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Cómo gestionar tu base de datos de clientes desde Trainingym Manager

El menú de Socios de Trainingym Manager te permitirá segmentar, filtrar, comunicar y gestionar tu base de datos de clientes a tu antojo.

Todos los procesos de la empresa, todos sus productos y servicios, deben estar construidos teniendo en cuenta a los clientes y sus necesidades.

La base de nuestros negocios son los clientes. Es lo que se denomina como customer-centricity.

En el caso de los negocios fitness, además, se da una particularidad: la relación con los usuarios es –o pretendemos que sea- larga y estable. En este caso, el conocimiento y el aprendizaje es un proceso continuo.

Para analizar esto de manera racional se habla de los “momentos decisivos del cliente”: los instantes en los que la relación se pone a prueba. Ejemplos de ello pueden ser cuando el usuario lleva mucho tiempo sin acudir a entrenar, cuando se encuentra con las instalaciones demasiado llenas, cuando siente que sus progresos se estancan...

Fuente: El ciclo de vida del cliente: Una perspectiva integral de la relación con el usuario.

A pesar de que su popularidad se debe más a la categorización de temas populares en Twitter e Instagram, los hashtags pueden ser una forma excelente de segmentar tu base de datos de clientes, en función de indicadores que orienten posteriormente acciones de seguimiento y fidelización.

👉 En este artículo te mostramos cómo puedes aprovechar todo el potencial de los #hashtag y filtros en Trainingym Manager para mejorar el seguimiento de tus clientes.

¿Qué contenidos vamos a ver en este tutorial?

1. Panel de KPIs con indicadores relevantes de rendimiento

2. Búsqueda e información de clientes en el listado

3. Hashtags y Filtros para segmentar tu base de datos de clientes

Hashtags
Filtros

4. Exportar listado de clientes en Excel

5. Opciones de edición múltiple

Te lo explicamos todo paso a paso.

En primer lugar, accede a Trainingym Manager con tu usuario y contraseña. El Nuevo Menú de Socios estará disponible en el listado de socios activos, potenciales y de baja.

Centrémonos, por ejemplo, en el listado de Socios Activos para analizar todas las novedades que incluye este Nuevo Panel de Gestión de Clientes.

1. Panel de KPIs con indicadores relevantes de rendimiento

Como novedad incluimos un Nuevo Panel de KPIs con indicadores de rendimiento en relación a determinados comportamientos de tus clientes que son claves en su proceso fidelización.

Socios que han accedido a la app en los últimos 30 días. Entendemos por acceso un login del cliente en la app.
Socios con rutina de entrenamiento asignada. El plan de entrenamiento debe encontrase activo.
Socios con análisis corporal en los últimos 30 días. Cuentan tanto los pesajes realizados por el cliente desde la app con Trainingym Balance, como aquellas valoraciones realizadas con otros modelos de básculas integradas con Trainingym. Ejemplos: Tanita BC-1000.
Socios que han reservado una actividad en la última semana. Cuenta la reserva de clases realizadas en los últimos 7 días.

📌 El número situado en la parte superior (en negrita) de cada KPI, hace referencia al número de clientes que cumple dicha condición. El % hace referencia al % de clientes que cumplen dicha condición respecto al total de socios activos.

👉 Los datos de estos indicadores se actualizan cada 24 horas. Concretamente, la primera vez que se accede a cada día a dicha pantalla.

💡 Utiliza la opción "Ocultar" para contraer la vista correspondiente a los KPIs de rendimiento y así poder ampliar el espacio en pantalla destinado al listado de clientes.

2. Búsqueda e información de clientes en el listado

Utiliza el campo de búsqueda para localizar a cualquier cliente de tu negocio por nombre, apellidos, móvil o email.

💡 Para realizar una búsqueda rápida, te recomendamos utilizar el buscador situado en el banner superior.

La información visible de cada cliente desde el propio listado es editable. Te permitimos elegir entre las 20 columnas disponibles a través de la siguiente opción.

👉 Las columnas disponibles son las siguientes:

CTA para abrir la ficha del cliente en una nueva pestaña.
Imagen. Si el cliente no tiene una foto en su ficha se mostrarán sus iniciales.
Nombre. Nombre del cliente.
Apellidos. Apellidos del cliente.
NIF. Número de identificación fiscal del cliente.
Membresía. Cuota "esencial" que pueda tener el cliente contratada. 🆕
Estado membresía. Activa / Prueba gratuita / Programada / Cancelación solicitada / Cancelada / Impagada / Vencida. 🆕
Fecha inicio. Fecha del comienzo de la membresía. 🆕
Próximo pago. 🆕
Fecha Fin de la suscripción. 🆕
Días sin asistir. Hace referencia al número de días que el cliente lleva sin acceder al centro (acceso controlado por torno) y/o a algunas de plataformas Trainingym.

