deseas.
💡 Estas son algunas de las razones por las cuales deberías tener siempre tu base de datos actualizada.
- Refuerza la percepción de valor y exclusividad de tus clientes que pagan negando el acceso a la App a los clientes que dejaron de hacerlo, o sea, dándolos de baja.
- Tener identificados a los clientes que son baja permitirá conocer sus debilidades como centro, los intereses de sus clientes para poder ofrecer un mejor servicio, hacer campañas para la recuperación de ex clientes, conocer la tasa de rotación de tu negocio, etc.
- Tu tarifa en Trainingym se determina en función del número de Socios Activos que tengas.
A continuación, te mostramos paso a paso las diferentes opciones que ponemos a tu disposición dentro de la gestión de tu listado de clientes.
¿Qué contenidos vamos a ver en este tutorial?
1. Desde donde gestionar tu listado de clientes.
2. Exportar tu listado de clientes en Excel.
3. Importar tu listado de clientes.
4. Depurar tu listado de clientes activos.
A continuación, te lo explicamos todo paso a paso 📝
1. Desde donde gestionar tu listado de clientes.
En primer lugar, accede a Trainingym Manager con tu usuario y contraseña. A continuación, accede al menú Socios > Socios (Activos, Potenciales y Baja) y busca los 3 puntitos [...] al lado del botón "Filtrar"
🚨 ¡Importante!
Para poder gestionar el listado, tu permiso de staff debe tener activadas los siguientes permisos:
- Importar socios.
- Exportar socios.
- Depuración de socios.
Accede a la configuración de tu permiso de staff a través de la siguiente ruta: Mi Centro > Permisos > Editar
A continuación, te explicamos cada una de las opciones disponibles.
2. Exportar tu listado de clientes en Excel.
Esta funcionalidad te permitirá exportar en formato Excel (.xlsx) tu listado de clientes. El listado exportado tendrá en cuenta los filtros y/o hashtags aplicados (si los hubiera). Para ello, simplemente debes hacer clic en los 3 puntitos [...] y seleccionar la opción "Exportar listado".
Tras unos segundos ya tendrás disponible tu listado de clientes en Excel.
📌 En el Excel exportado aparecerá de cada cliente la información disponible de todas las columnas, independientemente de las que tengas seleccionadas.
3. Importar tu listado de clientes.
Esta funcionalidad te permitirá importar un listado de cliente a tu base de datos en Trainingym Manager. Para ello, simplemente debes hacer clic en la opción "Importar listado".
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Cómo importar tu listado de clientes.
- Descargar plantilla. Te permitirá descargar la plantilla en Excel donde deberás introducir los datos requeridos de tus clientes. Pulsa esta opción y a continuación el botón "Siguiente" para que se descargue automáticamente el Excel en tu navegador.
Una vez descargada la plantilla deberás completar los datos de la tabla en Excel siguiendo las indicaciones que aparecen al inicio.
📌 Importante: El nombre y el sexo son campos obligatorios. La subida masiva de clientes debe realizarse en bloques de 500 clientes como máximo.
- Ya tengo descargada la plantilla. Selecciona esta opción si ya has descargado nuestra plantilla y a continuación pulsa "Siguiente".
-
Subir el archivo en Excel.
Una vez descargada la plantilla, se mostrará una ventana emergente donde poder
subir el archivo en Excel. Existen 2 maneras para subir tu archivo:
-
- Arrastra la plantilla.
- Pulsa sobre la pantalla para que se abra el explorador de archivos de tu equipo.
📌 Importante: Solo te permitirá subir archivos en Excel. Recuerda utilizar la plantilla descargada para asegurarte de que el sistema reconoce los datos introducidos.
Tras cargar la plantilla el sistema la analizará y comprobará que los datos introducidos son correctos. Existen 2 opciones:
-
- Si los datos introducidos son correctos se mostrará un mensaje indicando que el archivo es correcto y te permitirá activar el check para enviar un mail de bienvenida a todos los clientes del Excel para los que hayas colocado un email válido. Pulsa "Importar" para que el listado de clientes se importe a Trainingym Manager.
- Si el archivo contiene errores se te indicará la/s línea/s donde la herramienta ha detectado el fallo para que puedas revisarlo, dándote la oportunidad de cargar nuevamente el archivo una vez corregido el error.
Pulsa sobre el botón "Importar listado" una vez hayas corregido el error.
- Si los datos introducidos son correctos se mostrará un mensaje indicando que el archivo es correcto y te permitirá activar el check para enviar un mail de bienvenida a todos los clientes del Excel para los que hayas colocado un email válido. Pulsa "Importar" para que el listado de clientes se importe a Trainingym Manager.
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Proceso de Importación.
