Organiza y valida las actividades, tareas y servicios con tus clientes
La gestión y control del calendario de tareas en ocasiones, es un desafío para la coordinación técnica de un negocio fitness. Sin embargo, desde Trainingym Manager disponemos del menú Calendario que nos permite programar, consultar, editar, validar y eliminar los eventos (actividades, servicios y tareas) de tu staff.
En este sentido, en este artículo avanzaremos acerca de:
🎯 Automatizar muchas de las tareas que tu staff realiza día a día, mejorando la experiencia de tus clientes.
🎯 Organizar eficazmente cada uno de los eventos de tu negocio fitness para que tus clientes puedan reservar citas con tu staff en base a su disponibilidad.
🎯 Obtener reportes del rendimiento de tu staff y llevar el control de su productividad.
🎯 Dado lo anterior, poder medir dichas acciones para poder tomar en consecuencia las mejores decisiones.
¿Qué vamos a ver en este tutorial?
Acceso al calendario
Accede a empleados-calendario.
🛠️ En caso de que el menú Calendario esté ausente, debes de solicitar a tu administrador que te habilite el correspondiente permiso de Calendario en > Mi Centro > Permisos > Selección del tipo de permiso > Empleados > Calendario.
Desde el menú Calendario podemos gestionar de manera rápida todos los eventos de tu negocio fitness y tu staff asociado a los mismos. En este sentido, podemos entonces:
-
- Observar el rendimiento productivo de tu staff.
- Consultar y validar todas las tareas diarias y citas de tu staff, y la oferta de servicios y actividades.
- Programar a tu staff nuevas tareas y citas con tus clientes, facilitando de esta forma el seguimiento de los mismos.
- Reservar sesiones a tus clientes en los servicios que ofrece tu negocio, ofreciéndoles una experiencia única.
Una vez dentro del calendario verás todos los eventos agendados a los diferentes empleados, diferenciando por el color asignado a cada actividad, tarea o servicio. Además, verás sombreado en gris el horario configurado para cada empleado, de cara a programar eventos desde Trainingym Manager.
⚠️ Importante:
En la vista día, verás sombreado en gris el horario de todos los empleados.
Sin embargo, en la vista semana, para poder visualizar el horario, tendrás que seleccionar el empleado en cuestión. Si están marcados todos los empleados no aparecerá ningún horario.
Veamos también que otras acciones podrás desarrollar en el calendario.
Secciones y datos del calendario de tu negocio fitness
Dentro del calendario podrás:
Filtrar
Podemos filtrar el listado de eventos del calendario de tu negocios según:
- Actividades.
- Servicios.
- Tareas.
- Categorías.
- Tipos de evento.
Una vez aplicado un filtro, puedes volver a mostrar todos los datos pulsando sobre Restablecer.
Opciones
Podrás descargar en excel el calendario.
Buscar
Podrás buscar por tarea, actividad o servicio.
Vista
Visualizar el calendario en vista diaria o semanal.
Indicadores
Indicadores relevantes del rendimiento de tu staff con el que llevar un control de su productividad, en base a los eventos (actividades, tareas y servicios) validados en los últimos 30 días.
⚠️ Los datos de los indicadores de rendimiento del staff de tu negocio se actualizan automáticamente cada 24 Hs.
Calendario
Despliega la vista de un calendario para poder seleccionar el correspondiente a tus necesidades.
Hoy
Si clicas sobre el botón Hoy volverás al día en curso.
Botones de desplazamiento
Permite desplazar entre semanas o días.
Empleados
Te aparecerán todos los empleados de tu centro y sus eventos asociados, podrás mostrar los eventos de los empleados que desees, clicando sobre las fotos de los que necesites.
💡 Al posicionar el puntero del ratón sobre la imagen de perfil de uno de tus empleados presente en el calendario, podemos visualizar el nombre de dicho empleado.
ℹ️ El calendario cuenta con un filtro realizado en el que sólo muestra los empleados que tienen tareas asignadas. En caso de que desees ver todos los empleados de tu centro, sólo tienes que desactivar la opción de "Solo empleados con eventos" y aparecerán todos.
ℹ️ En la vista diaria, aparecerán los empleados en la columna lateral y las horas en la fila superior.
En la vista semana, aparecerán las horas en la columna lateral y los diás de la semana en la fila superior.
Estado del evento
Podrás filtrar por eventos pendientes, validados o cancelados.
⚠️ En caso de que una tarea se valide anteriormente o posteriormente al horario de inicio para la que fue establecida, dicha tarea aparecerá [tras su validación] como si hubiese comenzado, en realidad, en ese horario anterior o posterior en el que ha sido validada.
Programar evento
Para programar un evento desde Trainingym Manager tendrás que clicar sobre Programar evento y elegir entre tarea o servicio. Veamos cada uno de ellos.
Programar tarea
Tendrás que completar los siguientes datos:
- Empleado: selecciona el empleado en el desplegable. Campo obligatorio
- Tarea: en el desplegable aparecerán las tareas configuradas en las categorías en las que el empleado esté incluido. Selecciona la que desees. Campo obligatorio
- Descripción: por defecto aparecerá la descripción configurada en la tarea pero puedes cambiarla si lo deseas.
- Área o sala: selecciona donde se va a desarrollar la tarea.
- Socio: en caso de que la tarea esté configurada como tarea con socio, busca al socio. Campo obligatorio
- Fecha: indica la fecha en la que se va a desarrollar. Campo obligatorio
- Hora: indica la hora en la que tendrá lugar la tarea. Campo obligatorio
- Duración: aparecerá por defecto el tiempo configurado en la tarea pero podrás cambiarlo sin problemas. Campo obligatorio
- Opciones adicionales: podrás seleccionar si deseas que tanto empleado como socio sean notificados por email.