🔍 El dato de "Días sin asistir" del cliente viene determinado por la configuración establecida desde el menú Mi Centro > Datos > Configuración > Tipos de acceso (Días sin acceder).

Podremos tener en cuenta los siguientes tipos de acceso a la hora de calcular el dato de "Días sin asistir del cliente":

Entrada por torno.
Login web Trainingym User (www.tguser.com).
Login en app smartphone.
Login en kiosco Trainingym Touch

👉 Si seleccionamos varias opciones, se tendrá en cuenta el último acceso registrado en cualquier de los tipos de acceso seleccionados.

Teléfono. Teléfono móvil del cliente.
Email. Correo electrónico del cliente.
ID. Socio. Identificador del cliente en Trainingym. No tiene por qué coincidir con el identificador (número) del cliente en el CRM de tu negocio fitness.
ID. Externo. Identificador de cliente en el CRM de tu negocio fitness.
Edad. Edad del cliente.
Sexo. Sexo del cliente.
Origen. Dónde se creó la ficha del cliente. Alta manual (Manager) / App (Pestaña regístrate) /Integración CRM / Importación excel /Rewards (Invitación) / Web Easy (Registro).
Fecha de alta. Fecha de alta del cliente.
Instructor. Empleado relacionado con el cliente. Desde la ficha del cliente, a través de la sección "Relaciones" podemos conocer y editar el empleado o empleados relacionados con un cliente.
Renovación rutina. Hace referencia a la fecha de renovación del plan de entrenamiento que el cliente tiene asignado.
Fecha nuevo pesaje. Hace referencia a la fecha en la que el cliente debe volver a medir sus datos de composición corporal (pesaje).

📌 La fecha de "Renovación de Pesaje" viene determinada por 2 aspectos:

1. Que la tarea de pesaje este configurada con la opción de "Renovación Automática". Esta opción se encuentra disponible desde el menú Empleados > Categorías > Fitness > Tareas > Pesaje.

2. Si la opción anterior está activada. la "Fecha de nuevo pesaje" dependerá de la configuración establecida desde el menú Mi Centro > Datos > Configuración > Días de aviso para pesarse.

👉 Los pesajes realizados por los clientes desde la app con el modelo de báscula Balance BT y Balance PRO by Trainingym NO generaran "Fecha de nuevo pesaje".

Mediante las ⚙️ "Opciones" podrás:

Ver ficha. Te permite acceder a la sección de "Datos personales" en la ficha del cliente.
Análisis corporal. Te permite acceder a la sección de "Análisis" en la ficha del cliente para realizar un pesaje.
Asignar entreno. Te permite acceder a la sección de "Entrenamiento" en la ficha del cliente para realizar asignarle un plan de entrenamiento.
Dar de baja. Te permite dar de baja al cliente. Disponible para socios Activos y Potenciales.
Dar de alta. Te permite dar de alta al cliente. Disponible para socios Potenciales y Baja.

🚨 Estos accesos directos están controlados por permiso de empleado.

👉 Si lo que deseas es crear un nuevo cliente, simplemente haz clic en el botón "Añadir Socio" y completa los datos personales de cliente a través de la pantalla correspondiente.

3. Hashtags y Filtros para segmentar tu base de datos de clientes

Haz clic en el botón "Filtrar" y "Mostrar más" para tener acceso a todos los filtros y hashtags disponibles que te permitirán segmentar tu base de datos clientes.

💡 Utiliza los "Filtros rápidos" para segmentar tu base de datos de clientes por aquellos comportamientos que impactan directamente en su proceso de fidelización:

#noWorkout. Muestra sólo los clientes sin entrenamiento asignado.
#noApp. Muestra sólo los clientes que no han accedido a la app.
#noFitness. Muestra sólo los clientes que no han validado una sesión de entrenamiento desde la app /web en los últimos 7 días.
#noWeight. Muestra sólo los clientes sin peso registrado.

