Alegra, el módulo de facturación integrado con Trainingym: automatiza, cumple y gana tiempo

📍 Introducción: ¿Por qué es importante este cambio?

La gestión contable y fiscal es uno de los aspectos más delicados para cualquier negocio fitness. Emitir facturas manualmente, controlar rembolsos, mantener los datos actualizados o responder ante inspecciones fiscales puede convertirse en una pesadilla si no tienes las herramientas adecuadas.

Para ayudarte a resolverlo, en Trainingym lanzamos un nuevo módulo de facturación y contabilidad completamente integrado con Alegra, una de las plataformas de facturación más utilizadas en España y LATAM. Con esta mejora podrás:

Generar facturas automáticas en cada pago exitoso.
Emitir facturas rectificativas o rembolsos con un solo clic.
Tener trazabilidad total de tus ingresos y rembolsos.
Cumplir con los requisitos legales de facturación electrónica (Verifactu).

❓ Pero, ¿Qué es Verifactu?

Verifactu es un sistema de facturación y facturas verificables promovido por la Agencia Tributaria de España, implementado bajo la Ley Antifraude, para combatir el fraude fiscal al asegurar la integridad y trazabilidad de las facturas en tiempo real. Obliga a los programas de facturación a enviar los registros a Hacienda, incluyendo un código QR y la referencia "Verifactu" en la factura, permitiendo a la AEAT y a los clientes verificar su autenticidad. Su uso se generalizará a partir del 1 de julio de 2025 para los programas de facturación y será obligatorio para todas las empresas a partir del 1 de enero de 2026.

¿Cómo funciona?

Los programas informáticos de facturación deben garantizar la integridad, trazabilidad y conservación de los registros de facturación.
Se generan registros internos para cada factura, que se envían en línea a la Agencia Tributaria.
Cada factura incluye un código QR y la referencia "Verifactu", que permite la comprobación por parte del comprador o la AEAT.

¿Cuándo y a quién afecta?

Los programas de facturación comercializados en España deben incluir Verifactu a partir de julio de 2025.
A partir del 1 de enero de 2026, todas las empresas con personalidad jurídica (SA, SL, etc.) deberán tener sus programas adaptados.
A partir del 1 de julio de 2026, los autónomos persona física también deberán haber adaptado sus sistemas.

¿Cuál es el objetivo?

Reducir el fraude fiscal: Al garantizar que las facturas son verificables y no se pueden alterar.
Aumentar la transparencia y trazabilidad: Para la AEAT y para los clientes, que podrán verificar las facturas a través del código QR.
Digitalizar y automatizar: Impulsar la digitalización de los procesos de facturación empresarial.

📹 Videotutorial

🛠️ Paso a paso para activar y usar el módulo de facturación

1. Solicita la activación del módulo de facturación con Alegra

Para comenzar:

Ve a Payments > Configuración > General > Facturación.
La facturación se realiza a través de Alegra, por lo que podrás vincular tu cuenta de Alegra. En caso de que no tengas cuenta creada, clica sobre Activar Módulo de facturación y nuestro equipo te informará al respecto.

📌 Importante:

Si no tenías cuenta en Alegra previa, la activación del módulo de facturación la realiza el equipo comercial de Trainingym, por lo que deberás esperar a su confirmación para comenzar a configurar.

Una vez creada la cuenta en Alegra o si ya tienes cuenta previa, tendrás que indicar tu usuario y token.

Para localizar este usuario y token dentro de Alegra accede a:
- Configuración-Integraciones.
- Dentro, accede a Integración Manual (API).
- Te aparecerá el usuario y token que debes indicar para vincular tu cuenta.

2. Configura las series de facturación

El primer paso para configurar el módulo es definir las series de facturación. Estas series permiten organizar tus facturas según tus necesidades.

Además, puedes configurar series específicas para facturas rectificativas o rembolsos. Alegra ofrece una serie predeterminada, pero si lo prefieres, puedes personalizarla según las características de tu negocio.

Por tanto, una vez activada tu cuenta de Alegra, tendrás acceso a la configuración inicial:

Define las series de facturación:
- Por ejemplo, VENTA-0001 para facturas ordinarias.
- O bien RECT-0001 para facturas rectificativas.
Puedes crear tus propias series indicando un prefijo y el número inicial (recomendado comenzar desde 1 si es tu primera vez).
Trainingym sincroniza estas series con Alegra para mantener un registro ordenado y continuo.

🛠️ Consejo

Organiza tus series por tipo de documento y ejercicio fiscal para facilitar el control contable. Aprende como configurar estas numeraciones en el siguiente 👉 enlace.

3. Habilita la generación automática de facturas

Dentro del mismo panel de configuración, activa la opción “Crear facturas automáticamente”. Esto permite que el sistema genere facturas sin intervención manual cada vez que se registre un pago exitoso.

🧠 ¿Cuándo se crean automáticamente?
Siempre que:

El producto tenga un impuesto asignado.
El socio tenga completos sus datos de facturación.
El pago se haya registrado con un método de pago válido.

4. Relaciona los métodos de pago de tu centro con los de Alegra

Para que la facturación funcione correctamente, es fundamental que los métodos de pago existentes en tu negocio en Trainingym coincidan con los métodos de pago disponibles en Alegra. Por ejemplo, efectivo, tarjeta bancaria o transferencia. Esta configuración asegura que las facturas se generen correctamente.