Una vez pulsado el botón Importar se iniciará la subida. Se te irán mostrando algunas ventanas emergentes a modo informativo que te indicarán el estado de la importación hasta su finalización.
Si se trata de una subida masiva (máximo 500 clientes por bloque), la herramienta te mostrará una ventana emergente por cada 50 clientes importados.
Una vez finalizada la subida se te indicará mediante el siguiente mensaje, tras el cual deberás refrescar la pantalla para que el total de clientes quede actualizado.
👀 Recuerda: La importación de socios está disponible en las pestañas Socios Activos, Socios Potenciales y Socios de Baja y está condicionada al permiso que tengas asociado a tu perfil de empleado.
4. Depurar tu listado de clientes activos.
Esta funcionalidad te permitirá depurar tu listado de clientes activos. Para ello, simplemente debes hacer clic en la opción "Depurar listado".
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Cómo depurar tu listado de clientes.
Una vez hayas pulsado el botón "Depurar listado" se te mostrará la siguiente pantalla con las siguientes opciones:
- Descargar plantilla. Te permitirá descargar la plantilla en Excel donde deberás introducir los datos requeridos de tus clientes. Pulsa esta opción y a continuación el botón "Siguiente" para que se descargue automáticamente el Excel en tu navegador.
Una vez descargada la plantilla deberás completar los datos de la tabla en Excel siguiendo las indicaciones que aparecen al inicio.
📌 Importante: El ID. ERP (Identificador del cliente en tu programa de control de accesos) es un campo obligatorio. La subida masiva de clientes debe realizarse en bloques de 500 clientes como máximo.
- Ya tengo descargada la plantilla. Selecciona esta opción si ya has descargado nuestra plantilla y a continuación pulsa "Siguiente".
-
Subir el archivo en Excel.
Una vez descargada la plantilla, se mostrará una ventana emergente donde poder
subir el archivo en Excel. Existen 2 maneras para subir tu archivo:
-
- Arrastra la plantilla.
- Pulsa sobre la pantalla para que se abra el explorador de archivos de tu equipo.
📌 Importante: Solo te permitirá subir archivos en Excel. Recuerda utilizar la plantilla descargada para asegurarte de que el sistema reconoce los datos introducidos.
Tras cargar la plantilla el sistema la analizará y comprobará que los datos introducidos son correctos. Existen 2 opciones:
-
- Si los datos introducidos son correctos se mostrará un mensaje indicando que el archivo es correcto. Pulsa en "Siguiente" para iniciar el proceso de depuración o bien pulsa en "Cancelar" para anular el proceso.
- Si el archivo contiene errores se mostrará un mensaje indicando que el archivo es incorrecto. Pulsa en "Cancelar" para anular el proceso o bien corregir el archivo y vuélvelo a subir a través de este mismo modal.
- Si los datos introducidos son correctos se mostrará un mensaje indicando que el archivo es correcto. Pulsa en "Siguiente" para iniciar el proceso de depuración o bien pulsa en "Cancelar" para anular el proceso.
-
Proceso de Importación.
Una vez validados los datos del archivo subido, pulsa en el botón "Siguiente".
A continuación, se te mostrará un resumen como resultado del análisis que realiza el sistema al comparar el listado de socios subido con el listado de socios activos existentes en Trainingym Manager.
Por último, selecciona la opción que más se ajuste al tipo de depuración que desees realizar:
- Depurar completamente. Tomando como referencia el ejemplo de la captura anterior, de los 18 socios activos en Trainingym Manager, únicamente 6 (los que coinciden con los socios del listado subido) quedarían como activos. Los 12 restantes pasarían al listado de socios de baja. Al no existir ningún socio de baja y/o potencial en Trainingym Manager que coincida con los socios del listado subido, en este caso, 0 socios pasarían de baja y/o potenciales a activos.
- Pasar los 12 socios Activos a Baja. En este caso, de los 18 socios activos en Trainingym Manager, únicamente 6 (los que coinciden con los socios del listado subido) quedarían como activos. Los 12 restantes pasarían al listado de socios de baja.
- Pasar los 0 Socios de Baja y/o Potenciales a Socios Activos. En este caso, de los 18 socios activos en Trainingym Manager, únicamente 6 (los que coinciden con los socios del listado subido) quedarían como activos. Si hubiera algún socio de baja y/o potencial que coincidiera con los socios del listado subido, estos pasarían al listado de socios activos. En este caso, 0 socios pasarían de baja y/o potenciales a activos.
Una vez seleccionada la opción deseada, pulsa en el botón "Depurar".
Tras unos segundos, el proceso de depuración habrá finalizado. A modo de resumen, se te mostrará el dato del número de socios activos resultante y el número de socios que han pasado a baja. Pulsa en "Finalizar" para concluir el proceso.