👉 A continuación, analizaremos cada uno de los "Hashtags" disponibles:

#noWorkout: Muestra sólo los clientes sin entrenamiento asignado.
#workout: Muestra sólo los clientes con entrenamiento asignado.
#active: Muestra sólo los clientes que han entrenado los últimos 30 días.
#email: Muestra sólo los clientes que tienen email registrado en su ficha.
#noEmail: Muestra sólo los clientes que no tienen email.
#lastweek: Muestra sólo los clientes que visitaron tu negocio los últimos 7 días.
#task: Muestra sólo los clientes con tareas asignadas.
#noStaff. Muestra sólo los clientes sin entrenador asignado.
#noGroup. Muestra sólo los clientes sin grupo asignado.
#noApp: Muestra sólo los clientes que no han accedido a la app.
#app. Muestra sólo los clientes que han accedido a la app en los últimos 30 días.
#noActive: Muestra sólo los clientes que no han asistido a actividades en los últimos 30 días.
#noFitness: Muestra sólo los clientes que no han validado una sesión de entrenamiento desde la app /web en los últimos 7 días.
#expiredWorkout. Muestra sólo los clientes cuya rutina ha expirado.
#noWeight: Muestra sólo los clientes sin peso registrado.
#noVo2: Muestra sólo los clientes sin test VO2 registrado.
#noStrength. Muestra sólo los clientes sin test de fuerza registrado.
#promoters: Muestra los clientes "promotores" en base a la encuesta NPS.
#passives: Muestra los clientes "pasivos" en base a la encuesta NPS.
#detractors: Muestra los clientes "detractores" en base a la encuesta NPS.
#whoisin: Muestra sólo los clientes que se encuentran en la instalación (últimas 2 horas).
#noProfile. Muestra sólo los clientes sin perfil asignado.

💡 Te recomendamos activar en tu Manager el menú "Entradas". Este menú te permite visualizar en tiempo real información relevante de los clientes que han accedido a tu centro en las últimas 2 horas. ¿Cómo hacerlo?
1. Accede al menú Mi Centro > Datos > Configuración y activa el checkbox "Notificar accesos a socios asociados".

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2. Accede al menú Fidelización > Entradas. Podrás filtrar los clientes por tipo de acceso (Torno, QR, quiosco, web y app) y/o Emplead@ responsable.

Desde la tarjeta de cada cliente tendrás información como los días que dicho cliente llevaba sin asistir a tu centro y/o haciendo uso de tu tecnología, el tipo de acceso realizado y su emplead@ responsable.
👉 Haz clic en el icono ➕ de la tarjeta del cliente para ver información adicional. A través del icono 📧 podrás mandarle un email.

Una vez seleccionado el hashtag o los hashtags requeridos, la base de datos se filtrará automáticamente, mostrando sólo los clientes que cumplen los requisitos establecidos.

Te mostramos un ejemplo en el que hemos aplicado los hashtags #noapp y #noworkout, con el objetivo de saber los clientes que no tienen una rutina de entrenamiento asignada y además no hayan accedido a la app en los últimos 30 días, lo que nos puede ofrecer una segmentación muy interesante de clientes a los que podríamos enviar una comunicación para tratar de involucrarlos y ofrecerles un servicio que aún no disfrutan.

👉 Además de los hashtags mencionados anteriormente, te ofrecemos los siguientes "Filtros" que te ayudarán en tu proceso de búsqueda y segmentación.

Membresía. 🆕 Si tienes activado el módulo de Payments, este desplegable mostrará solo los diferentes productos que tengan el check "Membresía" activo, o bien podrás filtrar por clientes que no hayan tenido nunca una membresía asignada pulsando la opción "Sin membresía".
Estado membresía. 🆕 Muestra los diferentes estados en los que se puede encontrar una suscripción. Activa / Programada / Prueba gratuita / Cancelación solicitada / Cancelada / Vencida.
Perfil del cliente. Muestra los clientes que tienen el perfil o perfiles seleccionados.
Grupos de clientes. Muestra los clientes asociados al grupo o grupos seleccionados.
Centro. Si tu centro pertenece a un grupo de centros dentro del cual los socios se clonen en su creación, podrás seleccionar el centro o centros que desees consultar.
Empleados asignados. Muestra los clientes asociados al empleado o empleados seleccionados. Si marcas la casilla "Empleados responsables", sólo se mostrarán los clientes cuyos empleados responsables se encuentren entre los seleccionados.
Días sin acceso. Muestra los clientes que no han registrado accesos en el rango de días establecido. El dato de "Días sin asistir" del cliente viene determinado por la configuración establecida desde el menú Mi Centro > Datos > Configuración > Tipos de acceso (Días sin acceder).
Edad. Muestra los clientes cuya edad se encuentra entre el rango de edades establecido.
Fecha sin interacción. Muestra los clientes que NO han interactuado con un empleado en el rango de fechas establecido. Ejemplos de interacción; asignar rutina, realizar pesaje, test de fuerza.
Fecha renovación rutina. Muestra los clientes cuya fecha estimada de renovación de rutina se encuentra entre el rango de fechas seleccionado. La fecha de renovación se calcula en función del día de asignación y duración de la rutina.
Fecha de último pesaje. Muestra los clientes cuya fecha de renovación de pesaje se encuentra entre el rango de fechas seleccionado. El periodo de renovación de pesaje se configura desde el menú Mi Centro > Datos > Configuración > Días de aviso para pesarse.