Ejemplo de correspondencia:

En Trainingym	En Alegra
Pago en efectivo	Efectivo
TPV o datáfono	Tarjeta bancaria
Transferencia	Transferencia
Domiciliación	Domiciliación

🚨 Importante:

Alegra considera Bizum como Transferencia Bancaria.

Una vez configurada las series de facturación y vinculados tus métodos de pago con los de Alegra, la vinculación habrá finalizado.

5. Asigna impuestos a todos los productos

Uno de los requisitos fundamentales es que todos los productos tengan un impuesto asociado. Si no lo tienen, no se podrá generar la factura automática.

Para verificar que todos los productos tengan impuesto asignado:

Ve a Payments-Productos.
Asegúrate de asignar un IVA u otro impuesto activo previamente creado.

⚠️ Atención:

Si intentas facturar un producto sin impuesto, el sistema mostrará un error indicando que no es posible generar la factura.

6. Completa los datos de facturación de los socios

Para poder facturar correctamente, cada socio o clienta debe tener los siguientes campos completados en su ficha:

Nombre o razón social
Tipo de documento (DNI, NIE, CIF, etc.)
Número de documento (con validación automática de formato)
Dirección completa
Código postal
Localidad, provincia y país

📌 Estos campos son obligatorios, aunque no estén directamente vinculados con Alegra.

7. Verifica las facturas generadas y su estado

Una vez configurado todo correctamente, podrás ver el estado de cada pago en cuanto a su factura generada:

En el listado de pagos (Payments > Pagos) verás una nueva columna de color:
- ✅ Verde: el pago ya tiene factura generada.
- ⚪ Gris: el pago no ha sido facturado aún.

También puedes activar la columna del número de factura para ordenar y consultar fácilmente.

🔍 Estas columnas también aparecen en la ficha de cada socio.

En caso de que aun no hayas generado ninguna factura, el proceso para hacerlo es muy sencillo:

Localiza el pago y, en las opciones, selecciona Generar Factura.

Te aparecerá una ventana para confirmar los datos de facturación.

Una vez confirmes, ya aparecerá el logo en verde y podrás consultar la factura en las opciones del pago.

8. Emite facturas manuales o rectificativas (notas de crédito)

Si no se genera una factura automáticamente, puedes hacerlo manualmente desde el menú de opciones de cada pago.

También puedes emitir facturas rectificativas en caso de rembolso parcial o total:

Los rembolsos aparecen en Payments > Pagos.
Solo se genera la factura cuando el estado del rembolso es "Rembolsado", si el estado es reembolso pendiente no se generará la factura.
Para acceder a la factura rectificativa generada, copia el enlace del modal y ábrelo en una nueva pestaña.

🧾 En Alegra, estas notas de crédito se vinculan automáticamente con el producto original.

9. Facturación de pagos personalizados

Si registras un pago personalizado (sin producto asignado):

El sistema facturará con el concepto genérico “Pago personalizado”.
No se podrá personalizar el nombre del producto en la factura.
El impuesto debe estar igualmente asignado.

🧠 Recomendación: Si quieres un concepto personalizado en la factura, crea un producto específico en tu catálogo antes de registrar el pago.

10. Gestiona los permisos de acceso a facturación

Por último, recuerda que solo los usuarios con el permiso activo podrán generar, consultar o gestionar facturas:

Ve a Centro > Permisos > Selecciona el Permiso > Payments > Pagos > Generar facturas.
Si el permiso no está activo, las opciones de facturación aparecerán deshabilitadas (grisadas).

🔐 Consejo de gestión:

Limita el acceso a facturación solo al personal administrativo o de dirección para evitar errores o duplicidades.

✔️ Recomendaciones para aprovechar al máximo esta funcionalidad

Aprovecha la automatización: activa la generación automática de facturas para ahorrar tiempo y cumplir siempre con los requisitos fiscales.
Revisa tus impuestos y productos: asegúrate de que cada tarifa, combo y pago personalizado tenga un impuesto vinculado.
Establece series de facturación claras: crea nomenclaturas que te ayuden a identificar fácilmente el tipo de documento y el ejercicio.
Prepara tu equipo: forma a tu personal administrativo en el uso del nuevo módulo para evitar errores y resolver incidencias rápidamente.
Consulta con frecuencia tus listados: usa los colores e indicadores para controlar qué se ha facturado y qué no.

🏁 Conclusión

La integración de Trainingym con Alegra representa un gran salto en la profesionalización de tu gestión financiera. Ahora puedes emitir facturas automáticamente, gestionar rectificaciones, cumplir con las normativas legales y llevar un mejor control contable sin salir del ecosistema de Trainingym.

Este módulo ha sido diseñado para ser potente, visual, fácil de usar y adaptado a las necesidades reales de los centros fitness. Si todavía no lo has activado, te animamos a que lo solicites cuanto antes. Y si ya lo estás usando, recuerda: estamos aquí para ayudarte a sacarle el máximo partido.

¿Dudas? ¿Sugerencias? Escríbenos por los canales habituales de soporte. 💬