Controla quién puede registrar pagos personalizados con el nuevo permiso dedicado

Los pagos personalizados son una herramienta muy útil para cobrar servicios puntuales que no encajan en tu catálogo estándar, pero también son un punto sensible: cualquier empleado que los pueda registrar tiene la capacidad de generar un cobro sin restricciones previas. Con esta mejora, Trainingym Manager incorpora un nuevo permiso específico para registrar pagos personalizados, así puedes decidir con precisión qué perfiles de tu equipo tienen acceso a esa acción y cuáles no.

Índice

Qué controla el nuevo permiso "registrar pago personalizado"
Dónde configurar el permiso en Manager
Qué ocurre cuando el permiso está desactivado
Buenas prácticas para tu negocio fitness

1. Qué controla el nuevo permiso "registrar pago personalizado"

El nuevo permiso se llama "registrar pago personalizado" y se encuentra dentro del área de Payments Pagos en la configuración de permisos. Su función es sencilla: decide si un empleado, en función del conjunto de permisos que tenga asignado, puede o no crear pagos personalizados en el sistema.

Es un permiso independiente del resto de acciones sobre pagos. Un empleado puede seguir teniendo acceso al listado de pagos, a la exportación, a los recibos y demás, mientras que la capacidad concreta de registrar un pago personalizado queda controlada por este único ajuste.

2. Dónde configurar el permiso en Manager

La configuración se hace desde Mi centro > Permisos. Ahí puedes entrar en cualquiera de los conjuntos de permisos que tengas creados para tu equipo. Al abrir un conjunto y navegar hasta la sección de Payments Pagos, verás el nuevo permiso "registrar pago personalizado" junto al resto de acciones ya existentes en ese bloque.

Actívalo o desactívalo con el interruptor correspondiente y guarda los cambios. La modificación se aplica a todos los empleados que tengan asignado ese conjunto de permisos.

📝 Si en tu negocio fitness tienes conjuntos de permisos separados por rol (recepción, coordinación, dirección), configura este permiso según lo que cada rol necesita realmente hacer.

3. Qué ocurre cuando el permiso está desactivado

Cuando el permiso "registrar pago personalizado" queda desactivado en un conjunto, los empleados con ese conjunto no pueden crear pagos personalizados desde Manager. La acción deja de estar disponible para esos usuarios, mientras que el resto de acciones sobre pagos siguen funcionando con normalidad.

Esto te permite reservar el registro de pagos personalizados a los perfiles con responsabilidad concreta sobre esa operativa (por ejemplo, coordinación o dirección) y cerrar la puerta al resto del equipo.

⚠️ Si un empleado ya tenía costumbre de registrar pagos personalizados y le retiras el permiso, avísale del cambio antes de aplicarlo. Reducir permisos sin comunicación previa suele generar fricción innecesaria.

4. Buenas prácticas para tu negocio fitness

El pago personalizado es una excepción operativa: se usa cuando el catálogo estándar no cubre el caso concreto. Precisamente por eso es una herramienta que conviene tener bajo control. Con este permiso puedes centralizar la capacidad de registro en los perfiles adecuados y evitar que la excepción se convierta en la regla.

Combinado con la mejora que muestra la descripción real de cada pago personalizado en el informe, tienes una pareja de funcionalidades que reduce mucho el riesgo asociado a los cobros ad hoc: por un lado, quién puede registrarlos; por otro, qué se ha registrado exactamente.

💡 Aprovecha para revisar el mix de conjuntos de permisos que tienes activos: seguro que algunos ya no reflejan la organización actual de tu equipo. Este es un buen momento para simplificar y ordenar.

Caso de uso práctico: cómo tomar decisiones con el nuevo permiso

Contexto. Marc es el director de "Vertex Fitness", un negocio fitness mediano de 1.900 socios con dos sedes en Girona. Ha detectado que el volumen de pagos personalizados ha crecido de forma anómala en los últimos meses y sospecha que hay empleados usando esta vía cuando existía un producto estándar mejor.

Datos del panel.

1.900 socios activos
145 pagos personalizados el mes pasado
50 % de esos pagos podrían haberse cobrado con un producto estándar
12 empleados con permiso actual para registrar cualquier tipo de pago
3 conjuntos de permisos activos: Recepción, Coordinación, Dirección
~4.900 € cobrados mediante pagos personalizados el último mes

Restringe el permiso al conjunto de Coordinación y Dirección. Marc desactiva el permiso "registrar pago personalizado" en el conjunto Recepción. A partir de ese momento solo dos perfiles pueden generar este tipo de cobros.

💡 Comunica el cambio al equipo de recepción y ofréceles una vía clara para casos legítimos: "si aparece un caso especial, llamas a coordinación y ella lo registra".

Redirige la operativa al catálogo estándar. Con la restricción activa, Marc observa cómo baja el volumen de pagos personalizados y sube el uso de productos ya definidos. La operativa se normaliza y facilita el análisis financiero.

⚠️ Antes de dar por buena la restricción, revisa 2 semanas después que no se están perdiendo cobros legítimos por falta de acceso.

Documenta la nueva política interna. Marc escribe una nota breve en el manual interno: quién puede registrar pagos personalizados, en qué casos concretos, y qué información deben rellenar en el campo de observaciones. Con eso alinea al equipo.

💡 Cruza este permiso con los informes de pagos personalizados (que ahora muestran descripción) para auditar mensualmente los cobros ad hoc y detectar patrones que sugieran crear nuevos productos estándar.

Dato observado	Acción tomada	Sección usada
50 % de pagos personalizados evitables con producto estándar	Restringir el permiso al conjunto de Coordinación y Dirección	Qué ocurre cuando el permiso está desactivado
12 empleados con acceso previo	Reducir a 2 conjuntos con capacidad de registro	Dónde configurar el permiso en Manager
4.900 € en pagos ad hoc el último mes	Documentar política interna y auditar mensualmente el volumen	Buenas prácticas para tu negocio fitness

Conclusión

Con el nuevo permiso "registrar pago personalizado" ganas control granular sobre quién puede generar cobros ad hoc en tu negocio fitness. Reduces riesgo operativo, ordenas la manera en que se cobran los servicios y sientas la base para una política financiera más profesional. Un pequeño interruptor que aporta mucha claridad al día a día del equipo.

📝 Contenido elaborado con ayuda de IA y revisado por el equipo de Trainingym