🚨 ¡Importante!

Los pesajes realizados por el usuario desde la app (Báscula Trainingym Balance y Trainingym BalancePro) no generan una tarea de renovación de pesaje en la agenda de ningún empleado. Por tanto, estos usuarios no aparecerán en el filtro "Fecha de pesaje".

Fecha de alta. Muestra los clientes cuya fecha de alta se encuentra entre el rango de fechas seleccionado. La fecha de alta puede ser la de creación del socio en Trainingym Manager, registro en web/app, o sincronizarse con tu CRM en caso de integración.

💡 Puedes utilizar más de un filtro a la vez y éstos son acumulativos. Haz clic sobre ellos para activar y vuelve a clicar para desactivar. También puedes utilizar el botón "Restablecer" para eliminar los filtros seleccionados.

A continuación, te mostramos un ejemplo en el que combinamos el #hashtag #noWeight (socios sin peso registrado) con el filtro Fecha de alta con el objetivo de ver sólo los socios sin pesaje dados de alta entre las fechas seleccionadas.

Filtrar la base de datos nos ofrece información muy relevante, pero lo importante es pasar a la acción en función de los datos obtenidos. Por ese motivo incluimos el botón "Comunicaciones" desde el cual acceder directamente al tipo de comunicación deseada en el menú Marketing.

Selecciona entre "Enviar SMS", "Enviar email" y "Enviar Notificaciones Push".

🚨 ¡Importante!

Al pulsar sobre el tipo de comunicación deseada se te derivará al menú correspondiente del apartado Marketing, pero no se incluirán los posibles socios que hasta filtrado mediante hashtags o filtros.

💡 Alternativa:

Como alternativa es posible exportar un listado de clientes con los filtros y hashtags seleccionados para posteriormente poder incluir a los clientes deseados como destinatarios en el envío de SMS, email o notificación push.

4. Exportar listado de clientes en Excel

👉 Esta funcionalidad te permitirá exportar en formato Excel (.xlsx) tu listado de clientes. El listado exportado tendrá en cuenta los filtros y/o hashtags aplicados (si los hubiera). Para ello, simplemente debes hacer clic en el botón "Exportar listado".

Tras unos segundos ya tendrás disponible tu listado de clientes en Excel.

📌 En el Excel exportado aparecerá de cada cliente la información disponible de todas las columnas, independientemente de las que tengas seleccionadas.

5. Opciones de edición múltiple

👉 Como novedad, añadimos la posibilidad de realizar determinadas acciones desde el listado de socios mediante "Edición múltiple", lo que agilizar tu trabajo en el día a día. Veamos a continuación cuáles son estas acciones:

Baja múltiple de clientes activos o potenciales. Se podrá seleccionar uno, varios o todos los clientes del listado, y posteriormente clicar sobre el icono 👎 de baja.
Asignación múltiple de "Perfil" y "Grupo" de cliente. Se podrá seleccionar uno, varios o todos los clientes del listado, y posteriormente clicar sobre asignar uno de los perfiles y/o grupos creados desde el desplegable.
Activación / Desactivación masiva de "Reservas" en clientes activos o potenciales. Se podrá seleccionar uno, varios o todos los clientes del listado, y posteriormente clicar sobre el desplegable “Reservas”, donde estará la opción “Activadas/Desactivadas”.
Eliminado múltiple de clientes de baja. Se podrá seleccionar uno, varios o todos los clientes del listado, y posteriormente clicar sobre el icono 🗑️ Eliminar.
Alta múltiple de clientes potenciales y de baja. Se podrá seleccionar uno, varios o todos los clientes del listado, y posteriormente clicar sobre el icono 👍 dar de alta.