Una vez relleno todos los campos, no olvides guardar 💾 para agendar y que aparezca la tarea en el calendario.
Programar servicio
Tendrás que completar los siguientes datos:
- Empleado: selecciona el empleado en el desplegable. Campo obligatorio
- Servicio: en el desplegable aparecerán los servicios configurados en las categorías en las que el empleado esté incluido. Selecciona el que desees. Campo obligatorio
- Descripción: por defecto aparecerá la descripción configurada en el servicio pero puedes cambiarla si lo deseas.
- Forma de impartición: selecciona en el desplegable como se impartirá el servicio. Campo obligatorio
- Si seleccionas catálogo de virtuales, tendrás que indicar que evento virtual utilizar.
- Si seleccionas streaming, tendrás que indicar la URL del lugar dondee se va a desarrollaar.
⚠️ Siempre debemos introducir las URLs de Streaming con su dirección completa (añadiendo el prefijo https://www. o http://www.).
Ejemplos ✅:
- https://www.youtube.com/watch?v=7-MA9kKvteQ ✅
- https://youtu.be/7-MA9kKvteQ ✅
Ejemplos ❌:
- www.youtube.com/watch?v=7-MA9kKvteQ ❌
- youtube.com/watch?v=7-MA9kKvteQ ❌
- youtu.be/7-MA9kKvteQ ❌
- Área o sala: selecciona donde se va a desarrollar el servicio.
- Fecha: indica la fecha en la que se va a desarrollar. Campo obligatorio
- Hora: indica la hora en la que tendrá lugar la tarea. Campo obligatorio
- Duración: aparecerá por defecto el tiempo configurado en la tarea pero podrás cambiarlo sin problemas. Campo obligatorio
- Repetición periódica: si se trata de un servicio que se repetirá con asiduidad, activa esta opción y selecciona los días que se repetirá, cada cuantas semanas se repite y la fecha de fin.
- Opciones adicionales: podrás activar si el servicio es:
- Público y reservable por los socios, debiendo indicar el número de plazas disponibles.
- De pago: indicando los créditos a consumir si tu negocio trabaja con el módulo de créditos. En caso de no trabajar con el módulo de créditos, simplemente descontará una sesión de la suscripción del socio.
- Socios: busca y añade al socio o socios con los que se desarrollará el servicio. Campo obligatorio
Una vez relleno todos los campos, no olvides guardar 💾 para agendar y que aparezca el servicio en el calendario.
⚠️ En servicios de pago, si el socio tiene varias suscripciones vigentes con sesiones disponibles, al guardar aparecerá un modal para que puedas elegir de qué suscripción quieres descontar la sesión.
Igualmente, en caso de que el socio no cuente con sesiones disponibles, te aparecerá un modal informativo con opción de asignar plaza gratis o salir sin programar el servicio.
📌 Atención
- Es importante tener en cuenta que al crear un servicio de repetición periódica en el tiempo, el sistema tendrá en cuenta todas las sesiones disponibles para el cliente. Por lo tanto, si intentamos programar un servicio periódico y el cliente no tiene suficientes sesiones, el sistema nos mostrará un error.
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Debes Tener cuidado al seleccionar la opción de asignar plaza gratis, ya que afectará a todos los clientes añadidos al servicio.
Ver y editar eventos
Una vez creados, si clicas sobre un evento te aparecerán todos los datos del mismo.
Además, podrás:
- Validar.
- Editar.
- Eliminar.
Veamos cada uno de ellos
Validar un evento
Para validar la correcta realización de un evento programado desde el calendario de tu negocio, los pasos son los siguientes:
1. Clica sobre la actividad, tarea o servicio.
2. Una vez dentro del resumen del evento hacemos clic en Validar.
3. Aparecerá un mensaje informativo en la parte superior derecha confirmando la validación.
⚠️ Si intentamos validar una actividad seremos redirigidos al panel de Actividades-Administrar Horario para que podamos continuar validando a dicha actividad desde allí.
Igualmente, existen otras tareas que pueden redirigirte a otras secciones de Manager para poder ejecutar la misma, como puede ser asignar rutina, pesaje, envío push...
⚠️ Únicamente es posible validar eventos programados de fechas anteriores o del día en curso. En caso de que intentemos validar un evento de una fecha futura nos aparecerá el siguiente mensaje:
Editar un evento
Para actualizar los datos de un evento programado desde el calendario de tu negocio, los pasos son los siguientes:
1. Haz clic en el evento a editar.
2. Clica en ✏️ Editar.
4. Podrás editar los datos disponibles.
5. Pulsa 💾 Guardar
⚠️ Encontrarás datos que no son editables. En caso de que necesites modificar esos datos, tendrás que eliminar el evento y crear uno nuevo.
Eliminar un evento
Podemos eliminar un evento programado desde el Calendario de tu negocio. Para ello:
1. Desde el listado de eventos del calendario de tu negocio pulsamos en el evento a eliminar.
2. Una vez dentro del evento (tarea o servicio) hacemos clic en 🗑️ Eliminar.
4. Te aparece un mensaje informando que la acción es irreversible, si estás seguro, confirma.
5. Aparecerá un mensaje en la parte superior derecha confirmando que se ha eliminado con éxito.
Ver detalles
Sólo estará disponible para eventos validados.
1. En el calendario, clica sobre el evento.
2. Pulsa sobre ver detalles 👁️.
3. Te aparecerán todos los detalles del evento, sin la posibilidad de hacer modificaciones.
